履歴書・職務経歴書の書き方｜気を付けるポイントやテンプレートを紹介

転職活動において、履歴書は自己アピールの重要なツールです。しかし、多くの人が「どう書けばいいのか分からない」「採用担当者の目に留まる履歴書とは？」といった悩みを抱えています。この記事では、転職に役立つ履歴書の書き方から、基本項目の記入方法、学歴・職歴の記載ポイント、さらには提出時のマナーまで、履歴書作成に関する幅広い知識を網羅的に解説しています。

転職に役立つ履歴書の書き方

転職活動において、履歴書は自己アピールの重要なツールです。採用担当者に良い印象を与えるためには、丁寧で誠実な姿勢で作成することが大切です。

まず、時間に余裕を持って作成しましょう。急いで作成すると記入ミスが増えてしまいます。また、応募企業が求める人材像を理解し、自身の経験やスキルをその企業に合わせてアピールすることが重要です。履歴書のフォーマットは、自分の経歴やアピールしたい点に合ったものを選びましょう。例えば、職務経歴が豊富な場合は職歴欄が大きいものを、資格や特技をアピールしたい場合はそれらの欄が充実したものを選ぶと良いでしょう。

多くの場合、履歴書の作成はパソコンで作成するかと思いますが、もし手書きで作成する必要がある場合には、記入には黒のボールペンを使用し、誤字脱字に注意しながら丁寧に書きます。書き間違えた場合は修正液を使わず、新しい用紙に書き直すのがベストです。また、空欄を作らないよう心がけ、該当事項がない場合は「なし」と記入しましょう。

最後に、記入漏れがないか、誤字脱字はないか、全体的な印象は整っているかなど、必ず見直しを行います。これらの点に注意して作成することで、採用担当者に誠実さと熱意が伝わる履歴書を作ることができます。

基本項目の書き方ガイド｜日付・氏名・住所など

履歴書の基本項目は、応募者の第一印象を左右する重要な部分です。ここでは各項目について記入方法と注意点について詳しく解説します。

履歴書の日付は、提出する日または記入した日を記載します。日付は西暦または和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、履歴書全体で統一することが重要です。例えば、「2024年4月1日」または「令和6年4月1日」のように記入し、略字は使用せず、漢字を用いて正式な形式で書きましょう。記入ミスを防ぐため、記入前にカレンダーで確認することをお勧めします。

氏名は履歴書の中でも特に重要な項目です。楷書体で丁寧に書き、姓と名の間には1文字分のスペースを空けるようにします。ふりがなについては、履歴書に「ふりがな」と記載されている場合はひらがなで、「フリガナ」と記載されている場合はカタカナで書きます。ふりがなの指定がある場合には必ず従い、正確に記入しましょう。また、氏名のバランスを整えることで、履歴書全体が見やすくなります。

印鑑欄が設けられている場合、認印を使用して丁寧に押印します。シャチハタは避け、必ず朱肉を使った印鑑を使用するようにします。押印時には、印影がかすれたり欠けたりしないよう注意し、真っ直ぐに押すことを心がけましょう。印鑑欄がない場合や、特に指示がない場合には押印は不要です。また、印鑑を使用する場合は、事前に印鑑の状態を確認し、きれいな印影を残せるよう準備しましょう。

住所欄には、都道府県名から始めて、番地やマンション名、部屋番号まで省略せずに記入します。ふりがなは、通常、番地を除く町名までを対象に記入しますが、マンション名にもふりがなを付けることがあります。部屋番号にはふりがなは不要です。住所が長く、1行に収まりきらない場合は、2行に分けて記入しても問題ありません。この際、住所が途切れて読みにくくならないように注意しましょう。また、正確な住所記入が、郵便物の確実な配達にもつながるため、確認を怠らないようにします。

証明写真は、履歴書において顔を直接アピールできる重要な要素です。撮影から3ヶ月以内のもので、サイズは縦4cm×横3cmのものを使用します。スーツ姿で正面を向いた写真が望ましく、髪が顔にかからないよう注意しましょう。写真の裏面には、氏名を記入しておき、のりでしっかりと貼り付けます。写真が斜めになったり、はみ出したりしないよう、貼る位置に注意しながら、丁寧に仕上げましょう。万が一、写真を貼り間違えた場合には、新しい写真に貼り替えるようにしてください。

電話番号とメールアドレスは、採用担当者が直接連絡を取る際に使用されるため、正確かつ分かりやすく記入することが大切です。電話番号は、固定電話と携帯電話の両方を記入するのが一般的です。ハイフンの有無は統一し、見やすさを意識して記載します。メールアドレスは、可能な限りシンプルで覚えやすいものを使用し、ビジネス用に適したアドレスを選びましょう。フリーメールよりも、携帯電話のアドレスやプロバイダーのメールアドレスが好ましいとされます。特に、連絡のつきやすいものを記入し、誤字脱字のないように確認することが求められます。採用に関する連絡先ですので、自身にとって連絡のつきやすい電話番号やメールアドレスを正確に記入することで、採用担当者とのスムーズにやりとりができるでしょう。

学歴と職歴の記載方法ガイド

学歴と職歴は、応募者のバックグラウンドを示す重要な情報です。採用担当者に自身のキャリアをキチンと伝えるためにも、これらの欄を正確かつ簡潔に記入する必要があります。以下、それぞれの欄について記載方法について詳しく説明します。

学歴欄は、一般的に最終学歴から遡って記入します。ただし、転職の場合は高校卒業以降の学歴を記載するのが一般的です。

記入の際は、以下の点に注意しましょう。

例えば、「2020年4月 ○○大学 △△学部 □□学科 入学」「2024年3月 同大学 同学部 同学科 卒業見込み」のように記入します。中退や留年がある場合は、状況に応じて適切に記載します。例えば、中退の場合は「○○年○月 ○○大学 △△学部 中退」と記入します。

職歴欄は、学歴欄の後に続けて記入します。一般的に古い順から新しい順に記載しますが、転職回数が多い場合は、応募する職種に関連する重要な職歴を中心に記入することもあります。

職歴欄の記入ポイントは以下のとおりです。

例：「2024年4月 株式会社○○○ 入社」 「2026年7月 同社 営業部 主任に昇進」 　「2028年3月 同社 退社」

転職回数が多い場合や、アルバイトやパートタイムの経験がある場合も、できるだけ漏れなく記入するようにしましょう。ただし、応募する職種と関連性が低い短期のアルバイト等は省略しても構いません。職歴欄の最後には、右端に「以上」と記入することを忘れないようにしましょう。

これらの点に注意して学歴と職歴を記入することで、応募者の経歴を正確に伝えることができます。採用担当者が一目で理解できるよう、簡潔かつ正確な記載を心がけることが重要です。

免許や資格の記入方法

免許や資格の欄は、応募者の専門性やスキルを示す重要な部分です。ここでは、効果的な記入方法について説明します。

まず、記入する資格は応募する職種や企業に関連するものを優先します。すべての資格を記入する必要はなく、むしろ関連性の高いものを厳選して記入することが大切です。

記入の際は、以下の点に注意しましょう。

例えば、以下のように記入します。

「2022年6月 日商簿記検定2級 取得」 「2023年9月 TOEIC 850点 取得」 「2024年3月 宅地建物取引士 取得」

また、資格によっては有効期限がある場合があります。そのような資格の場合は、更新状況や有効期限も記入するとよいでしょう。記入する順序は、一般的に取得日の古い順ですが、応募する職種に特に関連が深い資格を上位に持ってくるなど、戦略的に並べ替えることも効果的です。最後に、この欄も空欄にせず、資格がない場合は「特になし」と記入することを忘れないようにしましょう。

志望動機や自己PR、趣味特技の書き方

志望動機、自己PR、趣味特技の欄は、数値化できない応募者の個性や熱意を伝える重要な部分です。これらの欄を効果的に活用することで、採用担当者に強い印象を与えることができます。

志望動機の書き方：

例：「貴社の環境技術に深く共感し、私のエンジニアとしての経験を生かして、持続可能な社会の実現に貢献したいと考えています。」

自己PRの書き方：

例：「前職では、チームリーダーとして10人のメンバーを統括し、売上を前年比120%に向上させました。このマネジメント経験を貴社でも生かしたいと考えています。」

趣味特技の書き方：

例：「読書（月に5冊程度。ビジネス書を中心に、幅広いジャンルを読むことで、常に新しい知識や視点を得ることを心がけています）」

これらの欄を記入する際は、単なる自己満足に終わらないよう注意が必要です。常に「なぜそれが応募先企業にとって価値があるのか」という視点を持ち、採用担当者に対して明確なメッセージを伝えることを心がけましょう。また、文章は簡潔かつ具体的に、読み手を意識して書くことが重要です。

本人希望や通勤時間、扶養家族、健康状態の記入方法

履歴書のこれらの欄は、応募者の生活状況や就業に関する具体的な希望を伝える重要な部分です。適切に記入することで、企業側との齟齬を防ぎ、ミスマッチを避けることができます。

本人希望欄には、勤務条件や待遇に関する希望を記入します。ただし、あまり細かい条件を書きすぎると、融通が利かない印象を与える可能性があるため注意が必要です。

記入のポイント：

例：「営業職希望。給与は御社規定に従います。入社は即日可能です。」

通勤時間は、自宅から勤務地までのドアツードアの所要時間を記入します。正確さを期すために、実際に下見をしてから記入するのが望ましいです。

記入のポイント：

例：「45分（○○支社の場合）」

扶養家族欄には、健康保険上の扶養家族の人数を記入します。税法上の扶養とは異なる場合があるので注意が必要です。

記入のポイント：

例：「2人」または「扶養家族なし」

健康状態欄は、業務に支障がない限り「良好」と記入するのが一般的です。ただし、業務に影響する可能性のある持病がある場合は、正直に記載することが重要です。

記入のポイント：

例：「良好」または「良好。ただし、月1回の定期検診のため半日休暇が必要です。」

ペンの選び方や修正方法など、その他のマナー

履歴書作成において、細かな点にも注意を払うことで、応募者の誠実さや丁寧さを伝えることができます。以下に、ペンの選び方や修正方法、その他のマナーについて詳しく説明します。

ペンの選び方： 履歴書は黒のボールペンで記入するのが一般的です。インクが滲みにくく、長期保存に適した油性ボールペンを選びましょう。筆記具の選び方も応募者の慎重さを示す指標となるため、高級感のあるものを使用するのも良いでしょう。ただし、消せるボールペンは使用しないようにしましょう。

修正方法： 基本的に、履歴書の修正は避けるべきです。書き間違えた場合は、新しい用紙に書き直すのが最善の方法です。どうしても修正が必要な場合は、修正液や修正テープは使用せず、二重線で消して訂正印を押す公文書の訂正方法を用います。ただし、これはあくまでも最終手段であり、可能な限り書き直しを心がけましょう。

その他のマナー：

これらの細かな点に注意を払うことで、応募者の細やかな気配りや仕事に対する姿勢を示すことができます。履歴書は応募者の第一印象を左右する重要な書類であるため、細部まで丁寧に仕上げることが大切です。

郵送（封筒や送付状）や当日持参時のマナー

履歴書の提出方法によって、適切なマナーが異なります。ここでは、郵送やメールでの事前送付、および当日持参時のマナーについて詳しく説明します。

郵送での履歴書送付には細かな注意点があります。まず、封筒は白の角形2号を選びます。これはA4サイズの書類が折らずに入るサイズです。宛名は縦書きで記入し、企業名、部署名、担当者名を正確に書きます。自分の住所と氏名も忘れずに記入しましょう。封筒の表には「履歴書在中」と赤字で目立つように書きます。

中身は丁寧に扱いましょう。送付状（添え状）を用意し、履歴書と共にクリアファイルに入れます。書類が折れないよう、厚紙を同封するのも良い方法です。これらの配慮は、応募者の丁寧さを示す良い機会となります。

一方、メールで送付する場合も適切な方法があります。件名は「履歴書送付：○○（氏名）」のように、内容が一目で分かるものにします。

本文は簡潔な挨拶と書類送付の旨を記載します。履歴書自体はPDFファイルに変換して添付するのが一般的です。ファイル名は「履歴書_氏名」など、分かりやすいものを心がけましょう。セキュリティを考慮し、パスワードを設定する場合は、そのパスワードを別メールで送信するのが良いでしょう。

面接当日に履歴書を持参する場合も、いくつかの注意点があります。まず、履歴書は折り目がつかないよう、クリアファイルに入れて持参します。封筒に入れる場合は、郵送時と同じく角形2号の白封筒を使用します。封筒の表には「履歴書在中」と赤字で記入し、宛名は縦書きで丁寧に書きます。

封筒の扱い方にも気をつけましょう。封は閉じずに、のりしろを内側に折り込んでおきます。これは、中身の確認をしやすくするためです。面接官に直接手渡す場合は、両手で丁寧に差し出します。受付で預ける場合は、「履歴書をお預かりいただけますでしょうか」と丁寧に伝えます。

どの方法で提出する場合も、提出期限を厳守し、書類に不備がないか再度確認することが重要です。郵送の場合は、配達記録や速達を利用するなど、確実に届くよう配慮しましょう。これらのマナーを守ることで、応募者の誠実さや仕事に対する姿勢を示すことができます。履歴書の内容だけでなく、提出方法や態度も採用の判断材料となることを意識し、細心の注意を払って対応することが大切です。

履歴書のダウンロード方法

履歴書の作成にあたり、適切なテンプレートを使用することは非常に重要です。インターネット上にはさまざまな履歴書のテンプレートが用意されており、簡単にダウンロードして利用することができます。これらのテンプレートを活用することで、整った履歴書を作成することが可能となります。

テンプレートをダウンロードする際は、信頼できるウェブサイトを選ぶことが大切です。多くの就職支援サイトや公的機関のウェブサイトで、無料でダウンロードできるテンプレートを提供しています。これらのサイトでは、Word形式やExcel形式、さらにはPDF形式など、さまざまなファイル形式で提供されていることが多いです。

ダウンロードしたテンプレートは、自分のパソコンに保存し、必要に応じて編集することができます。テンプレートを使用する際は、指示に従って正確に情報を入力し、レイアウトを崩さないよう注意しましょう。また、ダウンロードしたテンプレートを使用する前に、ウイルスチェックを行うことも忘れずに。

厚生労働省が推奨する履歴書テンプレートは、最も信頼性が高く、広く認知されているものです。このテンプレートは、公正な採用選考の確保や求職者のプライバシーに配慮して作成されており、多くの企業で受け入れられています。

厚生労働省のテンプレートの特徴として、性別の記載が任意になっていることや、「通勤時間」「扶養家族数」「配偶者」「配偶者の扶養義務」といった項目が省かれていることが挙げられます。これは、応募者の能力や適性に基づいた公平な採用を促進するためです。

このテンプレートは厚生労働省のウェブサイトから直接ダウンロードすることができ、Word形式、Excel形式、PDF形式など、複数のファイル形式で提供されています。どの形式を選んでも、一般的な履歴書の基準を満たしているため、安心して使用することができます。

履歴書テンプレート（厚生労働省作成）

厚生労働省のテンプレートが一般的ではありますが、自分の経歴や志望する職種によっては、より適したテンプレートを選ぶことも有効です。例えば、職務経験が豊富な場合は職歴欄が大きいテンプレート、資格や特技をアピールしたい場合はそれらの欄が充実したテンプレートを選ぶと良いでしょう。

多くの就職支援サイトでは、職種別や経歴別のテンプレートを提供しています。これらのテンプレートは、各職種や経歴に特化した項目や構成になっており、自分の強みを効果的にアピールすることができます。テンプレートを選ぶ際は、自分の経歴や志望する職種、アピールしたいポイントを明確にしておくことが大切です。そして、それらを最も効果的に表現できるテンプレートを探しましょう。ただし、あまり凝ったデザインや一般的でない形式のテンプレートは避け、読みやすさと情報の明確さを重視することが重要です。

まとめ

履歴書は転職活動の第一歩であり、採用担当者に自分の魅力を伝える重要な書類です。基本的な記入ルールを守りつつ、自分の強みを効果的にアピールすることが大切です。また、履歴書の作成だけでなく、提出方法や態度も採用の判断材料となることを忘れないでください。適切なテンプレートを選び、丁寧に記入し、細部まで気を配ることで、採用担当者に好印象を与える履歴書を作成することができます。この記事で紹介した tips を参考に、自信を持って転職活動に臨んでください。

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