RPO（採用代行）とは？RTOとの違い、委託範囲やメリットを解説

企業の人事担当者のみなさん、採用活動に関わる業務負担に悩んでいませんか？　RPO（採用代行）は、募集要件の策定から内定者フォローまで、採用業務を外部に委託できるサービスです。

近年の売り手市場において、採用チャネルの多様化や業務量の増大に直面する中、RPOを活用すれば採用担当者はコア業務に集中でき、採用の質も向上させられます。ただし、RTOとは異なる概念で、委託範囲や活用方法を理解することが重要です。

本記事では、RPOの基本概念から委託可能な業務範囲、メリット・デメリットまで詳しく解説します。

RPO（採用代行）とは

企業の採用活動は年々複雑化しており、適切な人材を確保するためには戦略的なアプローチが求められています。しかし、自社内での対応が難しく、採用業務の負担が増えている企業も少なくありません。そこで活用されるのが RPO（採用代行） です。

RPOは、採用業務全般を外部の専門企業に委託することで、採用活動を効率化し、企業の人材獲得力を向上させる手法です。ここでは、RPOの定義や一般的な人材派遣・人材紹介との違いについて解説します。

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略で、企業の採用活動を外部パートナーに委託することを意味します。採用業務の一部または全体を専門企業に任せることで、自社のリソースをコア業務に集中させられます。

RPOサービスを提供する企業は、依頼企業が求める人材の採用を成功へと導くために、採用計画の立案から母集団形成、選考プロセス、内定者フォローまで、幅広い業務を代行します。近年の売り手市場や採用チャネルの多様化を背景に、効率的な採用活動を実現する手段として注目されています。

RPOは人材派遣や人材紹介とは異なるサービスです。人材派遣は派遣会社が雇用した人材を一定期間企業に派遣し、業務指示は企業が直接行います。人材紹介は特定の候補者を紹介するサービスで、採用が決まると成功報酬が発生します。

一方、RPOは採用プロセス自体を委託する業務委託の一種で、求人掲載から応募者対応、選考、内定者フォローまでを一括して代行します。また人材紹介会社は自社が紹介する候補者のみを対象としますが、RPOは直接応募や他社からの紹介者も含めた採用活動全体をサポートします。

RPOとRTOの違い

RPO（Recruitment Process Outsourcing）とRTO（Recruitment Training Outsourcing）は、どちらも採用活動を支援する外部委託サービスですが、その目的と業務範囲には明確な違いがあります。

RPOは、企業の採用業務全般を外部企業に委託することで、採用計画の立案から候補者の選定、選考プロセスの最適化、内定後のフォローまでを包括的にサポートします。

一方、RTOは、企業の採用担当者や現場責任者向けのトレーニングに特化したサービスであり、面接スキルの向上や選考基準の策定など、企業の採用力を強化することが主な目的です。

RPOは採用業務そのものを請け負うのに対し、RTOは採用活動を行う企業の人材育成を支援するという点が大きな違いとなります。

RPOが重要視されている背景

近年、企業の採用活動においてRPO（採用代行）の重要性が高まっています。その背景には、労働市場の変化や企業の採用戦略の高度化が関係しています。

特に、少子高齢化による人材確保の難易度上昇、採用コストや工数の増大、そしてHRテクノロジーの発展による効率化の可能性が、RPOの導入を後押ししています。ここでは、RPOが注目される理由を具体的に解説します。

日本では少子高齢化が進み、労働人口の減少が深刻な問題となっています。企業間の採用競争が激化し、優秀な人材の確保がますます困難になっています。特に専門的なスキルを持つ人材や、若手人材の確保は難しく、従来の採用手法では十分な成果を上げることができないケースも増えています。

こうした状況の中、RPOを導入することで、専門の採用ノウハウを持つ外部企業と連携し、効率的に優秀な人材を確保する動きが加速しています。また、採用プロセスの最適化を図ることで、短期間での人材確保や採用の質向上が可能になります。

採用活動には、求人広告の出稿費、採用管理システムの導入費、面接や選考にかかる人件費など、さまざまなコストが発生します。特に人手不足が進む現代では、採用成功率を上げるために多くの企業が広告費やリクルーティング活動の強化に力を入れており、結果としてコストが増大しています。

加えて、採用業務の煩雑さも増しており、企業の人事担当者は日々の業務負担が大きくなっています。こうした課題に対応するために、RPOを導入し、採用業務の一部または全体を外部に委託することで、コスト削減と業務負担の軽減を両立させる企業が増えています。

近年、AIやビッグデータ解析、クラウド技術を活用したHRテクノロジーが急速に発展しており、採用業務にも大きな影響を与えています。従来の採用活動では、求人票の作成や応募者対応、面接調整などの業務に多くの工数がかかっていましたが、最新のHRテクノロジーを活用することで、これらの業務を効率化することが可能になりました。

RPOとHRテクノロジーを組み合わせることで、データに基づいた精度の高い採用戦略を立案できるだけでなく、自動化による業務負担の軽減も実現できます。例えば、AIを活用したスクリーニングシステムを導入することで、応募者の適性を迅速に判断し、より効率的な採用プロセスを構築することが可能です。

このように、テクノロジーとRPOの融合は、採用活動をより戦略的かつスムーズに進めるための重要なポイントとなっています。

RPOで委託できる主なサービス内容

RPO（採用代行）は、企業の採用活動全般をサポートし、業務効率化や採用成功率の向上を実現するための手段です。単なる業務の一部委託にとどまらず、採用戦略の策定から候補者の選定、採用マーケティング、データ分析による改善まで、多岐にわたるサービスが提供されています。

ここでは、RPOで委託できる主要なサービス内容について詳しく解説します。

効果的な採用活動を行うためには、企業の現状を分析し、戦略的な採用計画を策定することが不可欠です。RPOでは、企業の採用ニーズを把握し、業界動向や競合分析を踏まえた適切な採用戦略を提案します。具体的には、採用目標の設定、ターゲット人材の選定、最適な採用チャネルの選定などが含まれます。

また、面接基準や評価項目の策定、選考プロセスの設計など、企業に最適な採用フローを構築することで、スムーズな採用活動をサポートします。

応募者の増加に伴い、企業の採用担当者にとってスクリーニング（書類選考）や面接調整の負担が大きくなっています。RPOでは、企業の採用基準に基づいた候補者のスクリーニングを行い、適性の高い応募者を選別することで、採用精度を向上させることが可能です。

さらに、応募者との面接日程調整や候補者フォローなどの業務を代行することで、企業の採用担当者はコア業務に集中することができます。特に大量採用を行う企業にとっては、スクリーニングの自動化やAIを活用した選考支援など、RPOの活用によるメリットが大きい分野です。

企業の採用力を向上させるためには、ターゲット人材に対する適切な情報発信やブランディングが重要です。RPOでは、企業の魅力を伝える採用マーケティング戦略を策定し、求人広告やSNSを活用したプロモーション活動を支援します。

例えば、企業の採用ページの最適化、SNSでの発信戦略、インターンシップや会社説明会の企画運営など、求職者に企業の魅力を効果的に伝える施策を実施します。また、動画コンテンツの制作や従業員インタビューの発信など、企業文化を伝えるブランディング施策もRPOのサービス範囲に含まれます。

効果的な採用活動を実現するためには、データ分析を活用したPDCA（計画・実行・評価・改善）サイクルの確立が重要です。RPOでは、採用に関するデータを収集・分析し、選考プロセスの改善や応募者の傾向分析を行います。
例えば、どの採用チャネルからの応募がもっとも効果的か、どの選考ステップで離脱が多いかを把握し、課題を特定することで、より効率的な採用活動が可能になります。また採用コストの最適化や、採用成功率を向上させるための施策提案も行われ、継続的な採用プロセスの改善が実現できます。

RPOの導入メリット

RPO（採用代行）を導入することで、企業は採用業務の負担を軽減し、効率的かつ戦略的な人材確保が可能になります。特に、採用コストの削減やスピードの向上、採用の質の向上、自社リソースの最適活用など、多くのメリットがあります。ここでは、RPOを導入することで得られる具体的な利点について解説します。

採用活動には、求人広告の掲載費や採用管理システムの導入費、人材紹介会社への成功報酬など、多くのコストが発生します。RPOを導入することで、業務の一括管理やプロセスの最適化が可能となり、無駄なコストを削減できます。

例えば、ターゲットに適した採用チャネルを選定し、効果の低い採用手法を見直すことで、コストパフォーマンスの高い採用活動を実現できます。また、RPO業者が持つ専門知識や採用ノウハウを活用することで、長期的に見てもコスト効率のよい採用戦略を構築できます。

企業が迅速に優秀な人材を確保するためには、選考プロセスを効率化し、採用スピードを向上させることが重要です。RPOを導入することで、スクリーニングや面接調整、候補者フォローなどの業務を外部に委託し、採用のリードタイムを短縮できます。

特に大量採用を行う企業や、新規事業の立ち上げに伴い短期間での人材確保が求められる場合、RPOの活用は効果的です。RPO業者の採用ネットワークやデータ分析を活用することで、よりスムーズな人材確保が可能となります。

採用活動においては、単に人材を確保するだけでなく、企業にとって最適な人材を見極めることが重要です。RPOを活用することで、データに基づいた選考基準の最適化や、適性検査・面接評価の精度向上が可能になります。

また、RPO業者は最新の採用手法や市場動向を熟知しており、ターゲット人材に適したアプローチを提案できます。結果として、採用のミスマッチを減らし、企業の成長に貢献する人材を確保しやすくなります。

採用活動には、多くの時間と人員が必要です。特に、採用担当者が他の業務と兼務している場合、リソース不足が大きな課題となります。RPOを導入することで、採用業務の負担を軽減し、社内リソースをコア業務に集中させることが可能になります。

例えば、経営戦略の立案や社員の教育・研修に注力することで、組織全体の成長を促進できます。また、採用プロセスを外部に委託することで、突発的な採用ニーズにも柔軟に対応できるようになります。

RPOのデメリットと注意点

RPO（採用代行）は、多くのメリットをもたらしますが、導入にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。採用業務を外部に委託することで生じるリスクを理解し、適切に対策を講じることが重要です。

特に自社の採用ノウハウの蓄積、費用対効果の見極め、ベンダー選定の適切さが課題となる場合があります。ここでは、RPOの導入に際して注意すべきポイントを解説します。

RPOを活用することで、採用業務の負担を軽減し、専門的なサポートを受けることができますが、その一方で、自社内に採用ノウハウが蓄積しにくいというデメリットがあります。特に、長期間にわたってRPOに依存し続けると、社内の採用担当者が成長する機会を失い、将来的に内製化が困難になる可能性があります。

この問題を防ぐためには、RPO業者と連携しながら、ノウハウを社内に共有する仕組みを構築することが重要です。例えば、採用プロセスの可視化やデータの蓄積を行い、徐々に自社内での運用に切り替えていく戦略を取ることで、ノウハウを確保しながらRPOを活用することが可能になります。

RPOは、採用業務の負担を軽減し、効率化を実現する手段として有効ですが、導入には一定のコストがかかります。特に、小規模な採用計画や短期間のプロジェクトでは、コストに対して十分な効果が得られないケースもあります。

そのため、RPOを導入する際は、どの業務を委託すべきかを慎重に検討し、費用対効果を見極めることが重要です。また、成果に応じた報酬体系を採用しているRPO業者を選ぶことで、無駄なコストを抑えながら採用活動を進めることが可能になります。

定期的なパフォーマンス評価を行い、継続するかどうかを判断する仕組みを整えることが、費用対効果を最大化するポイントです。

RPOの導入を成功させるためには、委託先となるベンダーの選定が極めて重要です。RPO業者によって、提供するサービスの内容や得意とする業界、採用手法などが異なるため、自社の採用ニーズに適した業者を選ぶ必要があります。

適切なベンダーを選定するためには、過去の実績や導入事例、サポート体制などを十分に確認し、複数の業者を比較検討することが大切です。また、契約を締結する際には、SLA（サービスレベルアグリーメント）を明確にし、期待する成果や対応範囲を具体的に定めることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

RPO導入の流れ

RPO（採用代行）を効果的に活用するためには、導入プロセスを明確にし、適切な手順を踏むことが重要です。採用の目的や課題を明確にしたうえで、最適なRPOサービスを選定し、業務設計やKPIを設定しながら、実装・運用・改善を繰り返していくことが求められます。ここでは、RPO導入の具体的な流れについて解説します。

RPO導入の第一歩は、自社の採用課題を明確にし、目標を設定することです。まずは現状の採用活動における問題点や課題を洗い出しましょう。

例えば、「リソース不足で応募者対応が遅れている」「欲しい人材からの応募が少ない」「内定辞退率が高い」「採用コストが高騰している」など、具体的な課題を特定します。次に、それらの課題を解決するためのRPO導入の目標を設定します。「応募から内定までのリードタイムを30%短縮する」「採用単価を20%削減する」「内定承諾率を80%に向上させる」といった具体的な数値目標があると、後の効果測定がしやすくなります。

この段階で、どの採用業務をアウトソーシングし、どの業務を社内で行うかの切り分けも検討します。自社で行う業務フローを事前に整理しておくことで、RPOサービス事業者とのスムーズな連携が可能になります。

自社の課題と目標が明確になったら、それに合ったRPOサービス事業者を選定します。複数のRPOサービス事業者を比較検討し、自社のニーズに最適な事業者を選びましょう。

選定の際のポイントとしては、まず実績が挙げられます。特に自社と同じ業界や職種での採用支援実績があるかどうかを確認することが重要です。また、提供されるサービス内容が自社の課題解決に適しているか、料金体系が予算に合っているかも重要な判断基準となります。

さらに、担当者の質や体制も重視すべきです。専任担当者がつくのか、チーム体制での対応なのか、どのようなコミュニケーション方法で進めるのかを確認します。また、情報セキュリティ対策（ISMS認証やプライバシーマークの取得など）についても確認しておきましょう。

複数のRPOサービス事業者から提案を受け、それぞれの強みや特徴を比較した上で、自社にとって最適なパートナーを選定します。

RPOサービス事業者を選定したら、具体的な業務設計とKPI（重要業績評価指標）の設定を行います。まず、委託する業務範囲と役割分担を明確にし、業務フローを設計します。自社とRPOサービス事業者の間で、「誰が」「何を」「いつまでに」行うかを詳細に決めておくことが重要です。

次に、RPO導入の成果を測定するためのKPIを設定。「応募者数」「面接設定率」「内定率」「入社率」など、採用プロセスの各段階で測定できる指標を設定し、目標値を定めます。これらのKPIを定期的にモニタリングすることで、RPO導入の効果を客観的に評価できます。

また、レポーティングの頻度や方法、定例ミーティングの開催頻度なども決めておきましょう。コミュニケーションの方法を事前に決めておくことで、プロジェクト進行中の認識のズレを防ぐことができます。

業務設計とKPI設定が完了したら、いよいよRPOサービスの実装・運用フェーズに入ります。まずは、RPOサービス事業者との間で情報共有や連携の仕組みを構築します。採用管理システムの共有設定や、コミュニケーションツールの準備などを行います。

次に、RPOサービス事業者に対して、自社の企業文化や価値観、求める人材像などについて十分に理解してもらうためのオリエンテーションを実施します。採用基準や選考フローについても詳細に説明し、認識を合わせることが重要です。

運用が始まったら、定期的なコミュニケーションを通じて進捗状況を確認し、必要に応じて軌道修正を行います。特に初期段階では細かく状況を確認し、問題点があれば早めに対処することが大切です。RPOサービス事業者をただの外注先ではなく、採用を成功させるためのパートナーとして協働する姿勢が重要です。

RPOサービスを導入した後は、定期的に効果測定を行い、継続的な改善を図ることが大切です。設定したKPIに対する実績を定期的に確認し、目標達成度を評価します。「応募者数は増えたが面接設定率が低い」「内定率は高いが入社率が低い」など、採用プロセスのどの段階に課題があるのかを分析します。

分析結果に基づいて、RPOサービス事業者と共に改善策を検討・実施します。例えば、求人広告の表現を見直したり、面接プロセスを改善したり、内定者フォローを強化したりと、課題に応じた対策を講じます。

定期的なレビュー会議を通じて、RPOサービスの活用方法や委託範囲の見直しも行うとよいでしょう。自社の採用状況や市場環境の変化に合わせて、柔軟にアプローチを調整していくことが、長期的な採用成功につながります。

効果測定と改善のサイクルを継続的に回すことで、RPO導入の効果を最大化し、自社の採用力を着実に高めていくことができます。

RPOを成功させるポイント

RPO（採用代行）を導入することで、採用の効率化や質の向上が期待できますが、成功させるためにはいくつかの重要なポイントがあります。

特に、導入目的の明確化、社内との連携、データ活用とPDCAサイクルの実施が重要な要素となります。これらのポイントを押さえることで、RPOの効果を最大限に引き出し、継続的な採用改善を実現できます。

RPOを導入する前に、「なぜRPOを活用するのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にすることが重要です。例えば「採用工数の削減」「優秀な人材の獲得」「コスト削減」など、具体的なゴールを設定することで、適切な業務範囲の選定が可能になります。

また、短期的な採用支援だけでなく、長期的な採用戦略の一環としてRPOを活用する視点も重要です。目標が不明確なまま導入すると、期待する成果が得られにくくなるため、KPI（重要業績評価指標）を設定し、導入後の効果を測定できるようにしておくことが成功のカギとなります。

RPOは外部の専門企業に採用業務を委託するサービスですが、社内の人事部門や現場担当者との連携が欠かせません。特に、選考基準や企業文化の共有が不十分な場合、求める人材とのミスマッチが発生するリスクがあります。

そのようなことが起きないよう、RPO業者との定期的なミーティングを実施し、採用要件や進捗状況を確認しながら、円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。また、候補者対応や内定後のフォローアップなど、社内で担うべき業務範囲を明確にし、スムーズな運用を心掛けることも成功のポイントとなります。

RPOを最大限に活用するためには、データをもとに採用プロセスを改善していくことが重要です。応募者数、面接通過率、内定承諾率、入社後の定着率などのデータを分析し、採用活動の課題を特定します。

例えば「どの採用チャネルがもっとも効果的か」「どの選考ステップで離脱が多いのか」を可視化することで、より効果的な採用戦略を構築できます。さらに、PDCAサイクルを実施し、定期的に採用プロセスを見直すことで、RPOの成果を向上させることが可能になるでしょう。

RPO業者と協力しながら、データを活用した改善策を継続的に実施することが、成功への近道となります。

RPOの今後の展望

RPO（採用代行）は、企業の採用活動を効率化する手法として、今後さらに重要性を増していくと考えられます。特にDXの進化により、AIやデータ分析を活用した精度の高い選考が可能になり、グローバル採用の支援も拡大すると予測されます。

また、大手企業だけでなく、中小企業でも柔軟なRPOサービスの導入が進み、採用の負担軽減に貢献するでしょう。さらに、採用後の人材マネジメントや定着支援までサポートする形へと進化し、企業の成長戦略の一環として活用が広がることが期待されます。

RPOの活用事例

RPOの活用事例には、情報通信サービス企業のエンジニア採用と介護業界の大卒・高卒採用の例があります。

ある情報通信サービス企業では、エンジニア採用が進まないという課題に対し、RPOを導入。市場データをもとにした求人原稿作成、人材紹介会社との交渉強化、ダイレクトリクルーティングの導入などにより、母集団形成に成功し採用目標を達成しました。

ほかにも、ある介護業界の企業では、採用担当者の出張が多く応募者対応が不十分という課題がありましたが、RPO導入によりコールセンター機能の活用や業務フロー整理を実施。その結果、採用単価が56万円から38万円に削減され、効率的な採用活動が実現しました。

まとめ

RPO（採用代行）は、採用の効率化と質の向上を実現する手段として、多くの企業に導入されています。少子高齢化による人材確保の難しさや採用コストの増大に対応するため、戦略的な採用活動が求められる中、RPOは有効な選択肢となります。

適切なベンダー選定やデータ分析の活用により、採用プロセスを最適化し、自社リソースをコア業務に集中させることが可能です。今後、DXとの融合やグローバル採用の拡大により、RPOの重要性はさらに高まるでしょう。

DYMのスタンバイ・求人ボックス運用代行サービスでは「WEB」×「人材」のノウハウを最大限に活用し最短で採用を実現いたします。人材採用にお困りの際はぜひご相談ください。

DYMの「スタンバイ・求人ボックス運用代行」サービスページはこちら