採用工数の重要性｜採用単価やコスト削減のポイントを解説

採用工数とは、企業が人材を採用する際にかかる労力や時間のことを指します。近年、採用競争の激化や採用活動の長期化・通年化が進んでおり、効率的な採用プロセスの実施が求められています。さらに、コロナ禍により採用市場にも大きな変化があり、採用工数の削減が重要な課題となっています。

この記事では、採用工数の重要性とその削減ポイントについて詳しく解説します。採用プロセスの見直しや基準の明確化、オンライン選考の導入など、具体的な改善方法を紹介します。

採用工数とは

採用工数とは、企業が人材を採用するために要する総作業時間や仕事量のことを指します。具体的には、採用計画の立案から始まり、求人広告の作成、応募者の管理、面接の実施、内定者フォローまで、採用に関わるあらゆる業務プロセスが含まれます。

採用工数は目に見えにくいコストですが、企業の人的資源や時間的資源を大きく消費します。たとえば、求人広告にコストをかけていなくても、採用担当者が原稿作成や応募者対応に時間を費やしているため、実質的なコストが発生しています。

近年、採用市場の変化や採用手法の多様化により、採用工数は増加傾向にあります。特に、売り手市場の継続や採用活動の長期化・通年化により、採用担当者の業務負担は大きくなっています。また、オンライン採用の普及により、従来とは異なる形での工数が生じています。

採用工数を適切に管理することは、採用効率の向上だけでなく、採用コストの削減や質の高い人材の確保にもつながります。そのため、自社の採用プロセスを可視化し、各工程にかかる時間や労力を把握することが重要です。その上で、不要な工程の削減や効率化を図ることで、より効果的な採用活動を実現できます。

採用工数の削減が求められる背景には、他社との採用競争の激化や、採用コストの削減、働き方改革による長時間労働の是正などがあります。これらの課題に対応するため、多くの企業が採用工数の最適化に取り組んでいます。

なぜ採用工数の改善が必要なのか

採用工数の改善は、現代の企業にとって大きな課題となっています。その背景には、採用市場の大きな変化や企業を取り巻く環境の変化があります。

以下では、採用工数の改善が必要とされる主な理由について解説します。

近年、日本の労働市場は大きな変化を遂げており、少子高齢化に伴う労働人口の減少で慢性的な人材不足が続いています。この状況下で、優秀な人材を確保するための企業間競争は一層激しさを増しています。

帝国データバンクの調査によると、正社員が不足していると回答した企業は過半数を超えています。このような人材獲得競争の激化により、企業は採用活動により多くのリソースを投入せざるを得なくなっています。

こうした状況においては、採用工数を効率化することで、他社よりも迅速かつ効果的な採用活動が可能となります。さらに、応募者への対応スピードを上げることで、優秀な人材を他社に奪われるリスクを低減することもできるでしょう。さらに、採用担当者の負担を軽減することで、より質の高い採用活動を実現することが可能になります。

さらに、採用工数の改善は、働き方改革の観点からも重要です。長時間労働の是正が求められる中、採用担当者の業務負担を適切に管理することは企業の責務となっています。効率的な採用プロセスを構築することで、採用担当者のワークライフバランスの向上にもつながります。

このように、採用競争の激化に対応し、優秀な人材を確保するためには、採用工数の改善が不可欠となっています。効率的な採用活動を実現することで、企業の競争力向上につながるのです。

参考：人手不足に対する企業の動向調査（2024 年7月）｜帝国データバンク

採用活動の長期化・通年化は、企業の採用工数に大きな影響を与えています。従来の新卒採用では、特定の時期に集中して活動を行うことが一般的でしたが、近年ではその様相が大きく変化しています。

HR総研の調査によると、すでに通年採用を実施している企業は15％、将来的に実施を検討している企業は39％に上ります。この傾向は、企業が優秀な人材を確保するために、より柔軟な採用戦略を取り入れていることを示しています。

採用活動の長期化・通年化には、いくつかの要因があります。まず、人材獲得競争の激化により、企業はより早期から採用活動を開始する傾向にあります。新卒採用では、大学3年生の夏からインターンシップを実施し、そこから継続的に採用活動を行うケースが増えています。

また、中途採用においても、事業構造や組織体制の変化に対応するため、通年で人材を募集する企業が増加しています。さらに、「少子化により、新卒採用だけでは若手人材の確保が困難」という理由から、中途採用に注力する企業も見られます。

このような状況下で、採用担当者は常に繁忙期が続くような状態に置かれています。採用活動が長期化・通年化することで、採用工数は必然的に増加し、担当者の負担も大きくなります。

そのため、採用工数の削減と採用活動全体の効率化が急務となっています。例えば、AIやデジタルツールを活用した応募者管理、オンライン面接の導入、採用プロセスの簡素化などが効果的な対策として挙げられます。

採用活動の長期化・通年化に対応しつつ、効率的な採用を実現するためには、採用工数の最適化が不可欠です。これにより、採用担当者の負担を軽減しながら、質の高い人材の確保を実現することができるのです。

採用コストの削減は、多くの企業にとって重要な経営課題の一つとなっています。採用コストは、単に求人広告費や人材紹介料だけでなく、採用活動に関わるさまざまな要素を含む総合的な支出を指します。採用工数の改善は、このコスト削減に直接的に寄与する重要な要素です。

採用コストは主に「内部コスト」と「外部コスト」に分類されます。これらのコストを適切に管理し、削減することが、効率的な採用活動につながります。以下、それぞれのコストについて詳しく見ていきましょう。

内部コストは、企業内部で発生する採用関連の費用を指します。主に人件費が大きな割合を占めており、採用活動に関わる社員の労働時間がそのまま内部コストとなります。

具体的には、採用担当者や面接官の人件費、求人広告の作成や応募者対応にかかる時間的コスト、内定者フォローに関する費用などが含まれます。また、社内での採用イベントの実施や、内定者との懇親会費用なども内部コストとして計上されます。

さらに、遠方からの応募者に対する面接時の交通費や宿泊費の支給、内定式の開催費用なども内部コストに含まれます。これらのコストは、採用計画の立案時から入社までの全過程で発生する社内の費用を網羅しています。

内部コストの削減には、採用プロセスの効率化が不可欠です。例えば、AIを活用した応募者スクリーニングシステムの導入や、オンライン面接の活用により、採用担当者の工数を大幅に削減することができます。また、内定者フォローにおいてもデジタルツールを活用することで、効率的かつ効果的なコミュニケーションが可能となります。

このように、内部コストの削減は採用工数の改善と密接に関連しています。採用活動の各段階で発生する工数を見直し、最適化することで、人件費を中心とした内部コストを効果的に削減することができるのです。

外部コストは、採用活動において外部に支払う費用のことを指します。一般的に、外部コストは内部コストよりも金額が大きくなる傾向があります。主な外部コストには以下のようなものがあります。

まず、求人広告の掲載費用が挙げられます。新卒採用では「リクナビ」や「マイナビ」などの大手就職サイト、中途採用では「Indeed」や「doda」などの転職サイトへの掲載費用が該当します。これらの費用は、掲載期間や掲載位置によって大きく変動します。

次に、人材紹介会社への紹介料があります。成功報酬型のビジネスモデルが一般的で、採用が決まった場合に年収の一定割合（通常20〜35％程度）を支払います。ハイクラス人材や専門職の採用では、この費用が高額になることもあります。

また、採用サイトやパンフレットの制作費、会社説明会や面接を社外の会場で行う際の会場費なども外部コストに含まれます。さらに、合同企業説明会やオンライン説明会への参加費用も考慮する必要があります。

外部コストの削減には、費用対効果の高い採用チャネルの選択が重要です。例えば、自社の採用サイトの充実やSNSを活用した採用活動により、広告費を抑えることができます。また、オンライン説明会の活用で会場費を削減したり、AIを活用した選考システムの導入で人材紹介会社への依存度を下げたりすることも効果的です。

外部コストの最適化は、採用工数の改善と表裏一体の関係にあります。効率的な採用プロセスを構築することで、外部サービスへの依存度を下げ、コストを抑制しつつ、質の高い採用活動を実現することが可能となるのです。

新型コロナウイルスの感染拡大は、採用市場に大きな変革をもたらしました。この変化は採用工数に直接的な影響を与え、多くの企業が採用戦略の見直しを迫られることとなりました。

最も顕著な変化は、採用活動のオンライン化です。株式会社ディスコの調査によると、2022年卒の採用活動においてWEB面接を導入している企業は81.0％、WEBセミナーを実施している企業は86.5％に達しています。これは前年比でそれぞれポイントが増加しており、オンライン採用の急速な普及を示しています。

オンライン化により、従来のような対面での合同企業説明会やセミナーが減少しました。これにより、特に知名度の低い企業にとっては、学生や求職者に自社を「認知」してもらう機会が減少するという課題が生まれています。

この課題に対応するため、企業は新たな採用工数を割く必要が生じました。例えば、オンラインでの効果的なプレゼンテーション方法の習得、バーチャル会社見学の実施、オンライン上での企業文化の伝達方法の開発などです。また、SNSやWebメディアを活用した情報発信にも、より多くのリソースを割くようになっています。

さらに、オンライン面接の導入により、従来とは異なる評価スキルが求められるようになりました。対面でのコミュニケーションとは異なる、オンライン特有の評価方法や面接技術の習得が必要となり、これも新たな採用工数として。加わっています。

一方で、オンライン化によって地理的制約が緩和され、より広範囲からの人材獲得が可能となりました。これは採用の可能性を広げる反面、応募者の増加による選考工数の増加にもつながっています。

このように、コロナ禍による採用市場の変化は、企業に新たな採用工数の投入を要求すると同時に、従来の採用工数の見直しも迫っています。効率的かつ効果的な採用活動を実現するためには、これらの変化に適応した採用工数の最適化が不可欠となっているのです。

参考：2022年卒採用 内定動向調査／2023年卒採用計画｜株式会社ディスコ

採用工数の削減ポイント

採用工数を効果的に削減するためには、採用プロセス全体を見直し、効率化を図る必要があります。以下では、採用工数削減のための具体的なポイントを紹介します。

これらの方法を適切に組み合わせることで、採用活動の質を維持しながら、工数とコストの削減を実現することができます。

採用工数を削減するためには、まず現在の採用プロセスを詳細に分析し、改善点を見出すことが重要です。この過程で特に注目すべきは、製造業で用いられる「歩留まり」の概念を採用活動に応用することです。

採用における歩留まりとは、内定者数に対する実際の入社人数の割合を指します。この数値が低い場合、採用プロセスに何らかの問題がある可能性が高いと言えます。例えば、内定後の連絡が遅い、面接回数が多すぎて内定までに時間がかかりすぎているなどの原因が考えられます。

歩留まりを改善するためには、各採用ステップの効果を検証し、必要に応じて見直しを行うことが重要です。例えば、複数回の面接を実施している場合、それぞれの面接の目的を明確にし、重複する内容がないか確認します。また、内定から入社までの期間が長い場合は、内定者フォローの頻度や内容を見直すことで、内定辞退を防ぐことができます。

さらに、採用プロセスの各段階でのボトルネックを特定し、解消することも重要です。例えば、書類選考に時間がかかっている場合は、選考基準の明確化やAIを活用した一次スクリーニングの導入を検討することができます。

また、応募者の体験（Candidate Experience）にも注目する必要があります。応募プロセスが複雑すぎたり、レスポンスが遅かったりすると、優秀な人材を逃す可能性があります。応募のしやすさや情報提供の適切さなど、応募者目線でプロセスを見直すことも重要です。
このように、採用プロセスを継続的に分析し、改善することで、採用工数の削減と同時に、より効果的な人材獲得が可能となります。定期的なプロセスの見直しを通じて、自社の採用活動を最適化していくことが求められます。

採用基準の明確化は、採用工数の削減において非常に重要な要素です。明確な採用基準がない場合、面接官や採用担当者の個人的な判断に頼ることになり、評価にばらつきが生じる可能性があります。また、経営層と採用担当者の間で採用基準の認識にずれが生じることもあります。このような状況は、採用工数の増加だけでなく、入社後のミスマッチにもつながる重大な問題です。

採用基準を明確にすることで、面接官間で共有すべき評価項目をフォーマット化し、認識を統一することができます。具体的には、面接時に使用するチェックシートや質問プロセスをしっかりとフォーマット化することが効果的です。これにより、どの面接官が担当しても同等の力量で面接を行うことができ、採用の質を維持しながら効率を上げることが可能となります。

さらに、明確な採用基準は、応募者のスクリーニングプロセスも効率化します。書類選考の段階から、求める人材像に合致しているかどうかを迅速に判断することができ、不要な面接を減らすことができます。これは、採用担当者の時間を節約するだけでなく、応募者にとっても無駄な時間を省くことになり、双方にとって有益です。

また、採用基準の明確化は、内部のコミュニケーションも円滑にします。人事部門と現場部門の間で、求める人材像について共通の理解を持つことができ、採用のミスマッチを減らすことができます。これは長期的に見て、離職率の低下にもつながる重要な要素です。

採用基準を定期的に見直し、更新することも重要です。企業の成長や事業環境の変化に応じて、求める人材像も変化する可能性があります。そのため、定期的に採用基準を検証し、必要に応じて更新することで、常に最適な人材を効率的に採用することができます。

このように、採用基準の明確化は、採用工数の削減だけでなく、採用の質の向上、内部コミュニケーションの改善、長期的な人材定着にも寄与する重要な施策と言えます。

連絡業務の自動化は、採用工数を大幅に削減する効果的な方法の一つです。特に応募者とのコミュニケーションにおいて、多くの時間と労力が費やされているのが現状です。この業務を自動化することで、採用担当者の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を割くことが可能となります。

応募者への対応が遅れると、自社への関心が薄れ、優秀な人材が他社に流れてしまう可能性があります。この問題を解決するためには、できるだけ迅速な対応が求められます。しかし、個々の応募者に手作業で対応していては、時間がかかりすぎてしまいます。

そこで有効なのが、メールソフトなどを使った自動返信機能の活用です。この機能を使うことで、応募者は自分の応募が受け付けられたことをすぐに知ることができ、安心感を得られます。同時に、採用担当者の手入力によるミスや誤送信のリスクも軽減できます。

自動返信機能は、単純な受付確認だけでなく、次のステップの案内や必要書類の提出依頼など、ある程度カスタマイズした内容を送ることも可能です。これにより、応募者に対してタイムリーで適切な情報提供ができ、応募プロセスの円滑化にもつながります。

さらに進んだ自動化としては、チャットボットの導入も効果的です。よくある質問に対して自動で回答することで、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。同時に、24時間対応が可能となるため、応募者の利便性も向上します。

また、面接日程の調整なども、オンラインカレンダーと連動したシステムを導入することで、大幅な効率化が図れます。応募者が希望する日時を直接選択できるようにすることで、双方の手間を省くことができます。

ただし、自動化を進める際には、人による対応とのバランスを取ることが重要です。完全に機械的な対応では、応募者に対して企業の印象を損ねる可能性があります。そのため、重要なポイントや個別の対応が必要な場面では、人間が直接コミュニケーションを取るなど、適切な使い分けが求められます。

このように、連絡業務の自動化は採用工数の削減に大きく寄与し、同時に応募者体験の向上にもつながる重要な施策と言えます。

オンライン選考の導入は、採用工数を大幅に削減しつつ、効果的な採用活動を実現する強力な手段です。特に新型コロナウイルスの影響により、オンライン選考の重要性は急速に高まっており、多くの企業が積極的に導入を進めています。

オンライン選考を取り入れることで得られるメリットは多岐にわたります。まず、会場の設営や移動にかかる時間と費用を大幅に削減できます。できることです。従来の対面式の選考では、会場の予約や設営、候補者の移動など、多くの付随的な作業が発生していましたが、オンラインではこれらがすべて不要となります。

また、資料の配布もデータでの共有が可能となり、共有できるため、印刷や配布にかかる手間とコストを削減できます。することが可能です。さらに、遠方に住む人材や多忙な人材へのアプローチがしやすくなり、より幅広い候補者プールにアクセスできるようになります。なるでしょう。

オンライン選考の導入に当たっては、Web面接ツールの活用が欠かせません。これらのツールには、評価シートなどの機能も含まれており、面接官の評価や社内での情報共有も容易になります。また、一般的な会議用ツールとは異なり、ワンクリックで面接を開始できるなど、応募者の手間を最小限に抑える工夫が施されているものがほとんどです。

ただし、オンライン選考にはデメリットもあります。例えば、対面でのコミュニケーションに比べて、雰囲気や熱意などの定性的な評価を正確に行うのが難しいという点が挙げられます。また、技術的なトラブルが発生するリスクもあります。

そのため、多くの企業では、採用面接の一部をオンライン化し、最終面接は直接対面で行うといったハイブリッドなアプローチを採用しています。これにより、オンライン選考のメリットを活かしつつ、対面での評価も行うことが可能です。

オンライン選考の導入により、採用担当者は本来最も注力すべき業務、例えば候補者の質的な評価や、採用戦略の立案などに、より多くの時間を割くことができるようになります。これは単なる工数の削減だけでなく、採用活動全体の質の向上にもつながる重要な変革と言えるでしょう。

採用活動のアウトソーシングは、採用工数を大幅に削減し、効率的な採用プロセスを実現するための有効な手段です。特に、採用の専門知識や経験が不足している企業や、採用担当者のリソースが限られている企業にとって、大きなメリットがあります。

採用代行サービスを利用することで、母集団形成から会社説明会、面接や選考まで、多くの労力を要する業務を外部の専門家に任せることができます。これにより、自社の負担を大きく減らすことができ、採用担当者は他の重要な業務に集中することが可能となります。

アウトソーシングのメリットは工数の削減だけではありません。採用の専門家が関わることで、より高度で質の高い採用が可能になります。彼らの豊富な経験と知識を活用することで、効果的な採用戦略の立案や、適切な選考プロセスの設計が可能となります。

さらに、アウトソーシングを活用することで、採用活動の柔軟性も向上します。繁忙期には外部リソースを活用し、閑散期には内部リソースで対応するなど、需要に応じて柔軟に対応することができます。これにより、採用コストの最適化も図れます。

また、アウトソーシングによって時間に余裕が生まれれば、内定者のフォローにより多くの時間を割くことができます。これは結果的に、内定承諾率の向上や、入社後のミスマッチ防止にもつながる重要な取り組みです。

ただし、アウトソーシングを検討する際は、自社の採用方針や企業文化を十分に理解してもらうことが重要です。また、すべての採用プロセスをアウトソーシングするのではなく、自社の強みを活かせる部分は内製化し、外部リソースと適切に組み合わせることが効果的です。

例えば、初期スクリーニングや書類選考はアウトソーシングし、最終面接は自社で行うといった方法が考えられます。これにより、採用工数を削減しつつ、自社の価値観に合った人材を確実に選抜することができます。

このように、採用活動のアウトソーシングは、採用工数の削減と採用の質の向上を同時に実現する有効な手段です。自社の状況や目的に応じて、適切にアウトソーシングを活用することで、効率的かつ効果的な採用活動を実現することができるでしょう。

採用管理システムの導入は、採用工数を大幅に削減し、効率的な採用プロセスを実現するための強力なツールです。特に応募者数が多い場合、情報管理や進捗管理に多くの時間を要しますが、採用管理システムを活用することでこれらの業務を大幅に効率化できます。

採用管理システムの主な機能には、応募者情報の一元管理、選考プロセスの進捗管理、面接スケジュールの調整、評価情報の記録と共有などがあります。これらの機能を活用することで、採用担当者は必要な情報にいつでもアクセスでき、迅速な意思決定や対応が可能となります。

例えば、応募者の情報を一元管理することで、書類選考や面接の結果をリアルタイムで更新し、関係者間で共有することができます。これにより、情報の伝達ミスや重複作業を防ぎ、スムーズな選考プロセスを実現できます。

また、多くの採用管理システムには、応募者とのコミュニケーション機能が組み込まれています。自動メール送信機能を活用することで、応募受付の確認や選考結果の通知など、定型的なコミュニケーションを効率的に行うことができます。これにより、採用担当者の作業負担を軽減しつつ、応募者への迅速な対応が可能となります。

さらに、採用管理システムの多くは、分析機能を備えています。採用チャネルごとの応募者数や合格率、選考にかかる平均時間などのデータを簡単に抽出・分析できるため、採用活動の効果測定や改善点の特定が容易になります。これらのデータを基に、より効果的な採用戦略を立案することが可能です。

また、一部の採用管理システムでは、自社採用HPの作成機能も提供しています。これにより、採用情報の発信から応募者管理まで、一貫したプロセスを構築することができます。自社の魅力を効果的に伝え、応募者とのミスマッチを防ぐことにもつながります。
ただし、採用管理システムの導入に当たっては、自社の採用プロセスに適したシステムを選択することが重要です。機能が多すぎて使いこなせないシステムや、逆に必要な機能が不足しているシステムでは、十分な効果が得られません。導入前に自社の採用プロセスを十分に分析し、必要な機能を明確にした上で、適切なシステムを選択することが成功の鍵となります。

採用工数を抑えるために利用したいサービス

採用工数を効果的に削減し、効率的な採用活動を実現するためには、さまざまな専門サービスやツールの活用が不可欠です。

以下では、採用工数の削減に特に有効なサービスやツールを紹介します。これらを適切に組み合わせることで、採用担当者の負担を軽減しつつ、質の高い採用活動を展開することが可能となります。

採用代行サービスは、採用工数を大幅に削減する効果的な方法の一つです。このサービスを利用することで、採用活動に関する業務の一部または全体を外部の専門家に委託することができます。採用代行サービスの対象範囲は広く、応募受付から面接の日程調整、求人媒体の運用・管理など、煩雑な業務を外部に任せることが可能です。

採用活動には、必ずしも自社の社員でなくても対応可能な業務が多く存在します。これらの業務を外部に委託することで、採用担当者は採用計画の立案や選考基準の決定など、より戦略的な業務に集中できるようになります。さらに、採用のプロフェッショナルが関わることで、採用活動の質の向上も期待できます。

HR Techは、人工知能（AI）やクラウドサービスなどの最新技術を活用して、採用業務を効率化するサービスです。例えば、AIを活用した応募者への自動対応システムを導入することで、膨大なメール返信作業を瞬時に処理することができます。また、対応過程で集めたデータを分析し、採用判断の材料として活用することも可能です。

さらに、自社の社員データをベースに、主観を排除した的確な合否判定や適切な人材配置を行うツールも存在します。中には、採用だけでなく入社後の勤怠管理や給与計算まで一貫して管理できるシステムもあります。HR Techを活用することで、機械的な作業を自動化し、面接など人間にしかできない業務により多くのリソースを割くことが可能となります。

採用管理ツールは、応募から採用までの流れを一元管理できるシステムです。求人票の作成、応募者の履歴書や情報の管理、面接の評価や進捗の管理、内定の通知やフォローなど、多岐にわたる機能を提供します。これらのツールを活用することで、選考の進捗状況を可視化し、応募者情報の共有や迅速な対応が可能となります。

また、採用管理ツールは業務の効率化だけでなく、人的ミスの防止にも貢献します。データの一元管理により、情報の漏洩や誤送信のリスクを軽減し、より安全で確実な採用活動を実現できます。さらに、データの分析機能を活用することで、採用活動の効果測定や改善点の特定も容易になります。

エージェントコントロールは、企業の採用担当者に代わって転職エージェントとのコミュニケーションを代行するサービスです。このサービスを利用することで、企業と転職エージェント間のやり取りがスムーズになり、結果として採用工数の削減につながります。

具体的には、転職エージェントから紹介された求職者の確認、自社の求人に合った転職エージェントとの面談設定、転職エージェントとの打ち合わせや情報の精査、自社の求人内容の確認、選考プロセスごとの進捗管理などを代行します。
これにより、転職エージェントとの認識のずれを解消し、より効率的な採用活動が可能となります。また、プロの視点で求人票についてのアドバイスを得られるなど、さまざまなメリットがあります。

まとめ

採用工数は、企業の人材採用活動において非常に重要な要素です。効率的な採用活動を行うためには、採用工数を最適化し、無駄なコストを削減することが求められます。この記事では、採用単価やコスト削減のポイントを解説し、効果的な採用活動を実現するための方法を紹介しました。採用活動においては、採用工数を見直すことで、採用単価の削減や人材の質の向上が期待できます。

特に、DYMが提供する「rakusai」は、HRテックを活用して採用工数を削減し、効率的な人材採用をサポートします。採用活動に課題を感じている企業の方は、ぜひDYMのサービスを活用して、採用業務の効率化とコスト削減を実現してください。

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