オフィス移転の費用相場は？移転費用の節約方法や注意点を解説

今のオフィスから移転を検討されている方は、移転費用を念頭に置いた計画が必要です。移転には退去時と入居時で費用が発生し、事業の規模や移転先によって費用に影響します。

本記事では、オフィス移転の費用相場と発生する費用の種類について解説しています。オフィスの移転費用を節約する方法や注意点も合わせて紹介しているので、事業所の移転を検討されている方はご参照ください。

オフィス移転にかかる平均費用と種類

オフィスの移転には、旧オフィスからの退去と新オフィス入居時にそれぞれ費用がかかります。別の言葉に言い換えれば引越しであることから、移転はオフィスの規模が大きくなるほど費用が高額になりがちです。
また、現在のオフィスを解約して新しいオフィスと契約する際、支払いや各種手続きも必要になります。速やかかつスムーズなオフィス移転の実現を目指し、移転に必要な費用と種類を把握しておきましょう。

オフィス移転で最初に行うのは、現在のオフィスを引き払う退去作業です。退去時にはオフィスの設備や備品を運搬する以外に、現オフィスを明け渡して次の住人が利用できるようにするための費用を支払います。

オフィス移転時の運搬費用は、社員1人あたり約2～5万円が目安とされています。一般的な業種で10人規模のオフィスであれば、およそ30万～50万、30人規模なら100万～150万、100人規模なら300万～と考えておきましょう。
運搬費用は社員の数だけではなく、オフィスの形態や業種によって搬出入する設備や備品、機器などが変わるため、一概に金額を算出するのは困難です。
オフィス移転は通常の引越しと異なり、業務用の機器や従業員の備品、オフィス運営に使用する資料など一般家庭とは比べ物にならない大規模な運搬が予想されます。現在地から新オフィスまでの運搬距離、引越しの時期や時間帯、オフィスの場所が地階か2階以上もしくは高層階など運搬費用に影響を与える要素も様々です。
エレベーターのない物件や通常では搬出入が困難な設備を運搬する場合、クレーンなどの利用料も追加で発生する可能性があります。

原状回復工事費は、1坪でおよそ3～5万円とされており、都心やビルの構造や形態次第では5万円～10万程度とされています。一般的なオフィス面積が法律では1人につき1坪と考えられており、従業員5人に対して15～30万円程度、30～100人を超える中・大規模のオフィスなら100万～1,000万以上が目安と言えるでしょう。
現在のオフィスを引き払う際、賃貸借契約に則って元の状態に回復させるための原状回復工事費が発生します。1坪あたりの費用は地価や不動産会社の規約によって決定され、クリーニング費用も選択した業者によって異なるものです。
通常は敷金から原状回復工事費は差し引かれますが、敷金を超える場合は差額を入居者が負担します。
経年劣化や通常損耗は原状回復工事費に含まれないのが一般的ですが、オフィス契約をした際の契約内容次第では含まれるパターンがあります。管理者説明と契約条項を確認し、どの範囲まで費用が発生するかチェックしておきましょう。

オフィスの賃料は、管理者に申告した退去日までの家賃費用を支払います。月の途中で退去する場合の賃料は日割り計算されるケースが多く、賃貸契約解約日までの日数分を支払うのが一般的です。
物件によっては日割り計算に対応しておらず、入退去日にかかわらず1ヶ月分の賃料を請求する賃貸契約もあります。予定より退去日が延長した場合、翌月分の賃料や追加料金が発生してしまうことがあるので、退去日は原則厳守でスケジュール調整を行いましょう。

産業廃棄物処分費用は、料金は廃棄品目や重量、または㎥で算出されるのが一般的です。紙・金属・木材・プラスチックなど種類ごとに処分費用が異なり、家電を含む場合は1万～3万円程度かかります。小規模オフィスの場合なら、2トン車に積載する量で20万円～が目安となるでしょう。

廃棄物処分費用は、オフィスのある自治体や産業廃棄物処理業者によって異なります。処分する際には、処分費用とは別に回収費用が請求されることが多いです。

家具やOA機器などの一部オフィス用品は、リサイクル業者に買い取ってもらえるケースがあり、売却できるものは引き取ってもらうと処分費用の節約につながります。

新オフィスに移転した後は、入居時の初期契約と事業再開の準備と手続きで諸々の費用がかかります。新天地で事業の運営を継続するには絶対に欠かせない費用なので、一つひとつチェックしていきましょう。

オフィス契約の敷金・礼金は、一般住居の賃貸契約と性質が異なります。敷金はオフィス契約だと賃料の半年～1年分が一般的で、通常の賃貸契約よりも高額です。礼金はオフィス契約ではあまり導入されておらず、基本的には敷金の支払いを考えておくと良いでしょう。
そもそも敷金制度は、賃料の滞納時や退去後の原状回復工事費に補填されるため、担保という意味合いの強い費用です。オフィスは賃料が高く回復工事の規模が一般住居より広いため、敷金が通常より高額に設定されていると考えておきましょう。
礼金が導入されているオフィスの場合、費用は賃料の1～2ヶ月分と一般賃貸とほぼ同じです。礼金は建物所有者に対するお礼金の意味で支払う費用のため、敷金のように返還されることがありません。礼金なしのレンタルオフィスが周知されるようになり、他社競合との差別化やビジネス利用という目的から礼金を設定しない物件が増加傾向です。
ただし、敷金礼金の設定は建物所有者や管理者側の裁量によるため、オフィスの賃貸契約前に条項を確認しておきましょう。

賃料は、その名の通りオフィス利用の賃貸契約で支払う1ヶ月分の家賃です。オフィス物件の賃料は、1坪あたり全国平均で1.8～1.9万円とされ、50坪の中小規模で約95万円が目安と考えられています。
事業用賃貸は住居用賃貸に比べ高額になり、不特定多数の出入りや事業目的による利用で建物の損傷が激しいことが理由とされています。また、住居用と事業用では課税システムが異なるため、それに伴って賃料に違いがあるのです。

不動産物件を借りる際、仲介業者を挟んだ場合は物件の案内料として業者に支払う仲介手数料が発生します。仲介手数料は、宅地建物取引業法で家賃の1カ月分に消費税を上乗せした額が上限に規定されています。
上限額以上の受け取りは法令違反となるため、オフィス物件の仲介手数料は規定を超過することはありません。

新オフィスで事業運営をする際、必要となる機器や設備、備品の設置費用全般にあたります。オフィス移転に伴い業態の刷新、設備の入れ替えなどを理由に適宜導入を行います。
備品や設備費用は、使用する従業員の人数やオフィスの規模によって異なり、一般的なオフィス事務だと筆記用具やコピー機、パソコン、OA機器・用品など10万～数十万円程度が目安となるでしょう。

内装工事は1坪あたり5～10万円を目安とし、意匠を凝らすなら費用はさらに膨らみます。社内ネットワークの充実やエアコンの増築をする場合、設備設置・整備費用は同程度の費用が目安です。
新オフィスのレイアウト変更や設備設置に伴う工事を行う際、デザイン・改修の費用が発生します。ありのままを利用する際は特に費用はかかりませんが、社外の人間が訪問した際のイメージや業務の効率化を図るためには欠かせない要素と言えるでしょう。

不動産の賃貸契約では、火災保険を始め、各種保障や保険への加入が一般的です。料金は保証・保険の種類ごとに異なり、およそ2万～数十万、広範囲の補償になれば数百万になるケースがあります。
各種保証・保険には、借家人・個人賠償保険、家財保険、地震保険などの保険や賃貸や家賃に関するものなど多種多様です。保証・保険料は加入する保険会社のプランや物件の構造、用途、補償範囲で決定され、契約年数によっても変わります。

オフィス移転費用の節約方法

オフィスの移転費用は、一般的な引越しよりも多額な費用が必要です。コストがかかりやすい原因を押さえ、移転費用を節約するためのポイントを解説します。

オフィスは大都市になるほど賃料が高額になりやすく、現オフィスからの運搬・移動が長距離になれば移動コストがかかります。移転距離が長くなれば移動や移転作業に時間を割かれ、その間の業務中断期間は機会損失となってしまうのです。
移転費用の節約以外にもオフィスへのアクセス性にも影響し、交通の便が悪い立地だと通勤や取引先の来社に支障を来すリスクにつながります。
移転先の検討は、移転作業や移転後の経営維持・業務の効率性などトータルのコストを考えて慎重に行いましょう。

移転先で事業を開始する際、今までのオフィスで使用していたものをできる限り継続使用すれば購入費用の節約につながります。オフィスのデザインや業務に適合した備品設備の見直しと管理を図り、無駄のない選定を行いましょう。

ただし、オフィス運営で必要な備品は必ず導入してください。劣化したものの買い替えや業務に必要な備品・設備の検討は、オフィスの機能性や業務効率の向上に効果的です。

不要になったオフィス家具を売却したり、中古品を購入するなどリサイクル業者を活用するのも良いでしょう。

仲介業者には業者ごとに得意分野があり、オフィス、住居、移転、取引などの様々なジャンルがあります。仲介業者は幅が広く、サービスも料金も違うので安易に決めてしまうのは効率的とは言えません。

オフィスの移転を専門とする仲介業者を複数選定し、それぞれ同じ条件で見積もりを出して好条件を選ぶのが費用節約への期待が高まります。仲介業者から相見積もりを取得し、料金とサービスのバランスが自社にとって一番条件の良い契約を結びましょう。

管理者との交渉は賃貸契約や付帯サービスの追加など、移転費用を節約するために非常に大きな影響を及ぼすプロセスです。交渉をスムーズに進めるには、管理者との良好な関係性を構築するのが重要なポイントになります。

オフィス管理者との直接交渉は、賃貸契約に係る契約条件全般の費用に関係します。例えば、長期契約を条件に賃料の割引、退去するオフィスの原状回復工事費の適用範囲など交渉次第で削減が可能です。オフィス管理側が契約している工事業者や保険会社にも交渉の機会を設け、サービスや補償範囲への柔軟に対応してもらえる期待が持てます。

移転する事業者に対して、各種補助金や助成金が支給される制度があります。補助金・助成金制度は国の制度や地方自治体で実施しているものまで種類があり、それぞれに適用条件があるので制度を活用する際は各機関の公式サイトで確認しましょう。

小規模事業者持続化補助金とは、全国の商工会議所が国内で小規模の事業を営む法人や個人事業主に支給している補助金です。名前のとおり小規模の事業者を対象にしており、以下の適用条件を満たせば補助金が支給されます。

・商工会の管轄地域で事業活動を行う事業者 ・資本金や出資金が5億円以下（法人のみ） ・直近過去3年分の各年、各事業年度の課税所得の年平均額が15億円以下 ・商業・サービス業（宿泊・娯楽業除く）で常時使用する従業員が5人以下 ・サービス業のうち宿泊業・娯楽業で常時使用する従業員が20人以下 ・製造業その他の業種で常時使用する従業員が20人以下

支給額の補助率は2/3としており、申請類型は通常枠、賃金引上げ枠、卒業枠、後継者支援枠、創業枠の5種類から1つだけ申請が可能です。補助上限は通常枠の50万円とその他の200万円とし、インボイス特例を適用すればさらに50万円が上乗せされます。

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者の事業活動への取組みを支援するための補助金です。申請にあたって各地域の商工会がサポートしてくれるので、事業活動内容で支援を受けられそうであれば、相談してみることをおすすめします。

事業承継・引継ぎ補助金とは、事業の承継や引継ぎで新しい取り組みを行う中小企業を補助金で支援する制度です。法人以外に個人事業主も対象としており、経営革新枠、専門家活用枠、廃業・再チャレンジ枠の3事業の補助を行います。

主に親族やM&Aによる承継や引継ぎを行う中小規模の事業者を対象にしており、おおまかな条件が以下です。

経営革新枠	廃業予定者から経営資源の引継ぎ（I類） 親族や従業員の事業承継等（II類） M&Aによる事業の再編・統合（III類）
専門家活用枠	事業の再編・統合による経営資源の譲受（買手支援型） 事業の再編・統合による経営資源の譲受（売手支援型）
廃業・再チャレンジ枠	事業承継やM&Aによる事業譲受・譲受後の廃業（併用申請） 事業承継やM&Aによる事業譲受・譲受の際の廃業（併用申請） M&Aが成立せず再チャレンジのための廃業（再チャレンジ申請）

申請する事業や類型によって補助率や金額が異なり、50万円～800万円の補助金を受けることが可能です。

個人事業主はさらに条件があり、青色申告者であること。専門家活用枠の申請は青色申告での事業開始から5年以上、引継ぐ従業員数が0人を条件としています。

IT導入補助金とは、中小規模の事業者や経営者がITツールの導入を支援する補助金制度です。パッケージソフトやクラウドサービスなど、ソフトウェアやサービスの導入費用を対象にしています。

ITツールであればサポートサービスやサブスクなども対象となり、事業者に非常に人気の高い制度ですが、IT導入補助金HPに登録されているITツール以外には適用されません。採択決定前に購入したものは対象外になり、採択決定後も補助金は後払いになるのでITツールは自費での購入になります。

IT導入補助金制度は対象となるITツールの幅が広く、採択決定後の導入となるので補助金を受けられないリスクがありません。年間で複数の申請期間が設けられており、一度審査に落ちても再度申請する機会があります。

ものづくり補助金とは、中小企業を対象に生産性向上の設備投資を支援する補助金制度です。商業・サービス・農業などの様々なものづくりの業種としており、要件を満たせばこの業種の事業者の方ならどなたでも補助を受けられます。

対象となる会社の規模は中小企業、法人、特定事業者、社会福祉法人などが該当し、規定条件の資本金や常時使用する従業員数は業種ごとに異なります。規定は毎年若干の変更があるため、申請する場合は公式HPをチェックしておきましょう。

基本的に資本金3億円以下で従業員数300人以下であれば要件を満たし、個人事業主なら0～20人程度の従業員数であれば補助金制度の対象条件とされています。

全国の各自治体では、その地域に居住する事業者を対象とした様々な支援制度が実施されています。

自治体の支援金は町おこしや地域振興、または被災や社会情勢を反映した様々な事柄への支援が目的です。地域ごとに金額や実施期間が異なり、申請や審査の条件もまったく違うので必ず自治体のHPから確認しておきましょう。

創業助成金とは、起業を目指す事業者の方を対象にした助成金制度です。事業の遂行支援を目的としており、事業活動で経費計上された指定の費用を助成金対象としています。創業助成金は地域によって名称や実施期間、支援対象が異なるため、助成金対象となる経費は必ず各自治体の公式で確認しておきましょう。

申請後は最初に適格審査が行われ、採択が決定した後に経費を証明する資料、領収書、受注・発注書などの記録と報告書の提出が必要です。経費の使途が明確であれば規定の助成金が支給され、不備があれば再修正・再提出を求められます。

創業助成金は確定申告とほぼ同じ流れで行われるため、審査時間が長くチェックも厳重です。また、助成金の支給から最低5年間の報告が義務づけられます。

創業助成金に似た制度は各自治体でも実施されているため、できるだけ早めの支援を受けたい方は別の制度を検討しましょう。

オフィス移転費用の注意点

オフィス移転費用は、会社の規模や移転先の立地・環境、距離など注意すべき点があります。見落としがちなオフィス移転費用の注意点について、ピックアップして解説しましょう。

賃貸は同じ物件内でも、建物の立地や階数など場所ごとに金額が異なります。
例えば、駅から徒歩数分のアクセス性が良い立地はそれだけで価値が高く、賃料も高額になりやすい物件です。オフィスが複合ビルの場合、角部屋や隣接した建物がない場所であれば、ほかの場所よりも割高になります。

マンションやビルなどの場合、地階よりも上の階、最上階に近づくほど賃料も通常より高い傾向です。築年数や日当たりの良さ、道路や線路に面しているかなど、周辺環境の悪条件の有無でも変わり、賃料を安く抑えるなら建物や周辺をチェックしておきましょう。

また、エレベーターがない物件で2階以上に移転する場合、運搬業者に追加料金を請求される可能性があります。建物内の設備も確認しておく必要があります。

仲介料は業者ごとに契約形態やサービス内容が異なるため、似たような契約内容でも料金が全然違うということが珍しくありません。

仲介業者も競合他社との差別化を図るため、様々な料金プランを用意しています。中には仲介手数料無料や料金込みで様々なサービスを提供する仲介業者もいますが、費用を抑えている分のサービスが手薄なケースもあるのです。

仲介業者に依頼する前に複数社で見積もりを出し、費用の安さではなくトータルコストを見て総合的に決めることをおすすめします。

国や地方自治体の補助金・助成金は、基本的に要件を満たすための条件や手続きが多いです。事業者を支援するのが目的の制度ですが、正しく制度が利用されるために審査が厳しく手続きのプロセスの段階を増やしているのが理由とされています。

補助金・助成金の申請には申請期限の締め切りがあり、期間内に要件を全て満たさなくてはいけません。資本金や事業実績、従業員数など会社の規模や経営資金に関する条件が多く、一般的な定義を満たしていても審査条件をクリアしていなければ支援を受けられません。

補助金・助成金には申請期限があり、受付期間は制度によって異なります。申請期限は、受付開始からおよそ2ヶ月～年度内と幅が広く、意外に余裕がある場合が多いです。

しかし、政府主導で行った緊急性の高い一時的な補助金や地方自治体の助成金などは、数週間～1ヶ月と申請まで猶予がない傾向にあります。年内に数回実施するものもあれば、持続化給付金のように翌年以降からは未定になるものなど様々です。

また、申請後に送られてくる送付書類の回答や提出書類にも期限があり、それらはさらに申請期限が短いのでご注意ください。

制度の活用は難易度よりも書類手続きや報告など、手間暇と言った時間的な問題が多く発生するため、手続きを専門家に任せるのが効率的な場合があります。

補助金・助成金は後払いが一般的で、申請から給付されるまで2ヶ月以上かかる場合が多いです。これは不正防止や審査の関係上、正常に事業を行い適正評価することを理由にしています。

資金難、または生活困難者のための一時金などを除き、支援金制度は必要性・緊急性の高いものでなければ原則的に後払いと考えておきましょう。

一部の補助金・助成金には所得として計上されるものがあり、課税対象の給付を受けて申告をしていないと税法上の罰則を受ける恐れがあります。主に事業所得、一時所得、雑所得に区分される補助金・助成金が課税対象となり、給付を受けた場合は必ず確定申告を行わなければなりません。

ただし、特別控除を適用したり、収益が前年を下回っているなどの理由があり、条件を満たすことで課税対象にならないケースがあります。補助金・助成金は全てが非課税になるわけではないので、専門家に相談するなどの対策を取りましょう。

行政手続きは決定までに省庁、行政、自治体、役所など複数の行政機関を通すため、複数の窓口への申請と書類手続きが発生してしまうのです。

手続き全般に言えることですが、特に補助金・助成金は公平性を保ち不正防止の観点から審査は厳しく設定されています。事業が正常に行われているか、事業収支に誤りがないかなど、厳正な書類調査が行われるため、申請から決定までが長いことの要因です。

まとめ

本記事では、オフィス移転の費用相場と費用の種類、オフィス移転費用の節約方法と注意点について解説してきました。

オフィス移転には現オフィスと新オフィス双方に多額の出費が発生するため、慎重な物件の調査と移転計画が非常に重要です。

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