SFAとは？CRM・MAとの違い、導入時の注意、活用のコツを紹介

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の効率化と最適化を図るためのツールです。日本語では「営業支援システム」とも呼ばれます。しかし、このSFAをうまく活用できず、その効果を十分に発揮できていない企業も少なくありません。SFAを導入する際には、仕組みや機能、活用方法などを正しく理解することが非常に重要です。本記事では、SFAの機能やCRM・MAとの違い、導入時の注意点、そして効果的な活用方法まで詳しく解説します。

SFAとは？

SFAとは、営業活動を効率化するためのツールやシステムのことです。SFAを使うことで、営業担当者は顧客情報や商談の進捗を一元管理でき、アポイントや期限などのスケジュール管理、商談履歴の追跡などを簡単に行えるようになります。さらに、電話の内容や資料を添付することもでき、顧客とのやり取りを詳細に記録することが可能です。

SFAを導入することで、営業プロセスが可視化され、業務の効率化および成果の向上が期待されます。また、営業コストの削減や売上の向上に効果的な手段として、注目されているシステムです。

SFAとCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、いずれも顧客情報の管理を目的としていますが、その役割には明確な違いがあります。

SFAは営業活動の効率化に特化し、顧客との商談やアポイントメントの進捗、営業日報、見込み案件の管理などをサポートします。営業担当者の活動履歴を蓄積し、効果的な営業戦略の実施を目指すものです。

一方、CRMは顧客との長期的な関係構築に焦点を当て、セールスやマーケティング、カスタマーサポートなどの部門間で情報を共有します。これにより、顧客満足度とロイヤルティを高め、売上拡大と収益向上を目指します。

SFAが主に営業部門にフォーカスするのに対し、CRMは企業全体で顧客との関係を最適化するための戦略とシステムの総称と言えるでしょう。

SFAとMA（Marketing Automation：マーケティングの自動化）の違いは、MAがリード育成に特化しているのに対し、SFAは営業プロセスの管理に重点を置いている点です。

MAは主に見込み客（リード）の獲得から育成、そして商談可能なリードを選別するプロセスを自動化します。これにより、リードの行動履歴を基に、メールマーケティングやWebサイトの訪問履歴などを活用して、リードの興味関心を引き上げ、営業部門に引き渡す準備を整えます。

一方、SFAはその後の営業活動をサポートするツールで、営業担当者が商談を進め、クロージングから契約までを管理することが可能です。SFAは営業活動の効率化を目的とし、成約率の最大化を目指せます。そのため、それぞれのツールが連携することで効果的な営業活動が実現できるでしょう。

SFAの主な機能

SFAは、営業活動を効率化し、業務を最適化するためのさまざまな機能があります。これにより、顧客情報の管理や商談の進捗管理、営業成績の分析が簡単に行え、営業プロセス全体の可視化と改善が可能です。ここでは、SFAの主な機能について詳しく解説します。

顧客情報管理機能では、顧客の「企業名」「住所」「電話番号」「担当者」「決済者」といった基本情報を一元管理できます。

過去のコミュニケーション履歴も記録されているため、担当者が不在の場合でも他のスタッフがすぐに顧客情報を参照でき、スムーズな対応が可能です。担当者が交代した際にも、SFAに情報が蓄積されていれば、伝達ミスを防ぎ、トラブルを回避できます。

また商談が増えてくると、顧客の課題や次のアプローチのタイミングを見落とすリスクがありますが、SFAを活用することで、商談や契約の履歴も一括して管理でき、対応漏れや機会損失の防止にも繋がるでしょう。

案件管理機能は、「担当者」「取引先企業」「提案するサービスや商品」「受注見込額」「営業フェーズ」「受注確度」などの情報を一元管理する機能です。

この機能により、案件の進捗状況を個別に確認する手間がなくなり、より具体的な内容に焦点を当てたアプローチが可能です。営業組織全体のコミュニケーションがスムーズになり、チーム全体で効果的な戦略を立てやすくなります。営業マネージャーにとっては、案件の状態をリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングでアドバイスや指示を出しやすくなるでしょう。

また、進捗確認のやりとりが簡素化されるため、営業会議も効率的に進行でき、時間をより有効に活用できます。結果として、組織全体の生産性向上や、迅速な意思決定に貢献するなど、営業活動全般に大きなメリットをもたらします。

売上予測や予実管理機能は、「案件」「期間」「各担当の売上実績」「売上予測」を一元管理する機能です。

グラフ表示やレポート機能を使えば、売上状況を簡単に把握でき、営業会議用の資料作成もスムーズに行えます。これは、Excelでの複雑な予実管理を解消したい企業にとって、SFAは非常に有力な機能と言えるでしょう。

さらに、リアルタイムで売上予測を確認できるため、目標達成に向けた現状を素早く把握し、迅速に対策を立てることが可能です。例えば、案件ごとに受注金額を入力すれば、月間の売上見通しを即座に共有できます。

そのため、予想外の売上不足や、受注の見込み度に応じた営業戦略の調整などが生じても、迅速に対策を講じることが可能です。また、管理者は売上状況に応じて早めに人員を配置でき、リードソースの分析を活かしてより効果的な営業戦略を立てられるでしょう。

商談管理機能では、「訪問目的」「過去の商談内容」「商談進捗状況」「次回のアクション予定」など、商談に関する詳細情報を一元管理できます。

この機能を活用することで、担当営業が商談先でどのような話をしているのか、どのような資料を作成しているのかを可視化し、その成功事例やノウハウを社内で共有することが可能です。他の営業メンバーも成功事例を参考にでき、組織全体の営業パフォーマンス向上も期待できます。

さらに、商談内容を時系列で追えるため、失注案件の原因分析にも役立ちます。例えば、初回提案の内容が問題だったのか、リードタイムが長すぎたのかなど、失注の原因を振り返りながら、次回以降の改善点や適切なアクションを導き出すことが可能です。

行動管理機能は、営業活動を可視化するためのツールで、「営業活動管理機能」とも呼ばれます。取引先とのメールや訪問履歴など、営業担当者の行動を案件と関連付けて管理し、行動記録が案件の履歴として蓄積することが可能です。

この機能は、商談後に活動内容を振り返り、次の提案に役立てられます。さらに、案件を他のメンバーに引き継ぐ際にも、必要なデータを探す手間や資料作成の負担を減らし、スムーズに情報共有ができる点も大きなメリットです。

また、コール数やアポイント数、訪問数、受注数などの営業活動を数値化し、営業担当者の行動と結果を一元的に管理できるため、営業マネージャーは効果的な営業方法を見つけやすくなり、社員の目標設定にも活用できます。

営業活動サポート機能は、営業担当者を支援するための多くのツールを提供しています。主な機能には、モバイル端末対応やスケジュール管理、ToDoリスト管理、ファイル共有、申請や承認のワークフロー、ターゲットリスト機能、付近の顧客を表示する地図機能などです。

特にクラウドベースのSFAでは、外出先からでも顧客情報やスケジュール、ファイルにアクセスでき、スマートフォンやタブレットと連携して顧客への電話やメールを簡単に行うことが可能です。

さらに、見積作成の承認や申請もSFA上で行えるため、外出先から会社に戻る手間を省けます。また、「半年間訪問していない顧客」や「案件が長期化している顧客」など具体的な情報を抽出し、ターゲットリストを作成する機能や、GPS情報から最も近くの顧客を提示する機能などが利用できる場合があります。

SFAのメリット

SFAを導入することで、営業活動を可視化や標準化、密な連携などが可能になり、営業担当者の負担を軽減し、より戦略的で効果的な営業活動を行えます。ここでは、SFAのメリットを3つ解説します。

従来の口頭や紙での業務報告では、プロセスの詳細やリアルタイムの情報共有が困難でした。SFAの導入で営業プロセス全体を把握しやすくなり、改善点を見つけやすくなります。

SFAでは日々の営業データが蓄積され、リアルタイムで表示・共有されます。これにより、マネジメント側は営業プロセスを俯瞰し、担当者がつまずいたポイントや失注・受注の流れを簡単に把握できます。

その結果、適切な指示やアドバイスがしやすくなり、最適な営業プロセスの構築に繋がるでしょう。また、顧客情報や営業の進捗をリアルタイムで確認できるため、戦略的なチーム編成や優先順位の調整がスムーズになります。この機能により、組織全体の営業力を強化し、迅速な意思決定をサポートすることで、営業活動の効率化が実現できます。

SFAで営業活動を標準化すると、営業ナレッジの蓄積と共有が可能になります。SFA上で訪問記録や提案内容、商談情報などを一元管理すれば、誰でも顧客の状況に応じた効果的なアプローチが可能となり、過去の成功事例を参照して類似案件にも活用できるからです。

優良事例がナレッジ資産として蓄積され、企業全体の営業力向上にも繋がるでしょう。また、情報を一元管理することで、担当者の異動や退職時の引き継ぎがスムーズに行え、トラブルのリスクを大幅に軽減します。

さらに、SFAを活用すれば、企業の情報資産を最大限に活用できるため、営業担当者の育成にも貢献できるでしょう。新人はSFAに蓄積されたノウハウから学び、迅速にスキルを身につけることができるため、教育コストの削減にも期待できます。

SFAを活用するとコミュニケーションが円滑化し、組織全体の営業力が強化できます。営業担当者はスマートフォンやタブレットを使って出先からでも情報を入力できるため、リアルタイムでの情報共有が可能です。これにより、会社に戻って報告する手間や上司の都合に合わせる必要がなくなり、効率的な情報伝達が実現します。

さらに、上司や営業マネージャーはSFAを通じて最新の状況を把握し、適切なアドバイスを提供できるため、常に一体感を持った営業活動が行えます。

また、SFAによって各営業担当者の活動が可視化されるため、成績の良い営業担当者のノウハウや行動例なども共有しやすくなります。これにより、全体の営業スキル向上が促進され、組織全体のパフォーマンスが向上するのがSFAの大きなメリットです。

SFAのデメリット

SFAの導入には多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。費用や入力作業の負担、初期設定の手間、運用が適切に行われない場合のリスクなどが懸念されます。そのため事前にデメリットを把握し、適切な対策を立てることで、SFAの効果を最大限に引き出すことが大切です。

SFAの導入においては、月額利用料に加え、初期費用やカスタマイズ費用が必要です。SFAは営業活動を効率化する強力なツールですが、その投資に見合った効果を得るためには、システムを十分に活用することが不可欠です。うまく活用できなければ、SFAが「使われないツール」となり、費用が無駄になりかねません。

このデメリットを回避するためには、導入前に自社の課題を明確にし、必要な機能をしっかりと見極めて最適なシステムを選ぶことが重要です。特に、すべての機能が自社に必要かどうかを判断することが、費用対効果を最大化する鍵です。さらに、無料トライアルを活用して、自社の業務フローに合ったシステムかどうかを事前に確認することで、導入後のギャップを最小限に抑え、スムーズな運用が可能になります。

営業活動に関わるすべての情報をSFAに入力する時間と手間がかかります。例えば1件あたり10分の入力作業が必要だとすると、6件営業するだけで1時間を費やすことになります。特に導入初期は慣れないため、無駄な時間が増える可能性もあるでしょう。

さらに、既存の顧客情報をSFAに移行する際、CSVデータの取り込みがうまくいかない場合、手動で入力する必要が生じることもあります。しかし、一度SFAに情報を整備すれば、その後の運用はスムーズに進めることが可能です。

日報や月報の作成が簡略化され、従来の方法よりも効率的に業務を進められるようになります。入力作業が多い場合は、営業担当者以外のサポートを活用するなどして、効率的に進める工夫が必要です。

SFA導入における注意点

SFAを導入する際には、ただシステムを導入するだけでは効果を十分に発揮できません。現場の理解や他部署との連携、運用方法の定着など、事前に考慮すべきポイントが多くあります。また、入力作業の負担軽減や費用対効果を最大化するための準備も必要です。SFAを効果的に活用するためには、これらの注意点を把握し、適切な対策を講じましょう。

入力項目をできる限り減らすことで、営業担当者の負担が軽減され、システムが定着しやすくなります。入力項目が多すぎると、同じ情報を繰り返し手入力しなければならず、作業が煩雑になるでしょう。特に、顧客情報をすべて手入力する必要があるシステムでは、入力作業に多くの時間と手間がかかり、結果的にSFAが十分に活用できなくなる恐れがあります。

こうしたリスクを回避するためには、操作性が高く、シンプルなインターフェースや顧客情報の自動取り込み機能を備えたシステムを選ぶことが非常に重要です。さらに、自社の業務フローに合わせて入力項目をカスタマイズできるかどうかも、システム選定時に確認しておく必要があります。

導入前に無料トライアルを活用し、担当者が実際の操作感を確認しておくと、現場での定着率を高めることができ、スムーズな運用を実現できます。システムの導入は単なるツールの選定だけでなく、実際の運用を見据えた準備が不可欠です。

現場の負担を軽減するためには、無理のない導入スケジュールを策定し、計画的に進めることが大切です。特に導入初期には、シンプルな機能から始め、徐々に高度な機能を追加していく方法が効果的です。さらに、パイロットプログラムや段階的な導入を行うことで、リスクを最小限に抑えつつ、現場のニーズに合わせた適切な導入が可能となります。

また、トライアルやPOC（概念実証）を活用し、事前にシステムの操作性や運用に関するフィードバックを得ることで、現場の理解と協力を深め、スムーズなシステム導入を実現できるでしょう。現場の意見を取り入れながら進めることが、SFA導入の成功ポイントとなります。

SFAに蓄積された顧客との接触回数や商談内容、提案資料などの情報をチーム全体で共有することで、案件の取りこぼしを防ぎ、売上の最大化を目指せます。

また、各メンバーが持つ成功事例や勝ちパターンを共有すると、営業スキルの標準化が実現し、チーム全体のスキル向上も期待できます。失敗事例も同様に蓄積しておくと、分析することで営業活動の課題が明確になり、改善策を講じることが可能です。

また、他部署との連携によって、営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなど、さまざまな視点からデータを分析することができ、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。こうした全社的なデータ共有と協力が、SFAの効果を最大限に引き出し、より効率的な業務運営に貢献します。

SFAツールを選ぶ際のポイント

SFAツールを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、自社の業務に合ったシステムかどうかを見極めることが大切です。操作のしやすさ、他システムとの連携、カスタマイズの柔軟性、スマホやタブレット対応など、使い勝手や将来の拡張性も考慮して選ぶ必要があります。これらのポイントをしっかり確認することで、SFAを効果的に活用でき、営業活動の効率化と最適化につながるでしょう。

どれほど豊富な機能を備えていても、誰でも使いこなせなければSFAの効果を最大限に発揮することはできません。特に、システムを実際に使用する営業担当者のITスキルには個人差があるため、操作が複雑だとシステムの定着が難しくなってしまいます。

例えば、入力項目が多いシステムでは、入力作業自体が負担となり、正確な顧客情報が反映されないリスクが生じます。このようなリスクを回避するためには、入力項目をできるだけ減らす、選択形式を採用するなど、使いやすさに重点を置いたシステムを選ぶことが重要です。

また、システムの動作が遅いと、使い勝手が悪くなりストレスの原因となるため、動作のスムーズさも確認が必要です。多くのSFAにはデモ版が用意されているので、試用して操作性や画面の見やすさを実際にチェックし、営業担当者にその使いやすさを評価してもらうことが、適切なツール選定の大切なポイントとなります。

外出が多い営業担当者にとって、移動中や外出先でも資料の確認や商談内容の入力ができるかは、業務の効率化と成果向上に直結する大きなポイントです。スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応しているかは、必ず確認しましょう。

マルチデバイス対応のSFAを導入すれば、わざわざオフィスに戻る必要がなく、外出先からリアルタイムで情報を共有できるため、作業の効率が飛躍的に向上します。また、商談の進捗状況をその場で即座に入力できるため、上司やチームメンバーも常に最新の情報を簡単に把握でき、迅速で適切な意思決定をサポートできるでしょう。

さらに、スマホやタブレットで簡単に操作できるインターフェースが備わったSFAであれば、営業担当者の負担も大幅に軽減され、業務の効率化に大きな効果が期待できます。外出先でもスムーズに活用できるシステムかどうかを十分に見極めることが、SFAを効果的に活用するための重要な要素となります。

SFAが他のシステムと連携できることで、既存の業務システムとデータが統合され、幅広いデータ活用が可能になります。

SFAは営業プロセスを効率化する優れたツールですが、見込み顧客の獲得やマーケティングといった営業前段階には、MAなど他のシステムが必要です。そのため、他システムと連携できるSFAを選べば、MAで得た見込み顧客情報をそのままSFAで管理し、スムーズに営業活動へ活用することが可能です。

これにより、営業チームは効率的に活動でき、成約率の向上も期待できます。また、営業活動は受発注業務とも密接に関連しているため、受発注システムと連携可能なSFAを導入すれば、受注から出荷までのプロセスを一貫して管理でき、業務全体の効率化が大幅に向上します。

営業だけでなく会社全体の業務効率が向上し、リソースを最大限に活用することができるでしょう。SFAを導入する際は、将来的な拡張性や他システムとの連携機能が充実しているかを十分に考慮して選ぶことが重要です。

企業の業態やワークフローはそれぞれ異なるため、SFAがそれに合わせて柔軟にカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。特に、ユーザー数の増減や、必要に応じた機能の追加・削除に対応できるSFAであれば、企業の成長や業務の変化に伴い、システムを最適に運用し続けることが可能になります。

カスタマイズの幅を確認するには、製品を実際に試用し、現場での使用感を確かめながら、気になる点や不便な部分を見つけて、ベンダーに具体的に相談するのが効果的です。試用期間中に生じた不便さや改善が必要なポイントをリストアップし、それらがカスタマイズで解決できるかどうか、詳細に確認することが重要です。

ユーザー数や機能の調整が容易に行えるSFAであれば、システムは長期にわたって効果的に運用されるだけでなく、企業の成長やニーズに対応した形で柔軟に活用できます。

シェア率の高いSFAツール

シェア率の高いSFAツールは、営業活動の効率化や顧客管理において大きな役割を果たしています。多くの企業が導入しているSFAツールは、それぞれの特徴や機能に優れ、企業のニーズに応じて柔軟に対応することが可能です。ここでは、特に高いシェアを持つ代表的なSFAツールを紹介し、その特長や利便性について解説します。

Salesforce（セールスフォース）は、CRMおよびSFAの機能を併せ持つプラットフォームです。営業支援（SFA）や顧客関係管理（CRM）を中心に営業やマーケティング、顧客サービス、分析など、幅広い業務に対応する多彩な機能を提供している点が特徴です。そのため、世界15万社以上の導入実績を持ち、日本国内でも多くの企業に利用されています。

Salesforceの最大の魅力は、企業のニーズに合わせて必要な機能を柔軟に選択できる点にあります。これにより、コストを抑えながらも業務効率化を図ることが可能で、企業の成長に応じてシステムを拡張できる柔軟性も備えています、導入の手間を大幅に軽減できるため、特に多くの中小企業でも手軽に導入が可能です。

Salesforceはクラウドベースのサービスであるため、顧客情報や商談データをクラウド上で安全かつ効率的に管理でき、ハードウェアの調達やソフトウェアの購入といった初期投資が不要です。

さらに、MAツールのAccount Engagement（旧Pardot）を組み合わせると、インサイドセールスやマーケティング活動のサポートも行えます。このツールを活用すると、見込み顧客を特定し、Webサイトの問い合わせや展示会で得た顧客に、興味度に応じたパーソナライズされたマーケティング活動が可能です。

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務システムや効率化アプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。その操作性は、表計算ソフトよりも直感的で扱いやすく、さらに専門的なシステムと比べても柔軟性が高く、導入コストが低いため、迅速な業務改善が可能です。

これらの特長から、すでに30,000社以上の企業で導入されており、特にIT部門以外の担当者にも広く支持されています。実際、導入されたシステムの93％は非IT部門です。営業向けアプリでは、案件管理、問い合わせ管理、顧客リストなどが挙げられます。なお、サンプルアプリを活用すれば、アプリを一から作る手間を省けます。

さらに、kintoneは200種類以上の外部サービスと連携できます。API連携やJavaScript、さらに多彩なプラグインを活用することで、システムの拡張性が大幅に広がり、より幅広い業務の効率化を実現できます。

HubSpotは、2006年にアメリカで開発されたインバウンドマーケティングプラットフォームです。無料で利用できるCRMの他に、マーケティング、セールス、カスタマーサービスを支援する多機能なツールを提供しています。そのため、現在世界135ヶ国以上で約200,000社が導入しており、中小企業からスタートアップ、大企業まで幅広い企業に利用されています。

HubSpotの最大の魅力は、コストを抑えながらも、豊富な機能を提供している点です。無料版で十分に使いこなした後、必要に応じてSFA（営業支援）やMA（マーケティングオートメーション）などの有料機能を追加できるため、段階的にシステムを強化することが可能です。導入も比較的容易であるため、特にリソースが限られている中小企業やスタートアップにとっては非常に有用なツールとなります。

一方で、顧客情報の重複を統合する機能が欠けているなど、いくつかの制約も存在しています。また、英語表記が多いため、日本の企業にとっては一部で使い勝手に課題が残る可能性があります。しかし、これらの課題はあるものの、その豊富な機能と柔軟な拡張性から、多くの企業が活用しているツールです。

まとめ

SFAは営業活動の効率化と最適化するためのツールですが、効果を十分に発揮するには正しい理解と活用が重要です。そしてCRMやMAとの違いを把握し、自社に最適なシステムを選ぶことが成功のポイントになります。導入時には、操作性や他システムとの連携機能を確認して、現場にしっかり定着させることが重要です。SFAを活用することで、営業活動の効率が大きく向上し、成果をさらに高められるでしょう。

SFAを活用した営業基盤の構築をお考えでしたら、DYMへご相談ください。営業支援に最適な人材をご提案します。

DYMの「顧問紹介・派遣サービスのエグゼパート」サービスページはこちら