工数削減とは？アイデア・効果や具体例まで徹底解説

限られた人材で成果を最大化したい、コストを削減しながら生産性を高めたい。そんな課題を解決する鍵となるのが「工数削減」です。この記事では、工数削減の基本的な考え方から、実践的な手法であるECRS原則、成功のためのポイントまでを詳しく解説します。人事・マーケティング担当者や経営者の方が、自社で工数削減を進める際の具体的な指針となる内容をお届けします。

工数削減とは？

工数削減とは、業務を完了させるために必要な時間と人数を見直し、効率的に減らしていく取り組みを指します。単に作業時間を短縮するだけでなく、業務プロセス全体を見直すことで、少ないリソースで同等以上の成果を生み出すことが目的となります。

例えば、10人で6時間かけていた作業を、システム化や業務フローの改善によって8人で4時間に短縮できれば、大幅な工数削減が実現します。重要なのは、品質を維持しながらムダな作業を省き、効率的な業務体制を構築することです。

工数削減の対象となる業務は多岐にわたります。データ入力や書類作成などの定型業務から、会議や承認プロセスなどの意思決定に関わる業務まで、あらゆる業務で改善の余地を見つけることが可能です。現在の業務内容を詳細に分析し、どこに非効率な部分があるかを特定することが、工数削減の第一歩となります。

さらに、工数削減は単なるコスト削減策ではありません。従業員がより価値の高い業務に集中できる環境を作り出すことで、企業全体の競争力向上にもつながります。定型的な作業から解放された従業員は、創造的な業務や戦略的な思考により多くの時間を割けるようになり、イノベーションの創出や新規事業の開発といった成長機会も生まれやすくなります。

工数削減が重要視されている理由

現代のビジネス環境において、工数削減はもはや選択肢ではなく必須の経営課題となっています。日本企業を取り巻く環境は急速に変化しており、従来の業務運営方法では競争力を維持することが困難になってきています。

日本では少子高齢化の進行により、労働人口の減少が深刻な課題となっています。総務省の統計によると、生産年齢人口は今後も減少し続ける見込みです。この状況下で企業が成長を続けるためには、限られた人材でより高い成果を出す仕組みづくりが不可欠となっています。

特に製造業やサービス業では、人材確保が困難な状況が続いており、既存の従業員で業務を回すための工夫が求められています。工数削減によって一人当たりの生産性を向上させることは、人手不足時代を生き抜くための重要な経営戦略といえるでしょう。

加えて、優秀な人材の獲得競争も激化しています。限られた人材市場の中で、企業は採用コストの増大にも直面しており、既存の人材をいかに効率的に活用するかが経営の重要課題となっています。工数削減によって従業員一人ひとりの能力を最大限に引き出すことができれば、採用難の時代においても競争優位性を維持することが可能になります。

近年、エネルギー価格の上昇や円安の影響により、原材料費が大幅に高騰しています。製造業では原材料費が製品原価に占める割合が高く、利益率の低下に直結する深刻な問題となっています。

このような状況において、製品価格への転嫁には限界があるため、内部効率の改善による原価低減が急務です。工数削減によって人件費や製造工程にかかるコストを抑えることで、原材料費高騰の影響を最小限に抑え、競争力のある価格設定を維持することが可能になります。

また、原材料費の高騰は一時的な現象ではなく、世界的な資源需要の増大や地政学的リスクの高まりにより、今後も継続する可能性が高いと考えられています。そのため、工数削減による恒常的なコスト構造の改善は、企業の持続的な成長にとって不可欠な取り組みとなっています。製造工程の見直しや自動化の推進、サプライチェーンの最適化など、あらゆる角度から工数削減を進めることが求められているのです。

2019年4月から施行された働き方改革関連法により、時間外労働の上限規制が導入されました。原則として月45時間、年360時間を超える残業は認められず、違反した場合には罰則が科されることになっています。

この法改正により、企業は限られた労働時間内で業務を完結させる必要に迫られています。残業に頼った業務運営は法的リスクを伴うため、根本的な業務効率の改善が不可欠です。工数削減は、法令遵守と生産性向上を両立させるための重要な手段となっています。

さらに、働き方改革は単なる法規制への対応にとどまらず、従業員の健康管理やワークライフバランスの実現という観点からも重要性を増しています。長時間労働による健康被害や生産性の低下は、企業にとって大きなリスクとなります。工数削減によって適正な労働時間を実現することは、従業員の健康維持と企業の持続的成長の両立を可能にする重要な施策といえるでしょう。

経済産業省が発表した「DXレポート」では、2025年までに既存システムの刷新を行わない場合、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性があると指摘されています。この「2025年の崖」を乗り越えるためには、デジタル技術を活用した業務改革が欠かせません。

しかし、現状の非効率な業務プロセスのままデジタル化を進めても、期待される効果は得られません。まず工数削減によって業務を整理・最適化し、その上でデジタル技術を導入することで、真の意味でのDXが実現します。工数削減は、DX推進の重要な第一歩として位置づけられているのです。

工数削減で得られる3つの効果

工数削減に取り組むことで、企業は複数の重要な効果を得ることができます。これらの効果は相互に関連し合い、好循環を生み出すことで組織全体のパフォーマンス向上につながります。短期的には目に見えるコスト削減効果が現れ、中長期的には組織の体質改善や競争力強化といった本質的な変革をもたらします。

工数削減の最も直接的な効果は、コストの削減です。作業時間が短縮されれば、その分の人件費を削減できます。例えば、月60時間かかっていた業務を40時間に短縮できれば、20時間分の人件費が削減可能となります。

さらに、作業時間の短縮は残業代の削減にもつながります。また、業務に使用する電気代や施設の利用時間も減少するため、間接的なコスト削減効果も期待できるでしょう。これらの削減されたコストは、新規事業への投資や従業員の待遇改善など、より生産的な用途に振り向けることが可能になります。

コスト削減の効果は、短期的な利益改善だけでなく、長期的な財務体質の強化にもつながります。固定費の削減により損益分岐点が下がることで、市場環境の変化に対する耐性も向上します。また、削減されたコストを研究開発や人材育成に投資することで、将来の成長基盤を強化することも可能です。このように、工数削減によるコスト削減は、企業の持続的成長を支える重要な要素となっています。

工数削減を進める過程で、業務プロセスの見直しや改善が行われます。この結果、単に時間が短縮されるだけでなく、業務の質も向上することが多くあります。ムダな作業を省き、必要な作業に集中できる環境が整うことで、従業員一人ひとりの生産性が大幅に向上します。

また、業務の標準化や自動化が進むことで、作業のバラつきが減少し、安定した品質での業務遂行が可能になります。これにより、ミスやトラブルの発生率も低下し、結果として全体的な業務効率が向上するという好循環が生まれます。

生産性の向上は、数値として明確に現れることが多く、経営指標の改善にも直結します。例えば、営業部門で事務作業の工数を削減できれば、顧客訪問や提案活動により多くの時間を割けるようになり、売上の増加が期待できます。製造部門では、段取り時間の短縮や作業動線の改善により、同じ時間でより多くの製品を生産できるようになります。このような具体的な成果は、従業員のモチベーション向上にもつながり、さらなる改善活動の原動力となります。

長時間労働や非効率な業務は、従業員の心身に大きな負担をかけます。工数削減によって業務量が適正化されれば、従業員のワークライフバランスが改善され、仕事に対するモチベーションの向上が期待できます。

特に、単純作業や繰り返し作業から解放されることで、従業員はより創造的で価値の高い業務に時間を使えるようになります。これは従業員の成長機会の拡大にもつながり、結果として離職率の低下や優秀な人材の確保にも寄与します。働き方改革の実現という観点からも、工数削減は重要な取り組みといえるでしょう。

従業員の負担軽減は、メンタルヘルスの改善にも大きく貢献します。過度な業務負荷によるストレスは、うつ病や適応障害といった精神疾患のリスクを高めます。工数削減によって適正な業務量を維持することで、従業員の健康を守り、安心して働ける職場環境を実現できます。また、余裕を持って業務に取り組めることで、新しいアイデアの創出や業務改善の提案も活発になり、組織全体の活性化にもつながるのです。

工数削減を成功させるECRS（イクルス）の4原則

工数削減を体系的かつ効果的に進めるためには、確立された方法論に基づいて取り組むことが重要です。ECRS（イクルス）の4原則は、製造業の現場で生まれ、現在ではあらゆる業種・業態で活用されている業務改善のフレームワークです。この原則に従って順番に検討を進めることで、最大の効果を最小の労力で実現できます。

ECRS原則の最初のステップは「排除」です。これは、そもそも必要のない作業を完全になくすという考え方で、最も効果の高い改善手法とされています。長年の慣習で続けている作業や、形骸化した確認プロセスなどが該当します。

例えば、誰も読まない定例報告書の作成や、議題のない会議、重複した承認プロセスなどは、思い切って廃止することで大幅な工数削減が可能です。「なぜこの作業が必要なのか」という根本的な問いかけから始めることで、意外に多くの無駄な作業を発見できるでしょう。

排除の効果を最大化するためには、業務の目的を明確にすることが重要です。各業務について「この作業は何のために行っているのか」「この作業がなくなったら何か問題が生じるか」を検証します。多くの場合、「念のため」「昔からやっているから」といった理由で続けている作業が見つかります。これらの作業を勇気を持って排除することで、大幅な工数削減が実現できるのです。

「結合と分離」は、似たような作業をまとめて効率化する、あるいは複雑な作業を分割して専門化する手法です。複数の部署で同じような資料を作成している場合は、一本化することで作業の重複を避けられます。

一方で、一人が多様な業務を抱えている場合は、業務を分離して専門性を高めることも有効です。例えば、営業担当者が見積作成から請求書発行まで行っている場合、事務処理は専門部署に集約することで、営業活動により多くの時間を割けるようになります。

結合と分離を効果的に実施するためには、業務の関連性を詳細に分析する必要があります。使用するツールやスキル、処理のタイミングなどを基準に、どの業務をまとめるべきか、どの業務を分離すべきかを判断します。また、組織横断的な視点も重要です。部門の壁を越えて類似業務を統合することで、より大きな効率化効果が得られることがあります。シェアードサービスセンターの設立などは、この原則を大規模に適用した好例といえるでしょう。

作業の順序や方法を入れ替えることで、効率が大幅に向上する場合があります。例えば、承認プロセスの順番を変更したり、作業場所を変更したりすることで、待ち時間や移動時間を削減できます。

また、対面で行っていた業務をオンラインに切り替えることも、この原則に含まれます。会議をWeb会議に変更すれば、移動時間がゼロになり、参加者の負担も軽減されます。既存の業務フローにとらわれず、柔軟な発想で順序や方法を見直すことが重要です。

入替えの効果は、ボトルネックの解消に特に有効です。業務の流れを分析すると、特定の工程で滞留が発生していることがよくあります。この滞留の原因を特定し、作業順序を変更することで、全体の流れをスムーズにできます。また、並行処理が可能な作業を見つけ出し、同時進行させることで、トータルの処理時間を短縮することも可能です。このような改善は、製造現場だけでなく、事務処理やサービス業務でも広く適用できます。

最後の原則は「簡素化」です。複雑な作業をシンプルにすることで、作業時間の短縮とミスの削減を同時に実現できます。マニュアルの整備やテンプレートの活用、システムによる自動化などが代表的な手法です。

例えば、複雑な計算が必要な業務にExcelマクロを導入したり、定型的なメール文面をテンプレート化したりすることで、作業の簡素化が図れます。また、承認ルートを簡略化したり、書類のフォーマットを統一したりすることも、業務の簡素化に貢献します。

簡素化の本質は、業務の本来の目的を損なうことなく、プロセスをできるだけシンプルにすることです。過剰な品質や不必要な精度を求めることで、業務が複雑化していることがよくあります。例えば、社内向けの資料に過度な装飾を施したり、必要以上に詳細なデータを含めたりすることは、工数の無駄遣いといえます。簡素化を進める際は、「この作業の目的は何か」「どこまでの品質が本当に必要か」を明確にし、過剰な部分を削ぎ落とすことが重要です。

工数削減の方法

工数削減は大きな効果をもたらす一方で、進め方を誤ると期待した成果が得られないばかりか、かえって業務に混乱を招く可能性があります。多くの企業が陥りやすい失敗パターンを事前に把握し、適切な対策を講じることが成功の鍵となります。

工数削減の第一歩は、現在どの業務にどれだけの時間と人員を投入しているかを正確に把握することです。業務の棚卸しを行い、各作業の所要時間、担当者、発生頻度などを詳細に記録します。

可視化の際は、できるだけ細かく作業を分解することがポイントです。「書類作成」という大きな単位ではなく、「データ収集」「入力作業」「確認作業」「承認取得」といった具体的な作業レベルまで分解することで、改善ポイントが明確になります。

工数の可視化には、実測による方法と推定による方法があります。実測では、実際に作業を行いながらストップウォッチで時間を計測します。より正確なデータが得られる反面、測定に手間がかかるという課題があります。推定では、担当者へのヒアリングや過去の実績から工数を算出します。簡便に実施できる一方、精度に課題が残る場合があります。両方の方法を組み合わせ、重要な業務は実測、定型的な業務は推定といった使い分けが効果的です。

すべての業務を一度に改善することは現実的ではありません。そこで、工数削減の効果が高く、実現可能性の高い業務から優先的に取り組む必要があります。優先順位を決める際は、「削減効果の大きさ」と「実施の難易度」の2軸で評価することが有効です。

一般的に、発生頻度が高く、多くの時間を要している定型業務から着手することで、早期に成果を実感できます。また、影響範囲が限定的な業務から始めることで、失敗のリスクを最小限に抑えながら改善を進められます。

優先順位付けには、パレート分析（ABC分析）を活用することも効果的です。全業務を工数の大きい順に並べ、上位20%の業務で全体の80%の工数を占めているという「パレートの法則」に基づいて、重点的に改善すべき業務を特定します。また、クイックウィン（早期に成果が出る施策）を意識的に組み込むことで、組織全体のモチベーション維持にもつながります。初期の成功体験が、その後の改善活動の推進力となるのです。

優先順位が決まったら、ECRS原則に基づいて具体的な改善案を検討します。まず「排除」できないか検討し、次に「結合・分離」「入替え」「簡素化」の順で改善方法を考えていきます。

改善案の検討では、現場の意見を積極的に取り入れることが重要です。実際に業務を行っている従業員からのアイデアは、実効性の高い改善案につながることが多くあります。ブレインストーミングなどの手法を活用し、多様な視点から改善案を出し合いましょう。

改善案の検討では、技術的な実現可能性も重要な要素です。最新のIT技術やツールの活用可能性を検討し、費用対効果を慎重に評価します。また、改善案の実施に伴うリスクも事前に洗い出しておく必要があります。業務が停止した場合の影響や、品質低下のリスクなどを評価し、適切な対策を準備しておくことで、スムーズな導入が可能になります。

新しい業務プロセスを設計したら、各業務の担当者と責任範囲を明確に定義します。あいまいな役割分担は、作業の重複や抜け漏れの原因となるため、誰が何をいつまでに行うのかを具体的に決めておく必要があります。

特に、複数の部署にまたがる業務では、責任の所在を明確にすることが重要です。また、業務の引き継ぎや代行体制についても事前に決めておくことで、担当者不在時のリスクを軽減できます。

役割分担を明確化する際は、RACI図（Responsible、Accountable、Consulted、Informed）などのツールを活用することが有効です。各業務について、実行責任者、説明責任者、相談先、情報共有先を明確にすることで、組織内の連携がスムーズになります。また、業務量の偏りがないかも確認し、特定の担当者に負荷が集中しないよう配慮することも重要です。

準備が整ったら、実際に新しい業務プロセスで作業を開始します。導入初期は混乱が生じる可能性があるため、段階的に移行することも検討しましょう。また、問題が発生した場合の対応方法や、旧プロセスへの切り戻し手順も準備しておくことが重要です。

実施にあたっては、関係者への十分な説明と研修が欠かせません。新しいプロセスの目的や手順を理解してもらうことで、スムーズな移行が可能になります。

新プロセスの導入では、パイロット運用から始めることが推奨されます。まず小規模なチームや限定的な業務範囲で試行し、問題点を洗い出してから全体展開を行います。この段階では、想定外の課題が発生することも多いため、柔軟な対応が求められます。また、導入初期は通常よりも手厚いサポート体制を整え、現場の不安や疑問に迅速に対応できるようにしておくことが成功の鍵となります。

新プロセスの導入後は、定期的に効果を測定し、継続的な改善を行います。当初の目標に対してどの程度の成果が出ているか、数値で評価することが重要です。工数の削減率、コスト削減額、品質指標などを定量的に測定します。

効果が不十分な場合は、原因を分析し、改善策を検討します。PDCAサイクルを回すことで、より効果的な工数削減が実現できるでしょう。また、成功事例は他部署にも展開し、組織全体での工数削減を推進していきます。

効果測定では、定量的な指標だけでなく、定性的な評価も重要です。従業員の満足度や、顧客からの評価、業務の質的な変化なども把握し、総合的に改善効果を判断します。また、長期的な視点での評価も必要です。導入直後は一時的に生産性が低下することもありますが、習熟度が上がるにつれて効果が現れることも多いため、継続的なモニタリングが重要となります。

工数削減の注意点と対策

工数削減の理論や手順を理解したら、次は実際にどのような方法で工数を削減できるかを検討する段階です。ここでは、多くの企業で効果が実証されている代表的な工数削減のアイデアを4つ紹介します。

工数削減の最大の失敗要因は、現場の理解を得ずに一方的に進めてしまうことです。従業員にとっては、慣れ親しんだ業務方法の変更は大きなストレスとなります。十分な説明なしに変更を強行すれば、反発を招き、かえって生産性が低下する恐れがあります。

対策として、工数削減の目的と期待される効果を丁寧に説明し、従業員のメリットも明確に示すことが重要です。例えば、「残業時間が減る」「より付加価値の高い業務に集中できる」といった具体的なメリットを伝えましょう。また、現場の意見を積極的に取り入れ、一緒に改善を進める姿勢を示すことで、協力を得やすくなります。

システム導入や外注化を検討する際、初期費用の安さだけで判断してしまうケースがよく見られます。しかし、安価なシステムは機能が不十分だったり、サポート体制が整っていなかったりすることがあり、結果的に業務効率が悪化する可能性があります。

長期的な視点で費用対効果を検証することが重要です。初期投資は高くても、運用コストが低く、業務効率が大幅に向上するシステムであれば、トータルでは大きなメリットが得られます。また、従業員の教育コストや、システム移行に伴う一時的な生産性低下も考慮に入れて判断しましょう。

現状の工数を正確に把握していない状態で削減を進めると、適切な改善ができません。例えば、実際には月末に集中している業務を、平均的に分散していると誤認して改善策を立てても、効果は限定的です。

正確な工数管理のためには、実際の作業時間を細かく記録することが必要です。工数管理ツールを活用し、誰がどの業務にどれだけの時間をかけているかをリアルタイムで把握できる体制を整えましょう。また、繁忙期と閑散期の差も考慮し、年間を通じた工数の変動も分析することが重要です。

効果的な工数削減のアイデア・具体例

工数削減の理論や手順を理解したら、次は実際にどのような方法で工数を削減できるかを検討する段階です。ここでは、多くの企業で効果が実証されている代表的な工数削減のアイデアを4つ紹介します。

データ入力や集計作業などの定型業務は、RPAやマクロを活用することで大幅な工数削減が可能です。例えば、毎日行っている売上データの集計作業をRPAで自動化すれば、これまで1時間かかっていた作業が数分で完了します。

実際の導入事例では、ある企業が請求書処理にRPAを導入し、月間40時間の作業時間を5時間に短縮した例があります。初期投資は必要ですが、削減された時間を付加価値の高い業務に振り向けることで、投資効果は十分に回収できるでしょう。

属人化している業務をマニュアル化することで、誰でも一定の品質で作業できるようになります。これにより、教育時間の短縮や、担当者不在時のリスク軽減が可能です。

マニュアル作成の際は、文章だけでなく、画像や動画を活用することで理解しやすくなります。クラウド型のマニュアル作成ツールを使えば、更新も容易で、常に最新の情報を共有できます。ある製造業では、作業手順の動画マニュアル化により、新人教育期間を2週間から1週間に短縮した事例もあります。

多くの企業で、会議に費やす時間が業務時間の大きな割合を占めています。会議の目的を明確にし、必要最小限の参加者で実施することで、大幅な工数削減が可能です。

具体的な改善策として、定例会議の頻度見直し、議事録の事前配布による情報共有時間の短縮、Web会議への切り替えによる移動時間の削減などがあります。ある企業では、週次の定例会議を隔週に変更し、1回の会議時間も60分から30分に短縮することで、月間20時間の工数削減を実現しました。

専門性が必要な業務や、自社のコア業務ではない作業は、外部委託することで工数削減が図れます。経理業務、給与計算、カスタマーサポートなどは、アウトソーシングに適した業務です。

アウトソーシングのメリットは、固定費を変動費化できることです。繁忙期のみ外注を活用することで、人件費の最適化が可能になります。ただし、品質管理や情報セキュリティには十分な注意が必要です。信頼できるパートナーを選定し、明確な業務範囲と品質基準を設定することが成功の鍵となります。

まとめ

工数削減は、人手不足や働き方改革、DX推進といった現代の経営課題に対応するための重要な取り組みです。ECRS原則に基づいた体系的なアプローチと、現場の理解を得ながら進めることで、着実な成果を上げることができます。

成功のポイントは、現状を正確に把握し、優先順位を明確にして段階的に進めることです。また、短期的なコスト削減だけでなく、長期的な視点で従業員の働きやすさや企業の競争力向上を目指すことが重要となります。

なお、事務業務の工数削減をお考えの企業様には、DYMの事務代行事業のような専門サービスの活用も一つの選択肢となります。1時間あたり1,600円からという導入しやすい価格で、繁忙期に合わせた柔軟な人員配置が可能なため、固定費を変動費化しながら効率的な業務運営を実現できます。人材不足や人件費削減でお悩みの際は、外部リソースの活用も検討してみてはいかがでしょうか。

DYMの「事務代行事業」サービスページはこちら