5W1Hとは？意味や読み方、ビジネスでの使い方を簡単に解説

「5W1H」とは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）という6つの要素を表すフレームワークです。これは情報整理や問題解決に役立つ基本的な手法で、ビジネスシーンでも広く活用されています。5W1Hの目的や意味、使うメリットなどを解説します。

5W1Hとは

「5W1H」とは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）の6つの要素を指すフレームワークです。

フレームワークとは物事を考える際の枠組みを指します。思考の筋道があらかじめ決められているため、感情に左右されずに論理的な結論に辿りつけるようになり、ビジネスにおいて課題の整理や分析、アイデアの共有に役立ちます。

5W1Hは、主にビジネスや日常のコミュニケーションで、情報を明確かつ効果的に伝えるために用いられ、問題解決や戦略立案に役立ちます。

5W1Hの重要性は、情報伝達の精度と効率を大幅に向上させる点にあります。ビジネスシーンでは、5W1Hを活用することで、状況や物事を明確かつ具体的に伝えることが不可欠です。

例えば、「When（いつ）」が曖昧だと業務が遅れる可能性があり、「Who（だれが）」が不明確だと担当者がはっきりせず、タスクが放置されるリスクが生じます。これらの問題を避けるために、5W1Hを取り入れることで、情報が正確に伝わり、誤解や無駄なやり取りを減らすことが可能です。

また、5W1Hを取り入れると意図を明確に相手に伝えられるため、メールやチャットなどのテキストコミュニケーションでも役立ちます。議事録においても、5W1Hを意識することで、誰が読んでも内容が分かりやすくなり、情報共有がスムーズに進むでしょう。

5W1Hの目的は、情報を体系的に整理し、問題解決や戦略立案を論理的に進めることです。5W1Hのフレームワークを活用することで、状況を見える化し、改善点や新しいアイデアを見出す手助けになります。

例えば、施策のタイミングやターゲットの適切性、商品の質、施策の目的や方法に関する疑問を持つことで、業務の改善点を洗い出すことが可能です。また、戦略を立て直す際にも、5W1Hを基に論理的なアプローチが取れるため、効果的な施策を計画できます。

さらに、5W1Hを活用することで、新たな事業や施策を発見するチャンスも広がり、リスクを最小限に抑えたうえで社内のコミュニケーションも活性化します。顧客の購買行動を分析する際にも、5W1Hを活用することで再現性の高い施策を構築する手がかりとなるでしょう。

5W1Hの各要素の意味

5W1Hとは、情報を整理し、効果的に伝達するために広く用いられています。ビジネスシーンにおいては、プロジェクトの計画や問題解決、戦略立案など、さまざまな場面で役立ちます。各要素を明確にすることで、情報の共有や意思決定がスムーズに進み、誤解や見落としを防ぐことが可能です。

「When」は、時間や日時を示す要素で、物事が「いつ」起こるのか、または「いつまでに」行うべきかを明確にするためのものです。これには、具体的な日付や時刻だけでなく、期間、納期、季節、イベントのタイミングも含まれます。

例えば、会議や待ち合わせでは、開始時刻や終了時刻を伝えることが不可欠です。また、「資料が完成したら」といったタイミングを伝えることで、関係者はスケジュールや段取りを具体的に把握しやすくなります。さらに、イベントが開催される季節や時期を明確にすることで、季節に合わせた準備ができ、業務がスムーズに進行します。

「When」は計画や調整の基本であり、時間に関する情報を正確に伝えることが、プロジェクトの成功につながるでしょう。

「Where」は場所や空間、範囲を示す要素です。具体的な部屋や施設、地域といった物理的な場所のほかに、「どこからどこまで」という範囲や、特定の環境も含まれます。

例えば、暑い場所や子どもが多い施設といった環境も「Where」に該当します。また、物理的な場所に限らず、「web上」や「フランチャイズを通じた販売チャンネル」などの仮想的・概念的な空間についても、「Where」で表すことが可能です。

「Where」を明確にすることで、移動方法や所要時間、空間のイメージが共有され、計画や準備がスムーズに進みます。特に、会議や待ち合わせの場合、場所の明確化は必須です。これにより、参加者全員が同じ認識を持ち、効率的な行動が可能になります。

「Who」は、人物やその役割、関係性を示す要素です。ビジネスにおいては、社名や担当者、顧客やリピーター、競合企業など、事業に関わる人物や組織を明確にすることで、新たな関係性や新しいアイデアが発見されることも少なくありません。

例えば、購買層や年代などのグループを明示することで、マーケティング戦略に応用することが可能です。また、「Who」は特定の個人に限らず、企業や組織、チーム、役割、担当者、さらにはその関係性までを含む広範な概念です。

取引先企業や担当者、顧客層、事業推進のキーパーソン、会議の出席者など、「Who」を明示することで、配慮すべき事項や連絡先、責任の所在がはっきりし、業務が円滑に進行する土台を築けます。

「What」は、対象となる物や事柄を示す要素です。これには、商品やサービス、テーマや議題、コンセプト、価値など、物理的に存在するものから抽象的な概念までが含まれます。

例えば、製品名やサービス内容、会議の議題やプロジェクトのコンセプトなどが「What」に該当します。情報を整理・伝達する際には、相手との認識のズレを防ぐため、これらの対象を具体的かつ正確に示すことが重要です。

言語化されていない動作や目に見えない思考、抽象的なコンセプトを表現するのは難しいかもしれませんが、受け手が理解しやすいように工夫することが求められます。例えば、「社長が言ったこと」「顧客の要望」「新技術の開発」「10月に起きたヒヤリハット」など、具体例を挙げることで、相手に伝わりやすくなります。

「What」は非常に幅広い内容をカバーするため、効果的なコミュニケーションのためには、表現を工夫して正確に伝えることが大切です。

「Why」は、理由や原因を示す言葉で、物事の現象や行動につながる理由を明確にする役割を果たします。

例えば、トラブルやアクシデントが発生した際に「なぜそうなったのか」を明らかにすることで、問題の本質が見えてきます。その結果、効果的な対策や再発防止策を講じることが可能です。また、業務やプロジェクトにおいて「何のために」それを行うのか、目的やゴールを明確にすることで、関係者全員が共通の理解を持ち、プロジェクトが円滑に進行するようになります。

さらに、「Why」を深く掘り下げることで、本質的な問題を見つけ出し、より効果的な施策を考えることが可能です。このように、「Why」はビジネスの成功や問題解決において不可欠な要素であり、明確化することでプロジェクトの進行や企画の質を向上できます。

「How」とは、「どのように」という方法や手段を示す要素で、具体的な行動や取り組みの進め方を指します。これには、製品の製作方法や課題解決の手段、業務改善の手順などが含まれます。

例えば、問題解決の際には、複数のアプローチを検討し、それぞれのコストや効果を比較して、最適な方法を選ぶことが重要です。また、新しい業務を部下に任せる場合、「How」を丁寧に伝え、必要に応じてお手本を示すことで、業務の効率化やミスの削減に繋がります。

さらに、「How」を具体的に示すことで、プロジェクトの進行や組織作りに必要な準備や行動指針が明確になります。適切な方法を選び、それを共有することで、ビジネスの目標達成や問題解決がよりスムーズに進むでしょう。

ビジネスシーンで5W1Hを使うメリット・デメリット

5W1Hは、ビジネスシーンで情報を整理し、効果的に伝えるためのフレームワークとして広く活用されています。この手法を用いることで、プロジェクトの計画やコミュニケーションの質が向上し、ミスや誤解を防ぐことが可能です。しかし、一方でその活用にはいくつかのデメリットも存在するため、事前に理解しておくことが重要になります。

5W1Hをビジネスシーンで活用する最大のメリットは、情報伝達の正確さと効率を向上させ、コミュニケーションを円滑に進められる点です。5W1Hを使って情報を整理することで、受け手に対して明確で具体的な内容を提供でき、情報の不足や誤解を防げます。

例えば、プロジェクトの立案や業務の指示において、5W1Hを意識することで、関係者が「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」行うべきかを的確に理解しやすくなります。

また情報収集や発信の際に、過不足のない内容を確認できるのも大きな利点です。企画書や提案書を作成する際、5W1Hを基に項目をチェックすることで、重要な論点の見落としや情報不足を防ぎ、より説得力のある資料を作成できます。5W1Hを冒頭に配置することで、重要な情報を整理し理解しやすい構成になるでしょう。

さらに、トラブルが発生した際には、5W1Hに従って問題を分析することで、原因を明確にし、適切な対応策を立てることが容易になります。

このように、5W1Hを活用することで、情報伝達の過不足を防ぎ、効率的でストレスの少ないコミュニケーションを実現できる点が、ビジネスシーンでの大きなメリットです。

5W1Hのデメリットは、情報を詳しく伝えすぎることで、冗長になりやすい点です。6つの要素すべてをカバーしようとすると、特に会話や簡潔さが求められる場面では、話が長くなり、相手に混乱を招く可能性があります。

ビジネスシーンでは、迅速かつ的確なコミュニケーションが求められるため、情報を詰め込みすぎると、逆に効率が悪くなることも少なくありません。このデメリットを避けるためには、5W1Hのすべてを無理に網羅するのではなく、状況に応じて必要な要素に絞り、不要な情報は省くことが大切です。

例えば、特定の会話やプレゼンテーションでは、「What（何を）」や「Why（なぜ）」といった重要なポイントに焦点を当て、「When（いつ）」や「Where（どこで）」などの情報は簡潔に伝えることで、より効果的に内容を相手に伝えることが可能です。

必要な要点に絞って伝えることで、受け手は情報を理解しやすくなり、コミュニケーションもスムーズに進むでしょう。5W1Hは強力なツールですが、最大限に活用するためには、状況に応じた柔軟な使い方が求められます。

5W1Hと似ているフレームワーク

5W1Hは、情報を整理し効果的に伝えるための基本的なフレームワークですが、ビジネスシーンではこれに似た他のフレームワークも存在します。ここでは「5W2H」「5W3H」「7W2H」について解説します。これらのフレームワークを活用することで、より詳細で具体的な情報伝達や意思決定が可能です。

「5W2H」は、「5W1H」に「いくら（How Much）」を追加したフレームワークで、情報に金銭的な要素を含める際に活用されます。

日常業務や事業では、予算や費用、売上、利益など、金額に関する数値を明確にすることが求められる場面が多いため、より具体的な戦略立案や実行に際して、「5W2H」が役立ちます。例えば、商品の価格設定や商談、値下げ交渉など、金銭的な要素が重要な場面で「5W2H」を使うことで、効率的で効果的な意思決定が進められます。

「5W2H」は、「5W1H」に比べて情報が多く、伝える内容が具体的になるというメリットがありますが、その分、状況に応じて不要な要素を省略する工夫が必要です。数値を明確にする必要がない場合には「5W1H」で十分ですが、事業計画や予算管理、価格戦略などで具体的な数値が求められる場合には、「5W2H」を使うことで、より効果的な結果が期待できるでしょう。

「5W3H」は、「5W1H」に「いくら（How Much）」と「どれくらい（How Many）」を加えたフレームワークで、金銭的な情報と物事の総量を含めます。

ビジネスシーンでは、生産量や出荷量、仕入れ量、在庫、商品のラインナップ数、人数など、正確な分量や規模を伝えることが重要です。これらの情報を整理する際に「どれくらい（How Many）」を加えることで、より詳細かつ具体的な情報伝達が可能になるでしょう。

「5W3H」は、5W1Hをベースにしており、情報を過不足なく伝えるという点で共通していますが、さらに深掘りして詳細な情報を提供することが可能です。例えば、新しい企画の優先順位を決める際や、問題の原因を特定する時に、「5W3H」を活用することで具体的な数値や規模を把握し、より効果的な意思決定ができます。

これにより、プロジェクトの計画や戦略の立案がより精緻化され、ビジネスの様々なシーンで活用できるフレームワークとして有効です。「5W1H」や「5W2H」で十分な情報が得られない場合、「5W3H」を用いることで、必要な情報をさらに詳しく伝えられるでしょう。

「7W2H」は、「5W2H」にさらに「どちら（Which）」と「誰に（Whom）」の2つの要素を加えたフレームワークです。この追加により、より細かい情報の整理や意思決定が可能になります。

「Which（どちら）」は、選択肢が複数ある場合に、どれを選ぶかを決定する際に役立つでしょう。例えば、複数の製品やサービスの中から最適なものを選ぶときや、優先順位を割り振る際に、この要素が必要になります。一方、「Whom（誰に）」は、行動の対象者やターゲットを明確にするための要素です。これは、特定の顧客層やチームメンバーなど、誰に向けて行動を起こすのかを具体的に示す際に役立ちます。

「7W2H」を活用することで、情報をより詳細に整理し、対象や選択肢を明確にすることが可能です。情報を整理し、優先順位をつけることで、ビジネスの目標達成に向けた行動がより効果的に進められるでしょう。

まとめ

5W1Hは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）の6つの要素で構成されるフレームワークで、情報整理や問題解決に有効です。特にビジネスシーンでは、プロジェクト管理やコミュニケーションの円滑化に広く活用されています。

5W1Hを意識すると、情報を的確に整理し、関係者全員が共有できるようになるため、コミュニケーションの効率化や、問題解決などにも有効です。そのため、5W1Hは新人研修のカリキュラムに含まれることも少なくありません。

5W1Hの重要性や活用方法など組み込んだ研修をお考えでしたら、DYMへぜひご相談ください。

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