36協定とは？残業時間の上限や注意点をわかりやすく解説

残業や休日出勤、あなたの会社では適切に管理できていますか？36協定をめぐる違反や罰則が話題になる中、多くの企業が頭を悩ませています。本記事では、36協定の基本から残業時間の上限、注意点まで分かりやすく解説します。

人事担当者や経営者の方々、この機会に36協定について正しく理解し、適切な労務管理を実現しましょう。読めば、法令遵守の重要性が分かり、従業員の健康と企業のコンプライアンスを両立する方法が見えてくるはずです。

36協定とは？

36協定は、労働基準法で定められた労働時間を超えて従業員に残業や休日労働をさせる際に必要不可欠な労使間の協定です。この協定の名称や内容、労働基準法との関係、そして企業がこの協定を結ぶ理由について、詳しく見ていきましょう。

36協定とは、労働基準法第36条に基づいて締結される労使間の協定のことです。この協定により、企業は法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える残業や法定休日の労働を従業員に命じることができます。協定の主な内容には以下が含まれます。

36協定を結ぶことで、企業は柔軟な労働時間管理が可能になりますが、同時に従業員の健康と福祉を守るための重要な制限も設けられています。

労働基準法は、労働者の権利を保護し、公正な労働条件を確保するための基本的な法律です。この法律の第32条では、労働時間の上限を1日8時間、週40時間と定めています。しかし、現代の企業活動においては、この制限を超えて働く必要が生じることがあります。

ここで重要な役割を果たすのが36協定です。労働基準法第36条に基づくこの協定により、法定労働時間を超える残業や法定休日の労働が可能になります。つまり、36協定は労働基準法の例外規定を活用するための手段といえます。

ただし、36協定を結んだからといって無制限に残業させることはできません。2019年4月の法改正により、残業時間の上限が明確に定められ、より厳格な運用が求められるようになりました。

36協定が求められる主な理由は以下の通りです。

このように、36協定は法令遵守だけでなく、企業経営と従業員の健康管理の両立を図る上で重要な役割を果たしています。

「36協定」が必要なケース

36協定は、企業が法定労働時間を超えて従業員に残業を命じたり、法定休日に労働を課したりする際に必要不可欠な協定です。ここでは、具体的にどのようなケースで36協定が必要となるのか、また、それぞれのケースにおけるルールについて詳しく見ていきましょう。

法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて従業員に残業を命じる場合、36協定の締結が必要不可欠です。この協定なしでは、たとえ従業員の同意があっても、法定労働時間を超える残業を命じることはできません。

36協定で定める時間外労働の上限は、原則として月45時間、年360時間までとされています。ただし、臨時的な特別の事情がある場合、特別条項を設けることで、年間6回まで月45時間を超える残業を命じることができます。この特別条項を含めた場合でも、以下の上限を遵守する必要があります。

また、36協定を締結する際は、労使で十分に協議し、労働者の過半数が参加している労働組合の代表者または、労働者の過半数の同意をもって選出された労働者の代表の同意を得る必要があります。締結後は労働基準監督署への届出も必要です。

法定休日（週1日または4週4日）に従業員に労働を命じる場合も、36協定の締結が必要です。休日労働に関する36協定のルールは以下の通りです。

休日労働は時間外労働とは別枠で扱われますが、月100時間未満、複数月平均80時間以内という上限には含まれることに注意が必要です。また、7日間を平均して1日の休日を与えるという原則も守る必要があります。

36協定を適切に運用することで、企業は柔軟な労働時間管理を行いつつ、従業員の健康と権利を守ることができます。ただし、過度な残業や休日労働は従業員の健康被害やモチベーション低下につながる可能性があるため、できる限り抑制する努力が求められます。

36協定を締結する相手

36協定は労使間の合意に基づく重要な取り決めです。この協定を適切に締結するためには、正当な労働者の代表と交渉を行う必要があります。ここでは、36協定を締結する際の相手方について、労働組合がある場合と労働組合がない場合の両方のシナリオを詳しく見ていきましょう。

労働組合が存在する企業では、その労働組合が従業員の過半数を代表している場合（過半数組合）、36協定の締結相手となります。過半数組合の条件は以下の通りです。

過半数組合が存在する場合、その代表者と36協定を締結することになります。ただし、複数の労働組合が存在し、どの組合も過半数に達していない場合は、それらの組合が共同で過半数を代表する場合に限り、36協定の締結当事者となることができます。

労働組合がない場合や、労働組合があっても過半数を代表していない場合は、従業員の過半数を代表する者（過半数代表者）を選出して36協定を締結します。過半数代表者の条件は以下の通りです。

過半数代表者の選出は、全従業員に周知された上で、民主的な方法で行われる必要があります。例えば、立候補制や推薦制などの方法が考えられます。また、選出された代表者は、36協定の締結だけでなく、労使協議の場で従業員の意見を適切に代表する役割も担います。

使用者は、過半数代表者が不利益な取扱いを受けないよう配慮する必要があります。また、過半数代表者には、36協定の内容を従業員に周知する努力義務があります。

適切な相手と36協定を締結することで、労使の合意に基づいた適法な時間外労働が可能になります。企業は、これらの条件を十分に理解し、公正な手続きを経て36協定を締結することが重要です。

勤怠管理システムの活用が勧められる36協定の遵守

36協定を遵守するためには、従業員の労働時間を正確に把握し、管理することが不可欠です。勤怠管理システムを活用することで、労働時間の記録、残業時間のモニタリング、データ分析による労働時間の最適化が可能となります。

これらの機能を効果的に利用することで、36協定の遵守だけでなく、従業員の健康管理や業務効率の向上にもつながります。

36協定を遵守するためには、労働時間の正確な記録と管理が不可欠です。勤怠管理システムを活用することで、この課題を効果的に解決できます。システムによる打刻や入力により、従業員の出退勤時間を自動的に記録し、正確な労働時間データを得ることができます。これにより、人為的なミスや意図的な改ざんのリスクを大幅に減らすことができます。

また、勤怠管理システムは複雑な労働時間計算も自動で行います。変形労働時間制や裁量労働制など、特殊な勤務形態にも対応し、法定内残業や法定外残業、深夜勤務などの区分けも正確に行えます。これにより、36協定で定められた上限時間の遵守状況を容易に確認できます。

さらに、システムは労働時間データを長期間保存し、必要に応じて過去のデータを参照することも可能です。これは労働基準監督署の調査や監査への対応にも役立ちます。正確な記録と管理により、36協定違反のリスクを最小限に抑え、コンプライアンスの強化につながります。

勤怠管理システムの重要な機能の一つが、残業時間のリアルタイムモニタリングです。このシステムを活用することで、管理者は従業員の労働時間をリアルタイムで把握し、36協定で定められた上限時間に近づいている従業員を即座に特定することができます。

システムは、月間や年間の累積残業時間を自動計算し、設定した基準値に近づくとアラートを発信します。これにより、管理者は迅速に対応し、残業時間が上限を超えないよう適切な措置を講じることができます。例えば、業務の再分配や応援体制の構築など、労働時間の調整を行うことが可能になります。

また、従業員自身も自分の残業時間をリアルタイムで確認できるため、自己管理の意識が高まります。これは長時間労働の抑制や、ワークライフバランスの改善にもつながります。

さらに、部門ごとや職種ごとの残業時間の傾向を把握することもできるため、組織全体の労働時間管理の最適化にも役立ちます。このようなリアルタイムモニタリングにより、36協定の遵守だけでなく、従業員の健康管理や生産性向上にも寄与することができます。

勤怠管理システムは、単に労働時間を記録するだけでなく、蓄積されたデータを分析し、労働時間の最適化に活用することができます。これは36協定の遵守だけでなく、業務効率の向上や従業員の健康管理にも大きく貢献します。

システムは、個人や部署ごとの労働時間データを長期的に分析し、残業が多く発生する時期や業務を特定することができます。これにより、人員配置の見直しや業務プロセスの改善など、具体的な対策を講じることが可能になります。例えば、特定の部署で恒常的に残業が多い場合、人員増強や業務の再分配を検討するきっかけになります。

また、労働時間と生産性の関係性を分析することで、最適な労働時間を見出すこともできます。長時間労働が必ずしも高い生産性につながらないことが明らかになれば、効率的な働き方への転換を促すことができます。

さらに、有給休暇の取得状況や休憩時間の確保状況なども含めた総合的な分析により、従業員の健康管理やワークライフバランスの改善にも役立てることができます。これらのデータ分析に基づいた労働時間の最適化は、36協定の遵守を容易にするだけでなく、企業の持続的な成長にも寄与します。

36協定に関する罰則と注意点

36協定は労働基準法に基づく重要な取り決めであり、その違反は深刻な結果を招く可能性があります。企業は36協定を適切に締結し、遵守することが求められますが、うっかりミスによる違反も少なくありません。

ここでは、36協定違反の罰則とともに、特に注意が必要なケースと対策について詳しく解説します。違反を防ぐための具体的な方法を理解し、適切な労務管理を行うことが重要です。

36協定に違反した場合、企業は重大な法的・社会的リスクに直面します。労働基準法違反として、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。この罰則は、企業だけでなく、労務管理を行う責任者個人にも適用される可能性があるため、特に注意が必要です。

さらに、違反企業の名称が公表されるリスクもあります。労働基準監督署は毎年、重大な労働基準法違反を行った企業の送検事例を公表しており、36協定違反で書類送検された場合、会社名や違反内容が公になる可能性があります。これは企業の社会的信用を大きく損なう結果となり、取引先との関係悪化や優秀な人材の採用困難など、ビジネス上の深刻な影響をもたらす可能性があります。

また、従業員の信頼も失うことになり、モチベーションの低下や離職率の上昇につながる恐れがあります。長期的には、企業の生産性や競争力の低下を招く可能性もあります。
したがって、36協定の遵守は単なる法令順守の問題ではなく、企業の持続可能な成長と健全な労使関係を維持するために不可欠な要素といえます。経営者や人事責任者は、36協定の重要性を十分に理解し、適切な労務管理体制を構築することが求められます。

36協定違反は、意図的なものだけでなく、うっかりミスによっても発生する可能性があります。特に注意が必要なケースとして、休日労働時間の計算漏れと36協定の更新忘れがあげられます。これらは比較的起こりやすいミスですが、適切な対策を講じることで防ぐことができます。

休日労働時間の計算漏れは、特に注意が必要です。法定休日労働は時間外労働とは別にカウントされますが、所定休日労働は時間外労働に含まれます。この違いを正確に理解し、適切に管理することが重要です。

方、36協定の更新忘れは、単純なミスですが重大な結果を招く可能性があります。有効期限が切れた36協定は無効となり、それ以降の時間外労働や休日労働はすべて違法となってしまいます。

これらのミスを防ぐためには、勤怠管理システムの導入や更新アラートの設定など、システム化された管理方法を採用することが効果的です。また、労務担当者への定期的な研修や、複数人でのチェック体制の構築も重要な対策となります。

休日労働時間の計算漏れは、36協定違反を引き起こす主要な原因の一つです。この問題は、法定休日と所定休日の区別や、それぞれの労働時間の取り扱いの違いを正確に理解していないことから生じることが多くあります。

法定休日（週1日または4週4日）の労働は、時間外労働とは別にカウントされます。一方、所定休日（企業が独自に定めた休日）の労働は、時間外労働としてカウントされます。この違いを見落とすと、実際の時間外労働時間を過小評価してしまい、36協定で定めた上限を知らず知らずのうちに超過してしまう可能性があります。

対策としては、まず法定休日と所定休日を明確に区別し、それぞれの労働時間を正確に記録することが重要です。勤怠管理システムを導入し、自動的に休日の種類を判別し、適切に労働時間をカウントする仕組みを構築することも効果的です。

また、月末や期末など、業務が集中しやすい時期には特に注意が必要です。この時期に休日出勤が増える傾向があるため、リアルタイムで労働時間を把握し、上限に近づいている従業員がいないか確認する必要があります。

定期的な労務担当者向けの研修や、複数人によるダブルチェック体制の構築も、計算漏れを防ぐ有効な方法です。さらに、従業員自身にも自分の労働時間を把握してもらうよう促し、組織全体で適切な労働時間管理を行う文化を醸成することが重要です。

36協定の更新を怠った場合の対策

36協定の更新を怠ると、法的に重大な問題が発生する可能性があります。有効期限が切れた36協定は無効となり、それ以降のすべての時間外労働や休日労働が労働基準法違反となってしまいます。

この問題を防ぐためには、以下のような対策を講じることが効果的です。

これらの対策を組み合わせることで、36協定の更新忘れを防ぎ、適切な労務管理を維持することができます。

36協定の締結方法

36協定の締結は、労働基準法を遵守し、適切な労働環境を維持するために不可欠なプロセスです。この協定を正しく締結することで、企業は法的に時間外労働や休日労働を命じることが可能となります。ここでは、36協定の締結方法について、ステップバイステップで解説します。

なお、36協定の有効期間は一般的に1年間とされています。期間が終了する前に、再度同様のプロセスを経て更新する必要があります。

36協定の締結は、労使双方の合意に基づく重要な手続きです。この過程を通じて、労働時間管理の重要性について労使間で認識を共有し、より良い労働環境の構築につなげることが大切です。

36協定届の書き方

36協定届は、労働基準法に基づいて時間外労働や休日労働を行うために必要不可欠な書類です。正確に記入し、適切に提出することが重要です。ここでは、36協定届の書き方と注意点、さらに提出方法と期限について詳しく解説します。

これらの情報を理解することで、法令順守はもちろん、スムーズな労務管理が可能になります。36協定届の作成と提出は、企業の労務担当者にとって重要な業務の一つです。

36協定届の作成には細心の注意が必要です。2021年4月から新しい様式が導入され、いくつかの重要な変更点があります。

まず、一般条項と特別条項で使用する様式が分かれました。一般条項は「様式第9号」、特別条項付きは「様式第9号の2」を使用します。特別条項付きの場合、賃金の割増率や健康確保措置について詳細な記載が必要です。

次に、署名と押印が原則不要になりました。ただし、36協定届を36協定書としても使用する場合は、署名・押印が必要です。この点は混乱しやすいので注意が必要です。

さらに、労働者代表が適切に選出されたかを確認するチェックボックスが追加されました。これは、労働者の意見を正しく反映させるための重要な項目です。

記載内容については、時間外労働を行う具体的な理由、対象となる労働者数、延長する時間数などを明確に記入します。特に、特別条項を使用する場合の理由は、臨時的で特別な事情であることが分かるよう具体的に記載する必要があります。

また、有効期間の設定にも注意が必要です。多くの企業では1年間としていますが、定期的な見直しが重要です。

36協定届の提出は、従来は紙面での提出が一般的でしたが、現在では電子申請も可能となり、より便利になっています。

提出先は、各事業場を管轄する労働基準監督署です。複数の事業場がある場合、原則として事業場ごとに届け出る必要がありますが、電子申請に限り、2021年3月末日からは本社での一括申請が可能になりました。これにより、複数の事業所を持つ企業の事務負担が大幅に軽減されています。

提出方法は主に3つあります。

電子申請を利用する場合は、事前にe-Govのアカウント作成が必要です。

提出期限については、法律上の明確な期限は設定されていません。しかし、36協定の効力は届出後に発生するため、対象期間の開始日までに届け出ることが重要です。さかのぼっての届出は認められません。

実務上は、4月1日から協定を適用する場合が多いため、3月中旬頃までに届け出ることが一般的です。ただし、4月前後は労働基準監督署が混雑するため、2～3週間程度の余裕を持って提出するのが賢明です。

36協定に関するよくある質問

36協定の運用においては、さまざまな疑問や課題が生じることがあります。ここでは、企業の人事労務担当者や管理者からよく寄せられる質問について、具体的な回答と対応策を提供します。従業員代表の退職時の対応、提出忘れの場合の処置、自動更新の可能性など、実務上で直面しやすい状況に焦点を当てて解説します。

36協定の締結時の従業員代表が協定期間中に退職した場合、基本的には36協定の再締結は必要ありません。36協定は、締結時点で有効に成立しているため、代表者の退職によって無効になることはありません。
ただし、特別条項付きの36協定を締結している場合は注意が必要です。特別条項では、「限度時間を超えて労働させる場合の手続」として、多くの場合「労働者代表への事前申し入れ」が定められています。この労働者代表が不在となると、協定内容の手続きが取れなくなる可能性があります。

36協定を締結したものの、労働基準監督署への提出を忘れてしまった場合、法的に重大な問題が発生する可能性があります。36協定は、締結後に労働基準監督署に届け出てはじめて効力が発生します。
つまり、締結しただけでは法的な効力はなく、その状態で時間外労働や休日労働を行わせた場合、すべて労働基準法違反となってしまいます。

36協定の自動更新は可能ですが、いくつかの重要な点に注意する必要があります。自動更新を行う場合でも、毎年1回は「労使双方から異議の申出がなかった事実を証明する書類」を任意の様式で作成し、労働基準監督署へ提出しなければなりません。

自動更新の仕組みを導入する際は、以下の点に留意しましょう。

まとめ

36協定は、適切な労働環境を維持し、従業員の健康を守るために不可欠な取り決めです。企業は、36協定の締結、届出、遵守を通じて、法令順守と従業員の満足度向上を両立させることができます。勤怠管理システムの活用や定期的な見直しにより、残業時間の適切な管理が可能になり、生産性の向上にもつながります。

36協定に関する正しい知識と運用は、企業の持続的な成長と従業員のウェルビーイング（Well-being） を実現する鍵となります。経営者や人事担当者は、本記事の内容を参考に、自社の労務管理体制を見直し、より良い職場環境の構築に取り組むことが求められます。

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