PDCAとは？サイクルの回し方や業務改善への繋げ方を簡単に解説

PDCAサイクルとは、業務改善やプロジェクト管理において効果的なフレームワークです。Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つのステップから成り立ち、継続的な改善を促進します。
本記事では、PDCAの基本から、各ステップの詳細、サイクルを回す際のメリットや失敗要因、そして効果的に実施するためのポイントについて解説します。

PDCAの基本とは？

PDCAサイクルは、業務やプロジェクトを効率的に管理し、継続的な改善を図るためのフレームワークです。PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つのプロセスの頭文字を取ったものです。
このサイクルを繰り返すことで、業務の効率化や品質向上が期待できます。PDCAは、製造業からサービス業まで幅広い業界で活用されており、特にプロジェクト管理や品質管理の分野で重要な役割を果たしています。
PDCAサイクルの利点は、計画的な業務運営が可能になるだけでなく、問題点を早期に発見し、迅速に対処できる点です。

Plan・Do・Check・Actionの各ステップ詳細

PDCAサイクルの各ステップには、それぞれ異なる役割があります。
Plan（計画）では、目標設定とその達成方法を具体的に策定します。
Do（実行）は、計画を実践に移す段階です。
Check（評価）では、実行結果を検証し、目標達成度を評価します。
最後に、Action（改善）で、評価結果に基づいて必要な改善策を実行し、次のサイクルに反映させます。

計画（Plan）段階は、PDCAサイクルの最初のステップであり、最も重要なプロセスの一つです。この段階では、まず達成すべき目標を明確に設定します。

目標設定には、SMARTの法則（Specific:具体的、Measurable:測定可能、Achievable:達成可能、Relevant:関連性がある、Time-bound:期限がある）が推奨されます。この法則に基づいて、具体的で達成可能な目標を設定することで、計画の精度が高まります。次に、その目標を達成するための具体的なアクションプランを策定します。アクションプランには、必要なリソース、タイムライン、責任者などを明確に定めることが重要です。また、リスク管理も計画段階で考慮するべき要素です。リスクを予測し、対応策を事前に考えておくことで、計画の実行時に問題が発生した際に迅速に対応できる準備が整います。

実行（Do）の段階では、計画で策定した内容を実際に行動に移します。この段階では、計画通りに業務を進めることが求められますが、同時に柔軟な対応も重要です。計画段階で想定していなかった問題が発生した場合には、迅速に対応策を講じることが求められます。
また、実行中に得られるデータやフィードバックは、後の評価（Check）段階で重要な役割を果たします。そのため、実行段階では、業務の進捗状況や成果を適宜記録しておくことが推奨されます。
これにより、計画の精度を高め、次のPDCAサイクルに活かすことができます。

評価（Check）の段階では、実行した計画がどの程度成功したかを検証します。具体的には、実行段階で得られたデータをもとに、目標が達成されたかどうかを評価します。評価の際には、定量的なデータを活用することが重要です。
例えば、売上高や顧客満足度など、数値で測定可能な指標を用いることで、客観的な評価が可能になります。また、評価段階では、計画通りに進められた点と、計画から逸脱した点を洗い出し、その原因を分析します。このプロセスを通じて、次のサイクルでの改善点を明確にすることができます。
評価が適切に行われないと、改善（Action）の質が低下し、PDCAサイクル全体の効果が薄れる可能性があります。そのため、評価は綿密かつ客観的に行うことが求められます。

改善（Action）は、PDCAサイクルの最終段階であり、次のサイクルに繋げるための重要なプロセスです。この段階では、評価（Check）で得られた結果をもとに、計画の改善点を洗い出し、次回のPDCAサイクルに反映させます。
具体的には、問題点を改善するための新たなアクションプランを策定し、それを実行に移します。改善策の策定においては、前回のサイクルでの成功要因と失敗要因を分析し、より効果的な計画を立てることが求められます。
また、改善策の実施により、組織全体の業務プロセスが次第に洗練されていき、長期的な視点での業務効率化が図られます。改善の質が高ければ高いほど、PDCAサイクル全体の効果が向上し、組織の目標達成に大きく貢献することになります。

PDCAサイクルを回すメリットとは？

PDCAサイクルを回すことで、業務の効率化と継続的な改善が期待できます。具体的には、業務プロセスが体系的に管理されるため、やるべきことが明確になり、無駄を省くことが可能です。また、問題点が早期に発見されることで、迅速な対応が可能となり、組織全体の業務品質が向上します。

PDCAサイクルを回すことで、業務の目的や目標が明確になるため、チーム全体での共通理解が促進されます。計画段階で具体的な目標が設定され、その目標達成に向けた具体的な行動計画が策定されることで、各メンバーが自分たちが何をすべきかが明確になります。これにより、メンバー一人ひとりが目標に向かって何を達成する必要があるのか、どのようなステップを踏むべきかを明確に理解し、業務に集中することができるようになります。

また、実行段階で得られるデータやフィードバックは、業務の進捗状況を客観的に把握するための重要な基礎資料となります。この情報をもとに、進行中の業務に対して必要な調整や修正を効果的に行うことができ、チーム全体の業務効率を高めることができます。こうしたフィードバックは、改善策を講じる際の貴重な手がかりとなり、PDCAサイクル全体を通じて計画の修正や調整がよりスムーズに行われるようになります。

さらに、やるべきことが明確になることで、業務の効率性も大きく向上し、無駄な作業や手戻りを防ぐことが可能です。各メンバーがそれぞれの役割を明確に認識して動くため、全体としてのリソースを効果的に活用することができ、結果として、限られた資源や時間を最大限に生かして成果を上げることが可能となります。

PDCAサイクルを活用することで、業務の改善が継続的に行えるようになり、組織全体の成長を促進します。このサイクルを繰り返すことにより、計画と実行の精度が徐々に向上し、業務プロセス全体が洗練されていくことが期待できます。例えば、一度のサイクルで完全に目標を達成できなかった場合でも、評価（Check）段階で得られた分析結果を基に、次のサイクルでより効果的な改善策を講じることが可能です。このように、失敗や課題を次回に生かし、より優れた結果を目指して業務を継続的に改善していくプロセスがPDCAの大きな強みです。

また、PDCAサイクルは短期的な成果だけでなく、長期的な視点での業務改善を目指す手法です。サイクルを繰り返すたびに、業務の効率性や効果が向上し、組織全体のプロセスがより合理化されていきます。この継続的な改善活動は、組織の競争力を高め、変化する市場環境や顧客ニーズに迅速に対応できる柔軟な体制を構築するための鍵となります。

また、PDCAを繰り返すことで、組織内に改善のためのノウハウや知見が蓄積され、新たな課題や困難にも柔軟に対応できる力が育まれます。このような継続的な改善活動は、組織の成長と発展を支える重要な要素となり、日々の業務改善を積み重ねることで、より大きな成果を生み出し続けることができるのです。

PDCAの失敗要因とは？

PDCAサイクルは非常に有効なツールですが、適切に実施されない場合、期待される効果を得られないことがあります。主な失敗要因としては、PDCAを回すこと自体が目的化してしまうケースや、計画や評価が曖昧なまま進行してしまうことが挙げられます。
これらの要因があると、PDCAサイクルの効果が薄れ、業務改善が進まないことになります。以下で、PDCAの失敗要因について詳しく解説します。

PDCAサイクルを実施する際に陥りがちな失敗の一つが、PDCAを回すこと自体が目的化してしまうことです。PDCAは本来、業務改善や目標達成の手段であるはずが、そのプロセス自体が目的となり、本来の目標を見失ってしまうケースがあります。

このような状況では、PDCAサイクルを何度も繰り返すものの、実質的な進展が見られないことがあります。また、形式的にPDCAを回しているだけで、具体的な改善策が出されない場合もあります。
このような状況を避けるためには、常に最終目標を意識し、その達成に向けてPDCAを活用することが重要です。PDCAはあくまでツールであり、目的を達成するための手段であることを忘れないようにしましょう。

PDCAサイクルの失敗要因の一つに、計画段階での目標設定や行動計画が曖昧なまま進行してしまうことが挙げられます。具体的な目標が設定されていない場合、何を達成すべきかが明確でなく、結果として行動が散漫になり、PDCAサイクル全体の効果が低下します。
また、曖昧な目標設定は、後の評価段階での効果測定が困難になるため、適切な改善策を導き出すことができません。この問題を避けるためには、目標設定の段階でSMARTの法則を活用し、具体的かつ測定可能な目標を設定することが重要です。
目標に基づいた具体的な行動計画を策定し、その進捗を定期的にチェックすることで、PDCAサイクルを効果的に回すことが可能になります。

PDCAサイクルにおいて、評価（Check）段階が疎かにされると、業務改善が進まないという失敗につながります。評価は、実行した計画がどの程度効果的であったかを確認するための重要なステップです。
しかし、この段階を飛ばしてしまったり、形式的に行ってしまうと、次のAction（改善）に結びつけるための具体的なデータや洞察が得られなくなります。その結果、同じミスや問題が繰り返され、PDCAサイクルの本来の目的である継続的な改善が達成されません。
このような事態を防ぐためには、実行後の振り返りと評価を徹底し、得られたデータをもとに次のサイクルに活かすことが重要です。また、評価の際には、定量的なデータだけでなく、定性的なフィードバックも取り入れることで、より深い洞察が得られるでしょう。

PDCAを効果的に実施するためのポイント

PDCAサイクルを効果的に実施するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。具体的に以下で解説します。

PDCAサイクルを効果的に回すためには、定量的な目標設定が欠かせません。定量的な目標とは、具体的な数値で表される目標のことです。例えば、売上高を〇〇％増加させる、顧客満足度を〇点以上に向上させるといった目標です。
このような目標を設定することで、達成度が客観的に評価できるようになります。また、定量的な目標は、チーム全体で共有しやすく、進捗状況を明確に把握するためにも役立ちます。さらに、目標達成のための具体的な行動計画を策定し、その進捗を定期的にチェックすることで、目標に対するアプローチの修正や改善が容易になります。
定量的な目標を設定することで、PDCAサイクル全体が一貫性を持ち、効果的に回るようになります。

計画（Plan）段階で重要なのは、現実的で実行可能な計画を立てることです。どれほど優れた目標設定がされても、実現不可能な計画では意味がありません。
まず、計画を立てる際には、必要なリソース（人材、時間、予算など）を正確に把握し、その範囲内で達成可能な目標を設定します。また、リスク管理も計画の一部として組み込むべきです。予測されるリスクに対する対応策を事前に考えておくことで、計画実行時に柔軟に対応できる準備を整えます。
さらに、計画は柔軟性を持たせることも重要です。市場の変動や外部環境の変化に対応するために、計画を見直す余地を残しておくことで、より現実的で効果的なPDCAサイクルを実現することができます。

評価（Check）段階では、計画がどの程度成功したかを判断するだけでなく、成功要因と失敗要因を分析することが重要です。これにより、次回のサイクルでの改善策を明確にすることができます。
成功要因の分析では、どの要素が目標達成に貢献したのかを特定し、その要因を次回の計画に反映させます。
一方、失敗要因の分析では、目標達成を妨げた要因を特定し、それを取り除くための具体的な対策を講じます。
また、分析を通じて得られた洞察は、組織全体のナレッジとして蓄積され、将来的な業務改善に役立てられます。成功と失敗の要因を正確に把握し、それを次のアクションプランに反映させることで、PDCAサイクルをより効果的に回すことができます。

振り返りは、PDCAサイクルの評価（Check）段階において重要なプロセスです。この振り返りを適切に行うことで、次のサイクルでの改善策を明確にすることができます。
振り返りでは、計画通りに実行できた点と、計画から逸脱した点を洗い出し、その原因を分析します。また、チーム全体での振り返りを行うことで、異なる視点からの意見やフィードバックを取り入れることができます。これにより、より多角的な分析が可能になり、改善の質が向上します。振り返りを怠ると、同じミスを繰り返してしまう可能性が高くなり、PDCAサイクルの効果が減少してしまいます。そのため、振り返りを必ず行い、得られた教訓を次回のサイクルに活かすことが、PDCAサイクルの成功につながります。

PDCAの代わりになる？OODAループとは

PDCAサイクルに代わる新たなフレームワークとして注目されているのがOODAループです。OODAループは、Observe（観察）、Orient（状況判断）、Decide（意思決定）、Act（実行）の4つのステップから構成され、軍事戦略から生まれた観点で、主にビジネス戦略で活用されています。PDCAサイクルと異なり、より迅速な意思決定と行動が求められる場面で有効とされています。

次に、OODAループの各ステップについて詳しく解説します。

OODAループは、アメリカの空軍大佐ジョン・ボイドが提唱した意思決定のフレームワークです。このフレームワークは、Observe（観察）、Orient（状況判断）、Decide（意思決定）、Act（実行）の4つのステップから成り立っています。OODAループは、ビジネスの競争戦略などの迅速な意思決定が求められる状況で特に効果を発揮します。OODAループの特徴は、PDCAサイクルに比べて柔軟性が高く、状況の変化に迅速に対応できる点です。例えば、ビジネスの競争環境が急激に変化する場合、OODAループを活用することで、迅速に状況を把握し、適切な意思決定を下すことが可能になります。

OODAループの最初のステップであるObserve（観察）は、状況を正確に把握するための重要なプロセスです。
ここでは、周囲の環境や市場の動向、競争相手の動きなどを観察し、必要な情報を収集します。観察段階では、客観的なデータだけでなく、直感や経験に基づく洞察も重要です。また、情報の収集は広範囲にわたり、偏ったデータに依存しないことが求められます。例えば、新製品の市場投入を検討している企業であれば、顧客のニーズや競合他社の製品戦略、市場のトレンドを幅広く観察します。このプロセスを通じて、意思決定に必要な情報を集め、次のステップであるOrient（状況判断）に備えます。観察の質が高ければ高いほど、その後の判断と行動の精度が向上し、ビジネスにおいて有利な立場を築くことが可能になります。

OODAループの第二ステップであるOrient（状況判断）は、観察した情報をもとに状況を判断し、次の行動を決定するためのプロセスです。状況判断の段階では、観察で得られた情報を整理し、自社の強みや弱み、機会や脅威（SWOT分析）を分析します。
この分析を通じて、最適な行動を選択するための基礎を築きます。また、状況判断には、過去の経験や知識、直感も影響しますが、客観的なデータに基づいて判断することが重要です。例えば、新規事業の立ち上げを検討する場合、市場の需要や競合状況、自社のリソースを総合的に評価し、最も成功の可能性が高い戦略を選択します。
この段階での判断が、その後の意思決定と行動に大きな影響を与えるため、慎重かつ迅速な判断が求められます。

OODAループの第三ステップであるDecide（意思決定）は、状況判断に基づいて最適な行動を決定する段階です。ここでは、複数の選択肢の中から、最も効果的なアプローチを選び出します。意思決定の際には、リスクとリターンを比較し、素早く最適な選択肢を選ぶことが求められます。ビジネスにおいては、迅速な意思決定が競争優位を保つために不可欠です。
例えば、新製品の価格設定やマーケティング戦略の選択においては、競合他社の動向や市場の需要を考慮しつつ、短期的な利益と長期的なブランド価値のバランスを取る決定が求められます。また、意思決定のプロセスでは、複数の関係者からの意見を取り入れ、意思決定の質を高めることも重要です。迅速かつ的確な意思決定を行うことで、ビジネスの成功に繋げることができます。

OODAループの最後のステップであるAct（実行）は、決定された行動を実際に行う段階です。このステップでは、前段階で決定された最適な戦略や計画を実行に移します。実行の際には、計画通りに進めることが求められますが、状況が変化した場合には柔軟に対応することも重要です。
また、実行後には、再度観察（Observe）を行い、結果を確認し、必要に応じて次のループに反映させます。例えば、新規事業の立ち上げにおいて、最初のマーケティングキャンペーンを実行し、その結果を分析した上で、次のアクションに繋げるプロセスが挙げられます。
このように、OODAループは、迅速な意思決定と柔軟な対応を繰り返すことで、変化の激しい環境においても適応力を発揮し、競争力を維持するための効果的なツールです。

PDCAサイクルとOODAループは、どちらも業務改善や意思決定において重要なフレームワークですが、それぞれ異なる特徴を持っています。PDCAサイクルは、計画的で継続的な改善を重視し、特に長期的なプロジェクトや品質管理に適しています。一方、OODAループは、迅速な意思決定と行動が求められる状況で効果を発揮します。PDCAが段階的にプロセスを進めるのに対し、OODAは状況の変化に即応し、柔軟にプロセスを繰り返す点が特徴です。例えば、PDCAは製造業のような計画的な業務に適している一方で、OODAは急速に変化する市場や戦略的な意思決定が求められるビジネス環境に適しています。これらの違いを理解し、適切に使い分けることで、業務やプロジェクトの成功率を高めることができます。

まとめ

PDCAサイクルとOODAループは、それぞれ異なる場面で効果を発揮するフレームワークです。PDCAは継続的な改善に、OODAは迅速な意思決定に適しています。これらのフレームワークを適切に活用することで、業務の効率化や戦略的な成功が期待できます。
弊社では企業様の人材育成や組織研修などを実施しております。自社の人材の育成などにお困りの方はぜひ一度ご相談ください。

DYMの「人材育成・研修」サービスページはこちら