転職で必須！履歴書の書き方完全ガイド

「転職活動で履歴書を書くけれど、正しい書き方が分からない…」

そんな不安を抱えていませんか？実は、多くの転職者が同じ悩みを抱えています。

そこで本記事では、履歴書の基本ルールから項目別の書き方、選考担当者の視点まで、書類選考を通過するために必要な知識を詳しく解説します。

正しいマナーと効果的なアピール方法を身につけると、自信を持って提出できる履歴書が作成できるはずです。ぜひ、本記事を最後までご覧いただき、面接獲得への第一歩を踏み出しましょう。

基本項目の書き方｜日付・氏名・住所などの記入方法

履歴書の基本情報欄は、採用担当者が最初に目にする部分であり、あなたの第一印象を左右する重要な要素です。正確かつ丁寧に記入することで、誠実さや細部への配慮が伝わります。

ここでは、日付・氏名・印鑑・住所・証明写真・連絡先など、基本項目の正しい書き方について詳しく解説していきます。これらの基本ルールを押さえ、好印象を与える履歴書を作成しましょう。

履歴書の日付は、提出方法によって記入する日が異なります。持参する場合は面接当日の日付、郵送の場合は投函日、メール送付なら送信日を記入します。和暦・西暦どちらでも構いませんが、履歴書全体で統一することが大切です。

和暦を使用する場合は「令和」を「R」と略さず、正式な表記を心掛けましょう。日付は未来の日付にならないように注意し、反対に書類選考の段階で日付が古すぎても熱意が伝わらない可能性があるため、提出直前に記入するのがベストです。

氏名は戸籍に登録されている正式な字体で記入し、姓と名の間には適切なスペースを空けてください。ふりがなの欄に「ふりがな」と記載されていればひらがなで、「フリガナ」と表記されていればカタカナで記入するのが基本です。

また、名前は読みやすさを重視し、適切な大きさで記入しましょう。特に、手書きの場合はほかの項目より少し大きく書くと視認性が高まります。氏名は履歴書の中でもとりわけ重要な情報なので、誤字や略字がないよう丁寧に記入することを心掛けましょう。

履歴書に印鑑欄がある場合は、かすれ・にじみ・欠けがないよう、しっかりと押印します。基本的に、印鑑は朱肉タイプの認印を使用し、シャチハタや実印は使用されません。押印する際は、厚めの下敷きや雑誌の上で押すとキレイに押せます。

なお、印鑑欄がない履歴書の場合は、押印の必要はありません。最近の履歴書フォーマットにおいては、印鑑欄が設けられていないものも増えていますが、応募先から特別な指示がある場合は従いましょう。

住所は省略せず、都道府県から正確に記入します。番地からマンション名、部屋番号まで正式に書きましょう。ふりがなは市区町村レベルまで必ず記入し、マンション名などに読みにくい漢字が含まれている場合は、それらにもふりがなを振ると親切です。

現住所と連絡先が同じ場合は、連絡先欄に「同上」と記入します。また、近々引っ越しが決まっている場合は、新住所と「○月○日に転居予定」と併記することにより、採用担当者への配慮を示せます。

履歴書に貼る証明写真は、原則として3カ月以内に撮影した縦4cm×横3cmサイズを使用します。証明写真としては、顔がはっきりと分かるよう胸から上が映っており、正面を向き、背景は白・青・グレーのものが好ましいです。

写真の裏面には念のため氏名を記入し、万が一写真が剥がれた場合に備えましょう。履歴書に貼る際は、のりやテープを使い、位置がずれないようにしっかりと固定します。パソコンで作成する場合も、写真データを直接貼り付けるのではなく、印刷した履歴書に実際の証明写真を貼ることをおすすめします。

連絡先の電話番号は、もっとも連絡がつきやすい番号を記入します。固定電話がない場合は、携帯電話の番号でも問題ありません。また、現在の職場の電話番号は記入せず、個人の連絡先を記載しましょう。メールアドレスは、普段使用している個人のアドレスを記入し、企業ドメインの社用アドレスは避けてください。

フリーメールアドレスを持っていない場合は、転職活動用に新しく取得するとよいでしょう。連絡先は採用担当者があなたに連絡を取るための重要な情報なので、間違いがないか必ず確認してください。

学歴・職歴欄の記入方法

履歴書において学歴・職歴欄は、あなたの経歴を時系列で示す重要な部分です。採用担当者はこの学歴・職歴欄から、あなたが学んできた過程や職務経験、キャリアの一貫性を読み取ります。

そのため、学歴と職歴は正確かつ漏れなく記載し、企業が求める人材像とマッチするアピールポイントにしていきましょう。ここでは、学歴・職歴欄の効果的な書き方について詳しく解説していきます。

一般的に、学歴欄は高校入学から記載し、学校名は正式名称で省略せずに記入します。例えば「〇〇高校」ではなく「〇〇高等学校」と書きます。また、入学・卒業年月は和暦か西暦のどちらかに統一し、学部・学科・コース名なども正確に記載しましょう。

最終学歴が高校の場合は、中学卒業から記入するケースもあります。中退した場合は「中途退学」と記入し、浪人・留年ならば特に記載する必要はありません。休学した場合は、その期間と簡単な理由を記載すると良いでしょう。学歴欄は時系列順に漏れなく記入することで、あなたの学んだ過程を明確に伝えられます。

職歴欄は、学歴を書き終えたら1行空け、中央に「職歴」と記入してから時系列順に記載します。会社名は法人格も含めた正式名称を使用し、株式会社を「(株)」と略さないようにします。ほかにも、入社・退社年月、部署名、役職名も正確に記載しましょう。

転職回数が多い場合や、在籍期間が短い場合でも、すべての職歴を記入するのが原則です。現在就業中なら最後に「現在に至る」、退職している場合は「以上」と記入します。職歴が多すぎて書ききれない場合は、「※詳細は職務経歴書に記載」と添えるか、パソコンで作成して職歴欄を追加するなど工夫が必要です。

ファイル形式ごとの履歴書作成方法

履歴書は手書きだけでなく、パソコンやスマートフォンを使って作成することもできます。Word、Excel、PDFなど、さまざまなファイル形式で作成する方法があり、それぞれに特徴があります。ここでは、各ファイル形式の特徴や作成手順を解説し、あなたに合った履歴書の作り方を見つけましょう。

履歴書作成の第一歩は、パソコン、スマートフォン、手書きのいずれで作成するかを決めることです。パソコンやスマートフォンで作成する場合は、Word形式やExcel形式などの専用アプリを使用するのが一般的です。修正が簡単で清書の手間が省ける点が大きなメリットです。

一方、手書きを希望する場合や入力環境がない場合は、PDF形式の履歴書をダウンロードして印刷し、記入するのが一般的な方法です。応募先企業が特別に「手書き」と指定している場合を除き、どの方法を選んでも問題ありません。自分の得意な方法や環境に合わせて選びましょう。

Word形式で履歴書を作成するには、まずWord形式の履歴書テンプレートをダウンロードして保存します。次に、必要事項を入力していきます。文字の「左寄せ」「中央寄せ」「右寄せ」の機能や、太字・下線などの装飾機能を活用すると、読みやすく整った履歴書に仕上がります。

写真の貼り付けは「挿入」→「画像」から行い、枠に合わせて拡大縮小します。記入が終わったら、誤字脱字や内容の誤りがないかをチェックし、Word形式でファイルを保存します。さらに、異なる環境でも表示崩れがなく印刷しやすいPDF形式での保存もおすすめです。

Excel形式で履歴書を作成する場合も、まずExcel形式の履歴書テンプレートをダウンロードして保存します。Excel特有の機能として、セル内で「Alt+Enter」キーを押すことで改行ができます。また、文字揃えや太字・下線などの装飾もWord同様に活用できます。

写真の挿入も「挿入」→「画像」から行えます。Excel形式の特徴は、セルごとに情報を整理できることで、レイアウトの調整がしやすい点です。入力が完了したら、誤字脱字や内容をチェックし、Excel形式で保存します。そして、Word形式と同様に、最終的にはPDF形式でも保存しておくと、どのような環境でも同じようにで表示・印刷できます。

PDF形式の履歴書は、主に印刷して手書きで記入するために使用します。まず、PDF形式の履歴書テンプレートをダウンロードして保存します。自宅にプリンターがある場合は、用紙サイズを選択して印刷してください。プリンターがない場合は、プリントショップやコンビニエンスストアのプリントサービスを利用して印刷できます。

履歴書が印刷できたら、黒色のボールペンで丁寧に各項目を記入し、誤字脱字や読みやすさを確認します。また、企業からメールでの提出を求められた場合は、記入した紙の履歴書をスキャンしてデータ化することもできます。最近は、PDFに直接入力できるソフトもありますので、状況に応じて活用するとよいでしょう。

履歴書作成の基本的なルール

履歴書は採用担当者があなたを知るための重要な書類です。第一印象を左右するだけでなく、あなたの仕事への姿勢も伝わります。ここでは、どんな状況でも守るべき履歴書作成の基本ルールについて解説します。

転職活動では複数の企業に応募することが一般的ですが、履歴書は応募企業ごとに新たに作成するのが基本です。企業によって求める人材像は異なるため、応募先企業が求めている経験やスキルを理解し、それに合わせた内容にすることが重要です。

とくに志望動機は、企業研究をしっかり行った上で、その企業だからこそ応募したい理由を具体的に書きましょう。また、企業名が誤っていないかも必ず確認してください。応募企業ごとに履歴書を作成することで、あなたの熱意や企業への理解度をアピールできます。

パソコンで履歴書を作成する場合、文字のフォントやサイズは統一することが大切です。フォントは明朝体やゴシック体など、ビジネス文書でよく使われる読みやすいものを選びましょう。デザイン性の高いポップ体などの字体は避けるべきです。

フォントサイズは大きすぎても小さすぎても見づらいため、10.5から11ポイント程度が読みやすくておすすめです。また、職務経歴書も併せて提出する場合は、両方の書類でフォントやサイズを揃えると、より統一感のある印象を与えることができます。読みやすさを意識した文字の選択が、採用担当者への配慮へつながるでしょう。

履歴書には空欄を作らないことが基本です。空欄があると、記入漏れなのか該当事項がないのか判断できず、不誠実な印象を与えかねません。資格や賞罰など、記入する内容がない場合は「特になし」と記し、本人希望欄で特に伝えることがない場合は「貴社規定に従います」と記入しましょう。

また、趣味・特技などの欄が設けられている場合も、何らかの内容を記入するのがベターです。すべての欄を漏れなく記入することで、丁寧さや誠実さをアピールできます。空欄の多い履歴書では、採用担当者へ応募の意欲や熱意が伝わりにくい点も覚えておきましょう。

過去に作成した履歴書を使い回すことはマナー違反です。古い日付のままだったり、以前の応募先企業名が残っていたりすると「この人は手を抜いている」という印象を与えかねません。また、志望動機も企業ごとに異なるはずです。多少面倒でも、応募企業ごとに新しい履歴書を作成しましょう。

パソコンで作成する場合は、前回のデータをベースに必要な箇所のみを修正するのもよいですが、日付・企業名・志望動機などの欄は必ず更新してください。手書きの場合は新しい履歴書用紙を使用し、きれいな状態で提出することが大切です。

手書きで履歴書を作成する場合、使用する筆記具には注意が必要です。鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンは簡単に消せるため、使用は避けてください。履歴書を記入する際の日筆記用具は、黒色の油性ボールペンや万年筆が基本です。また、もしも書き間違えた場合は、修正液や修正テープは使わず、一から書き直すのがマナーです。

これは、履歴書が公式文書であり、改ざんの可能性を排除するためです。書き間違いを減らすコツとしては、事前に下書きを作っておくか、パソコンで作成したものを印刷して確認しながら清書するとよいでしょう。丁寧な字で書くことも、好印象につながります。

履歴書の誤字・脱字は「注意力が足りない」「細部にまで気を配れない」といった印象を与えかねません。特に、会社名や応募先の部署名、担当者名などの誤りは致命的です。また、日常的に使う略字や略語も、履歴書では使わないようにしましょう。例えば「株式会社」を「(株)」と略したり、漢字を崩した字体で書いたりすることは避け、正式な表記で丁寧に書くことが重要です。

履歴書は正式な文書なので、正式名称を使用するのが基本となります。完成後は必ず誤字・脱字がないかチェックし、可能であれば第三者にも確認してもらうとさらに安心です。

応募企業ごとに作成した履歴書は、データとして保存しておくことをおすすめします。面接では履歴書に書いた内容について質問されることが多いため、事前に自分が何を書いたか確認できると安心です。また、似たような業界や職種に応募する場合は、過去に作成した履歴書を参考にできるというメリットもあります。

ただし、コピー&ペーストする際は、内容がその企業に適しているか必ず確認してください。さらに、手書きの場合は履歴書のコピーを取っておくと、内容を振り返る際に役立ちます。データを整理して保存しておくことで、効率的な転職活動につながるでしょう。

履歴書を完成させたら、提出前に必ず見直しをしましょう。誤字・脱字はもちろん、日付・応募先の企業名・記入内容に誤りがないか、空欄はないか、写真は正しく貼られているかなど、細部までチェックします。特に、志望動機と自己PRが応募先企業にマッチしているか、学歴・職歴の年月に矛盾がないかについては、より重点的に確認しましょう。

また、パソコンで作成した場合は、印刷したものと画面で見るのとでは印象が異なることもあるため、実際に印刷して出来を確認するのがおすすめです。時間に余裕を持って作成し、じっくりと見直しをすることで、ミスのない完成度の高い履歴書に仕上がります。

履歴書の学歴や職歴欄は、すべての経歴を漏れなく記載することが原則です。「転職回数が多い」「在籍期間が短い」などの理由から一部の職歴を省略すると、経歴詐称とみなされる可能性があります。採用後に虚偽が発覚すると、最悪の場合、解雇理由となることもあるので注意が必要です。

職歴が多く、履歴書に書ききれない場合は「詳細は職務経歴書をご参照ください」と記載し、職務経歴書にすべての職歴を詳細に記載するとよいでしょう。また、アルバイトやインターンなどの経験も、正社員としての職歴に関連するものであれば、記載することであなたのスキルや経験をより豊かにアピールできます。

採用担当者は、応募者の適性・熱意・仕事への姿勢など、履歴書から多くの情報を読み取ろうとしています。特に注目されやすいのは、まず全体的な印象です。丁寧に作られた履歴書からは、仕事に対する真摯な姿勢が伝わります。

次に、職歴の一貫性やキャリアパスの方向性がチェックされます。頻繁な転職や職種の変更については、面接で質問される可能性が高いです。また、志望動機からは応募への熱意や企業理解度が、自己PRからはスキルや強みが評価されます。

さらに、写真やレイアウトなどの細部からも、応募者の性格や仕事ぶりを推測されることがあります。採用担当者の視点を意識した履歴書作りが、書類選考通過への近道です。

免許・資格欄の記入方法

免許・資格欄は、履歴書の作り方の中でも、応募者の強みをアピールできる重要な項目です。取得順に取得年月と正式名称を正確に記載しましょう。特に、応募職種に関連する資格や免許は、採用担当者が注目するポイントです。

運転免許も忘れずに記載し、現在取得に向けて勉強中のものがある場合は、その旨を記載することも可能です。免許・資格欄は、これまでの努力やスキルを示す大切な情報源となるため、漏れなく記入しましょう。

志望動機・自己PR欄・趣味特技の書き方

履歴書の作り方において、志望動機・自己PR欄は採用担当者がもっとも注目する箇所です。志望動機は、応募先企業の特徴や業務内容を理解した上で、なぜその企業を選んだのか、自身がどのように貢献できるかを具体的に記載しましょう。

一方、自己PR欄では、これまでの経験や強みを簡潔にまとめ、職務への生かし方を伝えます。趣味・特技欄は、仕事へのプラス要素になるものを選び、個性をアピールする場として活用するのがポイントです。

本人希望欄、通勤時間、扶養家族、健康状態などの記入方法

履歴書において、本人希望欄や通勤時間、扶養家族、健康状態欄は、応募者の生活環境や希望条件を伝えるための重要な項目です。特に本人希望欄では、企業への過度な要望を避けつつ、必要な希望事項を簡潔にまとめることがポイントです。

そのほかの項目も、企業に正確な情報を伝えられるよう、空欄にせず丁寧に記入することが大切です。

本人希望欄は、基本的に「貴社の規定に従います」と記載するのが一般的です。ただし、転勤不可・希望勤務地・勤務時間など、どうしても伝えておきたい希望がある場合は、簡潔に記載しましょう。

また、給与や休日といった条件面に関する過度な要望は避け、業務に関連する必要最低限の内容にとどめることがポイントです。希望事項が特にない場合も、空欄にはせず「特になし」と明記しておくと丁寧な印象を与えます。

通勤時間欄には、自宅から応募先企業までの概算通勤時間を記載します。自宅最寄駅から会社最寄駅までの移動時間に加え、徒歩や乗り換え時間も含めたトータル時間を目安として記入しましょう。

「約○時間○分」と具体的に示すことで、企業側は通勤負担を把握しやすくなります。特に遠方からの応募や、通勤に90分以上かかる場合は、面接時の話題にもなるため、正確に記入しておくことが大切です。

扶養家族欄には、配偶者や子どもなど、応募者が扶養している家族の人数を記載します。数字のみで記入する形式が一般的ですが、具体的な家族構成まで記入を求められるケースもあります。

扶養家族の有無や人数は、税金や福利厚生に関わる情報として企業側が確認するため、正確に記入しましょう。配偶者がいる場合は、配偶者の扶養義務についても併せて記載すると、より正確な情報提供につながります。

健康状態欄には「良好」と記載するのが基本です。特に持病や通院歴がなく、業務に支障がない場合は「健康状態：良好」と簡潔に記載します。

過去に大きな病気やケガがあった場合でも、現在問題なく働ける状態であれば「現在、健康状態に問題なし」と補足すると安心です。ただし、業務に支障をきたす可能性がある場合のみ、事前に簡潔に説明しておくことにより、後のトラブルを防ぐことができるでしょう。

郵送や持参時のマナー

履歴書の作り方では、作成後の提出方法にも細かいマナーが求められます。特に、郵送やメール送付、直接持参する場合においては、それぞれのシーンに適したマナーを守ることが、社会人としての基本的な姿勢を伝えるポイントとなります。ここでは、履歴書を提出する際に気をつけるべきマナーについて、詳しく解説していきます。

履歴書を郵送する場合は、A4サイズが折らずに入る封筒を使用し、送付状（添え状）を添えて提出するのがマナーです。宛名には正式な会社名・担当者名を記載し、封筒の表には「応募書類在中」と明記します。

メール送付時は、件名に「履歴書送付の件」と記載し、本文には簡単な挨拶と送付資料の概要を記載します。また、添付ファイルはPDF形式が基本で、ファイル名には氏名と応募職種を入れることで、管理しやすくする工夫を施すことが大切です。

履歴書を面接時に持参する場合は、クリアファイルに挟み、折れ・汚れを防いだ上で、A4サイズの封筒に入れて持参します。封筒は受付で提出する際に使用するため、表に「応募書類在中」、裏には自分の氏名と住所を記載しておくと丁寧です。

面接担当者に直接手渡す場合は、クリアファイルから取り出し、両手で丁寧に渡しましょう。提出する際は挨拶も忘れず「本日よろしくお願いいたします」と添えると好印象です。

まとめ

履歴書の作り方には、基本項目の記入ルールから、応募企業ごとに内容を見直す工夫、郵送や持参時のマナーまで、細かなポイントが数多くあります。一つ一つ丁寧に対応することで、採用担当者に好印象を与え、書類選考通過率を高めることにつながります。

履歴書は単なる書類ではなく、自分自身を伝える重要なツールです。正しい作り方を身につけ、あなたの魅力や強みが伝わる履歴書を完成させましょう。

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