工数削減！事務代行を行うメリットとは？代行会社の選び方や特徴を解説

『事務代行サービスではどんな業務を任せられるのか』『実際にどれぐらいの費用がかかるのか』などのように事務代行サービスに関して疑問をお持ちではありませんか。

今回はそんな方に向けて事務代行サービスについて詳しく解説していきます。事務代行サービスに任せることができる仕事一覧やメリット・デメリットのほか、費用感や企業選びに関しても紹介していますので、是非参考にしてみてください。

事務代行サービスとは

事務代行サービスとは、社員の工数を減らすために事務業務を外注するサービスのことです。こうしたサービスが提供されている背景として、少子化などの外的要因によって人件費の高騰や優秀な人材の不足によって企業における工数不足が深刻になっていることなどが挙げられます。

人材不足により既存社員の負担が大きくなり、残業時間の増加や精神的な負担の増加に伴って離職者も増加してしまうことがあります。離職者が増えることで更に既存社員への負担が大きくなり、より退職者が増加してしまうといった負のサイクルにより多くの企業が入ってしまう可能性があるのです。

こうした現象は、予算が大きく取れないがゆえにハードワークになりがちな中小企業ほど発生してしまう傾向があります。そのため社員の勤続年数がより長くなるような工夫をしつつ、業務の生産効率を高め、既存社員への負担を軽減できるような労働環境を整えることが企業には求められるようになってきました。

事務代行サービスに任せられる仕事一覧

以下では、事務代行サービスで任せられる業務の一覧を記載していますので是非参考にしてみてください。

事務代行が担える業務の一例

業務の大分類	業務内容
営業事務	・　お見積書作成 ・　営業先リストアップ ・　お問い合わせ代行 ・　リサーチ業務 ・　アポイント調整 ・　資料作成　など
経理事務	・　請求書・領収書発行 ・　請求・支払処理 ・　売上・入金確認 ・　記帳　など
秘書/総務	・　領収書、名刺、書類のスキャン ・　資料作成 ・　マニュアル作成 ・　メール対応 ・　文字起こし　など
人事/労務	・　スカウト送付 ・　求人票作成・更新 ・　応募者対応 ・　面接日調整 ・　勤怠・入退社管理　など

事務代行サービスに任せるメリット

社員が対応できる業務をわざわざ費用をかけて外注する意味はあるのかと考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、近年では多くの企業が事務代行サービスを利用し始めています。では、なぜ多くの企業が事務代行サービスを利用し始めているのでしょうか。ここでは、事務代行サービスを利用するメリットについて紹介していきます。

業務が回らなくなると、派遣社員や契約社員を活用し始めます。しかし、派遣社員や契約社員は契約期間内は雇用し続ける必要があり、コストがかかってしまいます。繁忙期は業務量と人件費が釣り合っていたとしても、閑散期には業務が少なくなりかえってコストがかさんでしまうこともあります。

こうした事態を解消できるのが事務代行サービスです。事務代行サービスでは、繁忙期に多くの予算をかけて事務業務を外注し、閑散期には予算を縮小しコストを抑えることができます。

このように、人件費の調整ができることで効率的にコストを調整することができます。

派遣社員や契約社員などを活用した場合、業務量や業務効率は対応者の経験値やスキルに左右されてしまいます。また、欠勤等の勤務状況などによっても業務の進行が左右されてしまいます。

こうした課題は、事務代行サービスであれば解決可能です。すでに経験を積んだオペレーターが対応するため成果物の質も高い水準で保たれます。

また、業務の一部を切り取って外注するため、依頼された業務を完遂するまで業務代行サービスを提供する会社は稼働しなければなりません。

基本的には契約書で委託内容を決めるため、よほどのイレギュラーがない限り業務が完遂するまで受託企業は稼働する必要があります。このように、事務代行サービスを活用することでスキルや勤務状況に左右されること無く業務を行うことができます。

コストカットと一口に言えど、様々な領域のコストがあります。事務代行サービスでは、コストの中でも特に人件費と工数のカットが可能です。

人件費に関して、時期によって業務量が異なる場合には、依頼する稼働量を調整することで支出を調整することができます。依頼する業務内容や業務量、委託先によって異なりますが、正社員はもちろんのこと、派遣社員や契約社員を活用するよりも安くおさえることが可能です。

また、リソース不足によって本来多頭すべきではない業務を部署や課の担当者がこなしている場合、事務代行サービスを利用して負担となっている業務を外注することで工数を削減することが可能です。ルーティン業務を減らすことで、業務効率を上げ生産性の向上が期待できます。

事務代行サービスに任せるデメリット

事務代行サービスを利用することによるメリットは多くあります。一方でデメリットもあります。そのため、メリットとデメリットをきちんと比較し、事務代行サービスを発注するか否かを判断することが重要です。

近年、コンプライアンスに対する意識が非常に高まってきている中で懸念となるのは、セキュリティ面でしょう。事務代行サービスを提供している企業の中で、セキュリティ面をないがしろにしている企業は少ないとはいえリスクが0になるわけではありません。

特に、個人の業務委託を活用している企業や再委託をしている企業には注意が必要です。個人業務委託の活用や再委託に関しては、企業ごとに整えている体制が異なります。利益率向上と工数削減のためだけに個人の業務委託に業務を丸投げしている場合もあれば、一部の専門的な領域を得意としているパートナー企業に再委託している場合もあります。セキュリティ面に関しては企業ごとに対策や意識が異なってくるため、慎重に判断をする必要があります。

事務代行サービスを利用することで、社内の事務タスクを社外に委託してしまいます。つまり、効率的に事務業務をこなすノウハウを自社に蓄積することが難しくなる可能性があるとも言えるでしょう。

費用対効果が適切である状況であれば、外注し続けることに大きな問題はありません。しかし、AIの発達や業務の自動化によって事務代行サービスに依頼する必要が無くなる未来が来た際に、最適な効率化サービスの情報収集や効率的に業務を対応させるためのシステム構築の内製化に乗り遅れてしまうかもしれません。

事務代行サービスの費用感

事務代行サービスでは、企業によって様々な価格設定をしています。業務ごとに金額を定める企業もあれば、1ヶ月の稼働時間を決めてプランを用意する企業もあります。どちらの場合も、事務代行サービスを提供する企業は時間あたりの単価を考えたうえで見積もり費用を提示しています。

具体的な金額では、1時間あたり1,600円～4,500円ぐらいが相場と言えるでしょう。業務内容によって単価は異なりますが、この金額幅よりも極端に安い、あるいは高い場合には全ての業務を個人業務委託や再委託を行っているなどの特別な理由があるため、慎重に検討するのが無難です。

事務代行サービスの企業選び

事務代行サービスを利用する際には、どんな企業がマッチしているか検討しましょう。主な判断軸となるのは、費用感、対応業務、柔軟性の3つです。

依頼者側は予算がある程度決まった状態で委託先を探し始めるでしょう。サービスの提供費用は事務代行サービスを提供している企業や業務内容によって異なるため、複数社の話を聞き比較するのが無難です。この際に重要になってくるのが、1時間あたりの単価です。先述の通り多くの企業は1,600円から4,500円ぐらいが相場になります。

稀ではありますが、企業によっては稼働時間の提示を行わずに見積もりを出してくる場合もあります。そうした場合には必ず想定の稼働時間を聞き、時間あたりの単価を出すことで相場の金額と比較することが可能です。外注する業務や企業によって費用感は異なりますので、どのような業務を外注するとどれぐらいの予算がかかるのかまずは相談してみましょう。

企業によって対応できる業務範囲は異なります。幅広く事務業務に対応している企業もあれば、専門分野に特化している企業もあります。業務量が多く難易度が低い場合には幅広く対応している企業に委託したり、業務量が少ないが専門的な領域での業務になる場合は専門分野に特化した事務代行サービスを提供している企業に相談するのが良いでしょう。

どのような業務を外注したいかだけでなく、今後どのような業務を外注する可能性があるのかまで視野に入れることで、外注先を絞り込むことが可能です。

事務代行サービスを利用するうえで、柔軟性は重要なポイントです。事前に決定した業務内容しか対応できない企業もあれば、変更する際に追加費用が発生する企業もあります。また、変更回数が決まっている場合もあれば、ある程度柔軟に対応してくれる企業もあります。

プランや業務量などによって異なってくる内容になりますので、どれぐらい柔軟に対応できるのか聞いてみるとよいでしょう。また、委託するかは別として、今後外注していきたいと考えている業務まであらかじめ相談しておくことで、受託企業は将来的に柔軟に対応しやすくなります。

事務代行サービスを利用するときのポイント

事務代行サービスを利用する際に、より効率的に依頼するにはいくつかポイントがあります。どのようにしたらより効果的に尚且つ効率的に事務代行サービスを利用できるかについて紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

事務代行サービスを利用しても最大限活用できていない典型的なパターンとして、現場の声が反映しきれていないことが挙げられます。よくあるパターンは、トップダウンで依頼を行ってしまうことです。例えば、部長クラスやそれ以上の役職者から『経理課の人手が足りないから外注しておいて』などというように抽象的な依頼を部下が受けた結果、本当に現場が必要としている業務を外注できずにいる場合です。

上記の場合、経理課の中でどの業務領域で人手が不足しており、今後どの領域において業務がひっ迫する可能性があるのかをきちんと把握したうえで外注することが大切になります。

事務代行サービスを依頼される企業側では、どの企業からどのような依頼をもらっているかを確認し、業務担当者をアサインします。依頼業務の内容に慣れてきた段階で業務変更による担当者の変更などがあると、受託企業は担当者を変更しなければならず、それまで蓄積してきた対応と比較して一時的に業務効率や質が低下してしまう可能性があります。こうしたリスクを最小限に抑えるために、依頼者側は事前に依頼したいと考えている業務を全て伝えておくと良いでしょう。

社内の稟議などの問題もありますので発注できるかどうかは別として、発注をしたいと考えている全ての業務を委託先に共有しておくことで、事務代行サービスを提供している企業は先を見越して担当者をアサインすることができます。

追加される業務にも対応可能な担当者をアサインしているため、仮に追加で依頼をしてもスムーズに業務が進んでいくでしょう。そのため依頼する業務だけでなく、今後依頼する可能性のある業務まで事前に伝えておくことが重要です。

まとめ

事務代行サービスは、社員の負担軽減と業務効率向上を目的に、事務業務を外部に委託するサービスです。近年の人材不足や人件費の高騰により、特に中小企業で社員の負担が増えています。その結果、離職者が増える傾向があり、さらに既存社員への負担が増えてしまう負のサイクルに陥ってしまう可能性があります。こうした問題を解決するために、事務代行が有効な手段となるでしょう。

事務代行サービスには、営業事務、経理事務、秘書業務、採用事務などがあり、派遣社員や契約社員の代わりに活用することで、コストを固定的ではなく流動的な費用にできたり、業務の属人化を防いだりすることができます。コストカットや効率化というメリットがある一方、セキュリティリスクやノウハウの蓄積不足といったデメリットもあります。

こうした事務代行サービスの費用は1時間あたり1,600円～4,500円が相場で、企業選びでは費用感、対応業務、柔軟性がポイントです。社内の状況を見直し、事務代行サービスが必要か検討してみるとよいでしょう。

DYM事務代行サービスのご紹介

DYMでは事務代行サービスをご提供しています。DYMの事務代行サービスの特徴は、柔軟に対応が可能な点です。50時間、100時間などのように稼働時間ごとにプランを設けています。例えば50時間の稼働プランにおいて5時間余ってしまった際には、月中でも他の業務を開始することが可能です。

またDYMの事務代行サービスにおいては、窓口1名に加えてサポーターを1～3名つけることにより基本的に30分以内(営業時間内)にはご連絡がつく体制を整えています。そのため、緊急の対応時であっても早急に対応することが可能です。

その他、DYMでは、Web事業、人材事業、HR事業、クリニック事業など様々な事業を展開しているため幅広い事務作業のノウハウが豊富にあります。営業事務、経理事務、Webサイト運用、人事・労務作業、秘書・総務作業など幅広い業務に対応することができます。

「少しでも工数を減らして本業務に集中したい」などでお悩みを抱えている方はぜひお気軽にご相談ください。

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