OJTとは？意味やOFF-JTとの違い、研修のやり方を解説

「OJT」という言葉は耳にするけれど、実際にどのような研修方法か、具体的にイメージできない方もいるのではないでしょうか？OJTとは、On-the-Job Trainingの略で、実際の業務を通して必要な知識やスキルを身につける研修方法です。新人教育のイメージが強いですが、近年では、中堅社員や管理職へとステップアップを目指す社員の育成にも活用されています。

本記事では、OJTの意味や目的、OFF-JTとの違いに加え、OJT研修の具体的な進め方や成功させるためのコツまでご紹介します。   

OJTとは？理解して成功に導く方法とは？

OJTとは、On the Job Trainingの略称で、実際の職場で日常業務を通じて行う教育訓練のことです。新入社員や若手社員が、上司や先輩社員から直接指導を受けながら、実践的な知識やスキルを身につけていく方法です。

OJTの特徴は、実務に即した教育ができること、個々の社員の状況に応じた柔軟な指導が可能なこと、そして社内のコミュニケーションを活性化できることにあります。OJTを成功させるには、計画的な実施と適切なフィードバックが重要です。

OJTは、On the Job Trainingの頭文字を取った略称です。直訳すると「仕事上での訓練」となります。具体的には、実際の職場で日常の業務を遂行しながら、必要な知識やスキル、技能を習得していく教育方法を指します。

OJTでは、上司や先輩社員が指導者となり、新入社員や若手社員に対して、実践的な指導を行います。この方法は、理論だけでなく実務に即した教育ができるため、即戦力の育成に効果的だと考えられています。

OJTの主な目的は、以下の3つです。

OJTを通じて、新人は実践的なスキルを身につけ、早期に戦力となることができます。また、上司や先輩との密なコミュニケーションにより、職場への適応がスムーズになります。さらに、指導する側も教えることで自身の知識を整理し、コミュニケーション能力を向上させることができます。

OJTの重要性は、以下の点にあります。

これらの特徴により、OJTは多くの企業で重要な人材育成手法として採用されています。

OJTとOFF-JTの違いとは？

OJTとOFF-JTは、どちらも社員教育の手法ですが、その実施方法や特徴に大きな違いがあります。

OJTは職場内で実際の業務を通じて行われるのに対し、OFF-JTは職場を離れて行われる研修です。OJTは個別指導が中心で、実践的なスキルの習得に適していますが、OFF-JTは集合研修形式で、体系的な知識の習得に向いています。また、OJTは日常業務の中で行われるため低コストですが、OFF-JTは外部講師や会場費などのコストがかかります。

両者にはそれぞれ長所短所があり、効果的な人材育成には両方をうまく組み合わせることが重要です。

OJTを導入するメリット・デメリットとは？

OJTを導入することには、様々なメリットとデメリットがあります。企業や組織がOJTを効果的に活用するためには、これらを十分に理解し、適切に対応することが重要です。

OJTを導入することで、企業や組織には以下のようなメリットがあります。これらのメリットを最大限に活かすことで、効果的な人材育成が可能となります。

OJTの最大のメリットは、即戦力の育成が可能な点です。実際の業務を通じて学ぶため、理論と実践を同時に身につけることができます。

例えば、営業職であれば、実際の顧客対応を通じてコミュニケーションスキルや商品知識を習得できます。また、製造業では、実際の生産ラインで作業することで、品質管理や安全対策を体得できます。

このように、OJTでは現場で必要なスキルを直接習得できるため、短期間で戦力化が可能となります。

OJTは、通常の業務の中で行われるため、外部研修などに比べてコストを抑えることができます。

専門の講師を雇ったり、研修会場を確保したりする必要がないため、特別な予算を組む必要がありません。また、業務時間内に行われるため、研修のための時間外労働も発生しません。さらに、社内のリソースを活用するため、企業の実情に合った効率的な教育が可能です。

このように、OJTは費用対効果の高い人材育成方法といえます。

OJTでは、上司や先輩社員と新入社員が密接にコミュニケーションを取りながら業務を進めるため、職場の人間関係が円滑になります。

例えば、日々の業務の中で、分からないことを気軽に質問できる雰囲気が生まれたり、先輩社員が新人の成長を実感することで、チーム全体の一体感が高まったりします。また、世代を超えた交流により、組織の文化や価値観の伝承にも役立ちます。

このように、OJTはコミュニケーションを通じて、職場の活性化や組織力の向上にも寄与します。

OJTは、指導を受ける側だけでなく、指導する側にもメリットがあります。他人に教えることで、自分の知識やスキルを整理し、深める機会となるのです。

例えば、業務の手順を説明する際に、なぜそのようにするのかを改めて考えることで、業務の本質的な理解が深まります。また、指導力やコミュニケーション能力も向上します。さらに、後輩の成長を実感することで、自身のモチベーション向上にもつながります。

このように、OJTは組織全体のスキルアップと活性化に寄与します。

OJTを導入する際には、そのデメリットや課題も理解しておく必要があります。これらを認識し、適切に対処することで、より効果的なOJTの実施が可能となります。

OJT導入の際には、いくつかの課題があります。

まず、指導の質にばらつきが生じる可能性があります。指導者の能力や経験によって、教育の内容や方法に差が出てしまう可能性があるのです。例えば、ある部署では丁寧な指導が行われる一方で、別の部署では十分な指導が行われないといった状況が生じかねません。

また、体系的な知識の習得が難しい場合もあります。実務に即した教育が中心となるため、理論的な背景や幅広い知識の習得には不向きな面があります。さらに、指導者の負担増加や、業務効率の一時的な低下といった問題も考えられます。

OJTでは、指導者の業務負担が増加することが大きな課題となります。

通常の業務に加えて指導の時間を確保する必要があるため、指導者の労働時間が増加したり、本来の業務に支障が出たりする可能性があります。例えば、営業部門で新人を指導する場合、顧客訪問の時間が減少し、売上に影響が出る可能性があります。

また、製造ラインでは、新人の指導に時間を取られることで、生産性が一時的に低下する可能性もあります。このような負担増加は、指導者のストレスや疲労につながり、モチベーションの低下を招く恐れもあります。

OJTの成果は、研修生の個人差や状況によって大きく変動する可能性があります。例えば、同じ指導を受けても、理解力や適性の違いによって習得のスピードに差が出ることがあります。

また、研修生の性格や学習スタイルと、指導者の教え方が合わない場合もあります。さらに、業務の繁忙期に OJT を行うと、十分な指導時間が確保できず、効果が薄くなる可能性もあります。

このように、OJTは個別性が高いため、均一な教育効果を得ることが難しい場合があります。これらの要因により、同じ期間 OJT を受けても、研修生間で成果に大きな差が生じる可能性があります。

OJT教育研修のやり方・進め方とは？

OJT教育研修は、業務の現場で実践的に行われる効果的な人材育成手法です。

基本的な流れとしては、まず目標設定を行い、育成担当者を選出します。次に、具体的な実施手段や目標達成の目安を検討し、計画書を作成します。実施段階では、「Show（やって見せる）」「Tell（教える）」「Do（やらせてみる）」「Check（振り返り評価する）」の4ステップを意識しながら進めていきます。

最後に、OJTの内容を評価し、フィードバックを行います。この一連のプロセスを通じて、新人社員は実務に即した知識やスキルを効率的に習得できるのです。

OJTの目標設定は、育成対象者の現状と求められる姿のギャップを明確にすることから始まります。

まず、業務遂行に必要な具体的なスキルや知識を洗い出し、優先順位をつけます。次に、育成対象者の強みや弱みを分析し、伸ばすべき点や克服すべき課題を特定します。これらを踏まえて、具体的かつ測定可能な目標を設定します。例えば、「3ヶ月後に顧客対応を1人で行えるようになる」といった形です。目標は育成対象者と共有し、納得感を得ることが重要です。

また、短期・中期・長期の目標をバランスよく設定し、段階的な成長を促すことが効果的です。

OJTの育成担当者選出は、効果的な人材育成の要となります。

まず、対象となる業務に精通し、高い実務能力を持つ社員を候補とします。しかし、スキルだけでなく、教える能力や熱意も重要です。コミュニケーション能力が高く、忍耐強く指導できる人物が適任でしょう。また、育成対象者との相性も考慮すべきです。年齢や経験が近い先輩社員を選ぶことで、より親近感のある指導が期待できます。

さらに、育成担当者自身の成長機会としても捉え、将来のリーダー候補を積極的に起用することも有効です。選出後は、育成担当者に対する研修も行い、指導スキルの向上を図ることが大切です。

具体的な実施手段と目標達成の目安を検討する際は、まず設定した目標を細分化します。例えば、「顧客対応ができるようになる」という目標であれば、「電話応対」「クレーム対応」「商品説明」などの要素に分解します。

細分化した後は、各要素についてどのような手段で指導するか、どの程度できればOKとするかを明確にします。実施手段としては、ロールプレイング、シャドーイング、実際の業務への段階的な参加などが考えられます。

目標達成の目安は、数値化できるものは数値で設定し、そうでないものは具体的な行動レベルで記述します。例えば、「クレーム対応5件を上司の助言なしで完了する」といった具合です。これらの検討結果は、育成担当者と育成対象者の双方で共有し、必要に応じて調整を行います。

OJTの計画書作成は、効果的な人材育成の道筋を示す重要なステップです。まず、設定した目標と実施手段、達成目安をベースに、具体的なスケジュールを組み立てます。週単位や月単位で、どのスキルをどのように習得していくかを明記します。

計画書には、育成対象者の情報、育成担当者、目標、実施期間、具体的な指導内容、評価方法などを盛り込みます。特に、段階的な成長を促すため、中間目標や小さな成功体験を織り込むことが効果的です。また、定期的な振り返りの機会も計画に組み込みましょう。

計画書は柔軟性を持たせ、進捗に応じて修正できるようにしておくことも大切です。最後に、関係者全員で内容を確認し、合意を得ることで、より実効性の高い計画書となります。

OJTの実施は、計画に基づきながらも柔軟に進めることが重要です。まず、育成対象者に全体の流れを説明し、意欲を高めます。実際の指導では、「Show（やって見せる）」「Tell（教える）」「Do（やらせてみる）」「Check（振り返り評価する）」の4ステップを意識しながら進めます。育成担当者は、単に知識やスキルを教えるだけでなく、仕事の意義や背景も伝えることで、深い理解を促します。

また、育成対象者の理解度や進捗に合わせて、指導のペースや内容を調整することも大切です。定期的に進捗を確認し、必要に応じて計画を修正します。さらに、育成対象者が主体的に学べるよう、適度な挑戦の機会を設けることも効果的です。

OJTの実施中は、育成担当者と育成対象者のコミュニケーションを密に取り、信頼関係を築きながら進めていくことが成功の鍵となります。

「Show（やって見せる）」は、OJTの基本ステップの中でも特に重要な役割を果たします。このステップでは、育成担当者が実際の業務を模範として見せることで、育成対象者に具体的なイメージを与えます。単なる説明では伝わりにくい細かなコツや、暗黙知とされるスキルも、実演を通じて効果的に伝えることができます。例えば、顧客対応の場面では、声のトーンや表情、姿勢などの非言語コミュニケーションも含めて示すことができます。

また、実演を通じて業務の全体像を把握させることで、後続のステップでの理解を深めることができます。ただし、ただ見せるだけではなく、ポイントを明確にしながら実演することが大切です。

可能であれば、実演の様子を動画で記録し、育成対象者が繰り返し確認できるようにすることも効果的です。

「Tell（教える）」のステップでは、単に手順を説明するだけでなく、「なぜそうするのか」という理由や背景も含めて教えることが重要です。例えば、顧客対応の手順を教える際には、各ステップの目的や、顧客心理を考慮した対応の理由なども説明します。

また、育成対象者の理解度に合わせて、段階的に情報を提供することが効果的です。基本的な内容から始め、徐々に詳細や応用へと進めていきます。質問を促し、双方向のコミュニケーションを取ることで、理解度を確認しながら進められます。視覚的な資料やデモンストレーションを活用し、様々な学習スタイルに対応することも大切です。

さらに、実際の業務上で起こりうる例外的なケースや、トラブルシューティングの方法も含めて教えることで、より実践的な知識を身につけさせることができます。

「Do（やらせてみる）」のステップでは、育成対象者に実際の業務を体験させることが核心となります。ここでのポイントは、安全な環境で挑戦させることです。例えば、顧客対応の練習では、まずは社内でのロールプレイングから始め、徐々に実際の顧客対応へと移行していきます。初めは育成担当者が側について支援し、段階的に自立度を高めていくことが効果的です。

また、難易度の低いタスクから始め、成功体験を積み重ねることで自信をつけさせます。失敗を恐れずに挑戦できる雰囲気づくりも重要です。実践中は、育成対象者の様子を観察し、適切なタイミングでアドバイスを行います。ただし、すぐに答えを教えるのではなく、育成対象者自身で考え、解決する機会を与えることも大切です。

実践後は、必ず振り返りの時間を設け、良かった点や改善点を共有します。

「Check（振り返り評価する）」は、OJTの成果を確認し、次のステップへつなげる重要な過程です。ここでは、単に結果だけでなく、プロセスも含めて評価します。例えば、顧客対応の場合、対応結果だけでなく、コミュニケーションの取り方や問題解決のアプローチなども評価の対象とします。

評価は、育成担当者からの一方的なものではなく、育成対象者の自己評価も含めて行うことが効果的です。これにより、自身の強みや課題を認識し、主体的な成長につながります。また、具体的な事例を挙げながらフィードバックを行うことで、より理解が深まります。

評価結果は、次の学習計画に反映させ、継続的な改善につなげます。さらに、定期的に中間評価を行うことで、目標達成までの進捗を確認し、必要に応じて計画を調整することができます。

OJTの評価とフィードバックは、育成の効果を高める重要なプロセスです。評価では、設定した目標に対する達成度を客観的に測定します。例えば、業務の正確性、スピード、顧客満足度などの指標を用いて、数値化できる部分は数値で評価します。同時に、コミュニケーション能力や問題解決力など、定性的な側面も評価の対象とします。

フィードバックの際は、「サンドイッチ法」を用いると効果的です。まず良い点を伝え、次に改善点を指摘し、最後に期待や励ましの言葉で締めくくります。具体的な事例を挙げながら説明することで、理解を深めることができます。また、育成対象者の自己評価も聞き、認識のズレがあれば話し合います。

フィードバックの結果は、次のOJT計画に反映させ、継続的な成長につなげていきます。

OJTを成功させるコツとは？

OJTを効果的に実施するためには、いくつかの重要なポイントがあります。

新人の成長を促し、組織全体の生産性向上につなげるためには、難易度の低い業務からスタートし、個々の状況に合わせた進め方を心がけることが大切です。また、実施手順をマニュアル化し、OFF-JTと組み合わせることで、より効果的な教育が可能になります。さらに、近年では働き方の多様化に対応し、テレワークを活用したOJTの実施方法も注目されています。

以下では、これらのコツについて詳しく解説していきます。

OJTを効果的に進めるには、研修生の能力と自信を徐々に育てていくアプローチが有効です。最初は比較的簡単な業務から始め、成功体験を積み重ねることで、モチベーションを高めることができます。

例えば、データ入力や資料作成など、基本的なスキルを要する作業から始めるのが良いでしょう。これらの業務を通じて、社内システムの使い方や基本的な業務フローを学ぶことができます。

難易度を段階的に上げていくことで、研修生は自信を持って新しい挑戦に取り組むことができ、より複雑な業務にも対応できる力を養うことができます。

OJTの効果を最大化するには、研修生一人ひとりの特性や学習進度に合わせたカスタマイズが重要です。まず、研修生の経験や知識レベル、学習スタイルを事前に把握します。これにより、個々に適した指導方法や業務内容を選定できます。

例えば、視覚的な理解が得意な研修生には図表やフローチャートを多用し、実践的な学習が効果的な研修生には早い段階から実務に携わる機会を増やすなどの工夫ができます。

また、定期的な面談を通じて進捗状況や課題を確認し、必要に応じて計画を柔軟に調整することで、より効果的な OJT を実現できます。

OJTの実施手順をマニュアル化することで、一貫性のある効果的な研修が可能になります。

まず、各業務の詳細な手順を文書化します。これには、作業の目的、必要なツール、具体的なステップ、注意点などを含めます。次に、チェックリストを作成し、研修生が自己評価できるようにします。さらに、よくある質問や トラブルシューティングのセクションを設けると、研修生の自主学習を促進できます。

マニュアルは定期的に更新し、最新の情報を反映させることが重要です。また、画像や動画を活用することで、より理解しやすいマニュアルになります。このようなマニュアルを活用することで、OJTの質を均一化し、効率的な人材育成が可能になります。

OJTとOFF-JTを効果的に組み合わせることで、より包括的な人材育成が可能になります。

OFF-JTでは、体系的な知識やスキルを集中的に学ぶことができます。例えば、業界動向や専門知識、コンプライアンスなどのテーマで外部セミナーや e ラーニングを活用します。一方、OJTでは、これらの知識を実際の業務に適用する機会を提供します。OFF-JTで学んだ理論を、OJTで実践に移すことで、理解が深まり、スキルの定着が促進されます。

また、OJTで直面した課題を OFF-JT で解決策を学ぶなど、相互に補完し合う研修計画を立てることで、より効果的な人材育成が実現できます。

テレワーク環境下でのOJTには、独自の工夫が必要です。まず、オンラインコミュニケーションツールを活用し、頻繁なやり取りを心がけます。ビデオ会議システムを使用して、画面共有しながら業務の進め方を説明したり、チャットツールで気軽に質問できる環境を整えます。

また、業務の進捗管理にはプロジェクト管理ツールを導入し、タスクの可視化と効率的なフォローアップを実現します。さらに、録画機能を活用して、研修内容を後から復習できるようにすることも効果的です。

テレワークならではの利点を活かし、柔軟な時間管理や多様な学習リソースの活用など、新しい OJT のあり方を模索することが重要です。

人材育成におけるOJTの有効活用方法

OJTを人材育成に有効活用するには、戦略的なアプローチが必要です。まず、企業の長期的な人材ニーズを見据えた育成計画を立てます。次に、OJTを通じて培われるスキルと、キャリアパスを明確に関連付けることで、研修生のモチベーション向上につながります。

また、メンター制度を導入し、OJTトレーナー以外の社員からも広く学べる環境を整備することで、多角的な成長を促進できます。さらに、OJTの成果を人事評価に反映させることで、研修生とトレーナー双方の意欲を高めることができます。

定期的な成果発表会を開催し、学びを共有する機会を設けることも、組織全体の知識向上につながる有効な方法です。

まとめ

OJTは、適切に実施すれば、新入社員の早期戦力化や、社員のスキルアップ、モチベーション向上に繋がるなど、多くのメリットがあります。しかし、指導者の負担増加や、属人的な指導になりがちな側面も否めません。

DYMでは、新人・若手社員向けに、社会人としての基本スキル向上を目的とした研修を提供しています。ビジネスマナーや仕事の進め方など、OJTだけでは補いきれない部分をカバーすることで、より効果的な人材育成をサポートいたします。

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