採用通知書とは？内定通知書との違い、書き方や郵送方法も解説

採用通知書は、企業の採用活動の最終段階で大切な役割を果たします。しかし、その重要性や適切な取り扱い方について、十分に理解していない人事担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、採用通知書の基本から作成のポイント、送付時の注意点まで詳しく解説します。また、内定者とのコミュニケーションを円滑に進めるコツも紹介します。これらの知識を活用することで、トラブルのない採用プロセスを実現し、優秀な人材の確保につなげることができるでしょう。

採用通知書とは

採用通知書は、企業が応募者に対して正式に採用を決定したことを伝える重要な文書です。この書類は、選考過程を経て企業が採用を決めた応募者に送られます。採用通知書には、応募者の氏名、採用決定の旨、入社日、職種などの基本的な情報が記載されています。また、入社に向けての手続きや必要書類についての案内が含まれることもあります。

採用通知書を発行する主な目的は、企業の採用意思を明確に伝えることにあります。書面で正式に通知することで、双方の認識のずれを防ぎ、トラブルを回避できます。採用された側も、書面で通知を受け取ることで採用の事実を実感し、安心感を得られます。

法的な発行義務はありませんが、多くの企業が採用通知書を発行しています。採用プロセスの透明性を高め、企業の信頼性を示すためです。複数の企業から内定を得ている応募者に対して、自社への入社を促す効果も期待しています。

また、採用通知書には入社日や必要書類などの情報も記載されるため、応募者は入社準備を円滑に進められます。企業側も、これを新入社員の受け入れ態勢を整える契機とすることができます。

採用通知書の法的効力については、一般的な認識と実際の法律上の扱いにはやや違いがあります。多くの人は、採用通知書には法的拘束力がないと考えがちですが、実際にはケースバイケースで判断されます。採用通知書を受け取った段階で、すでに労働契約が成立したとみなされる可能性があります。これは、応募者の求人への応募自体が労働契約の申し込みにあたり、企業が採用通知書を送ることで、その申し込みを承諾したと解釈されるためです。

ただし、採用通知書の内容や、それまでのやり取りの経緯によって、法的効力の有無や程度は変わります。例えば、採用通知書に「内定」という言葉が使われている場合、それは一般的に労働契約の成立を意味すると解釈されやすくなります。一方で、採用通知書に「詳細な条件は後日お知らせします」といった記載がある場合、まだ労働契約が成立していないと判断される可能性もあります。

採用通知書の法的効力は、その文面や状況によって変わってくるのです。

採用通知書を送付した後でも、採用の取り消しが認められる場合があります。以下に主なものを挙げます。

これらの理由では、採用取り消しが正当化される可能性が高まります。ただし、資格取得の失敗や健康状態の悪化については、その程度や業務との関連性を慎重に検討する必要があります。経営危機は、単なる業績悪化ではなく、会社の存続を脅かすような重大な事態を指します。

いずれの場合も、公平性と透明性を保ちながら、慎重に判断することが求められます。

一方で、採用取り消しが認められないケースも存在します。

例えば、「前の職場から悪い噂を聞いた」というような、客観的な裏付けのない噂を理由にした取り消しは認められません。また、面接時にすでに分かっていたはずの性格や印象を理由にした取り消しも、正当な理由とはみなされません。これらは、企業側の採用プロセスの不備を示すものであり、採用取り消しの根拠として不適切です。

経営状況の悪化を理由とする採用取り消しも、簡単には認められません。前年より経営が悪化したものの、新規採用を不可能とするほどの重大な悪化ではない場合、採用取り消しは正当化されません。整理解雇の4要件（人員整理の必要性、解雇回避努力、被解雇者選定の合理性、労使間の協議）に照らして判断され、要件を満たさない限り、経営悪化を理由とする採用取り消しは認められない可能性が高いでしょう。

内定通知書や労働条件通知書など他書類との違い

採用プロセスでは、採用通知書以外にも、目的や法的位置づけが異なるさまざまな書類が使用されます。ここでは、内定通知書、雇用契約書、労働条件通知書、採用証明書について、採用通知書との違いを詳しく見ていきましょう。

採用通知書と内定通知書は、一般的には異なる性質を持ちますが、違いは必ずしも明確ではありません。

採用通知書は企業が応募者に対して採用の決定を通知するものであり、応募者の入社意思は関係ありません。一方、内定通知書は応募者の入社意思が確認された後に発行されることが多く、労働契約の成立を意味する場合があります。

しかし、企業によっては「採用内定通知書」として両者を兼ねた書類を発行することもあります。新卒採用の場合、内定通知書は通常10月1日以降に発行されますが、中途採用では採用から入社までの期間が短いため、採用通知書のみで済ませることも少なくありません。

採用通知書が企業の採用意思を伝える書類であるのに対し、雇用契約書は労働契約に関する具体的な条件を明記した法的文書です。雇用契約書には、賃金、労働時間、就業場所、業務内容などの詳細な労働条件が記載されており、企業と従業員の間で合意した内容を証明します。

通常、採用通知書が送付された後に雇用契約書が取り交わされます。雇用契約書は双方が署名・押印し、それぞれが1部ずつ保管します。採用通知書が採用の意思表示であるのに対し、雇用契約書は実際の労働条件を定める重要な文書です。

労働条件通知書は、労働基準法に基づいて企業が労働者に対して労働条件を明示するための書類です。採用通知書とは異なり、労働条件通知書の発行は法律で義務付けられています（労働基準法第15条、労働準法施行規則第5条）。労働条件通知書には、賃金、労働時間、休日、退職に関する事項など、法定の項目を必ず記載しなければなりません。

採用通知書が採用の決定を通知するのに対し、労働条件通知書は具体的な労働条件を明示することが目的です。ただし、採用通知書に労働条件通知書の内容を含める形で作成し、両者を兼ねることも可能です。その場合は、法定の記載事項を漏らさないよう注意が必要です。

採用証明書は、採用通知書とは全く異なる目的で使用される書類です。採用証明書は、失業者が再就職した際にハローワークに提出するための証明書であり、失業保険の受給停止や再就職手当の受給に必要です。採用通知書が企業から応募者へ送られるのに対し、採用証明書は再就職者の申請に応じて企業が発行します。

採用通知書が採用プロセスの一環として自主的に発行されるのに対し、採用証明書は法定の手続きに必要な公的な性格を持つ書類といえます。

採用通知書の記載事項

採用通知書は、企業が応募者に採用の意思を伝える重要な書類です。採用通知書を作成するには、必要な情報を漏れなく記載し、適切な同封書類を準備することが大切です。

ここでは、採用通知書に含めるべき基本的な記載事項と、一緒に送付する書類について詳しく説明します。

採用通知書には、一般的に以下の事項が記載されています。

採用通知書に、具体的な採用条件として、職種、勤務地、給与、勤務時間などが記載されることもあります。また、入社日や入社までの手続きについての案内、必要書類の提出期限、問い合わせ先として人事担当者の連絡先が記載されることもあります。

採用通知書を送付する際には、いくつかの書類を同封するのが一般的です。採用条件の詳細を明確にし、双方の合意を文書化する役割があります。どのようなものを同封するのか、詳しく見ていきましょう。

入社承諾書は、応募者に入社の意思を確認するための書類です。この書類には、入社に当たって守るべき事項や、内定取消の理由となる事項が記載されます。例えば、「正当な理由なく入社を拒否しない」「重要な身上変更があった場合は速やかに通知する」などの内容が含まれます。

労働契約書は、企業と労働者の間で交わされる契約内容を記した重要な書類です。通常2部作成し、双方が署名・押印した後、それぞれ1部ずつ保管します。賃金、労働時間、就業場所など、具体的な労働条件が詳細に記載されており、後々のトラブル防止に役立ちます。

添え状は、送付する書類の種類や内容、通数などを記載した文書です。ビジネスマナーとして同封するのが一般的で、季節の挨拶なども添えられます。添え状があることで、応募者は送付された書類の全容を把握しやすくなります。

応募者が必要書類を返送する際に使用する返信用封筒も同数します。あらかじめ宛名や住所を記載しておくことで、応募者の手間が省け、誤配のリスクも減らせます。また、切手を貼っておくと、スムーズな書類の返送につながります。

ここでは、採用通知書のテンプレートとサンプルを紹介します。採用通知書は、必要な情報を漏れなく伝えることで、信頼性の高い印象を与えることができます。

以下に、基本的なテンプレートと具体的なサンプルを示しますので、自社の状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

まず、書き出しの部分には右上に日付、左側に宛名（応募者の氏名）、そして右側に差出人（会社名、所在地、担当部署）を記載します。次に本文では、「採用通知書」という件名を明記し、頭語の「拝啓」に続いて挨拶と応募へのお礼を述べます。そして、採用決定の旨を伝え、「敬具」で締めくくります。

必要書類を同封する場合は、別記として同封書類の名称、書類の返送期限、入社日などのスケジュールを記載します。別送の場合は、その旨を記載します。

採用通知書の文面は丁寧で分かりやすい表現を心がけましょう。

【書類同封の場合】

[日付] [宛名] 様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[会社名] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[住所] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[部署名] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　採用通知書 拝啓　　 　[季節の挨拶]　 　この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 　厳正なる選考の結果、貴殿の【具体的な評価ポイント】を高く評価し、弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。 　つきましては、下記の通り入社の手続きを行いますので、ご確認の上、期限までにご返送ください。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 入社日：[年月日] 勤務開始時間：[時刻] 勤務場所：[住所] 同封書類： ・[書類名] ・[書類名] 書類提出期限：[年月日] 　なお、ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。 [担当者名] [電話番号] [メールアドレス]

【書類別送の場合】

[日付] [宛名] 様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[会社名] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[住所] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　[部署名] 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　採用通知書 拝啓 　[季節の挨拶] 　この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 　厳正なる選考の結果、貴殿の【具体的な評価ポイント】を高く評価し、弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。 　つきましては、下記の通り入社の手続きを行います。なお、必要書類については別途お送りいたしますので、到着までお待ちください。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 入社日：[年月日] 勤務開始時間：[時刻] 勤務場所：[住所] 必要書類送付予定日：[年月日] 　ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。 [担当者名] [電話番号] [メールアドレス]

感謝の気持ちや採用を決定した理由を具体的に記すことで、応募者一人一人に合った採用通知書が作成できます。

2024年9月20日 鈴木 太郎 様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社サンプル 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　東京都千代田区○○町1-1-1 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人事部 採用担当 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　採用通知書 拝啓　 　秋冷の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 　この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 　厳正なる選考の結果、貴殿の豊富な営業経験とリーダーシップスキルを高く評価し、弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。 　つきましては、下記の通り入社の手続きを行いますので、ご確認ください。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 入社日：2025年4月1日 勤務開始時間：午前9時00分 勤務場所：東京都千代田区○○町1-1-1 同封書類： ・入社承諾書 ・労働条件通知書 書類提出期限：2024年10月20日 　なお、ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。 人事部　採用 花子 TEL：033-1234-5678 Email：saiyou@sample_.co.jp

用通知書の送付における注意点

採用通知書は、企業と応募者の間をつなぐ書類です。その送付方法や時期は、応募者の入社意欲や企業イメージに大きな影響を与える可能性があります。ここでは、採用通知書を送付する際に押さえておくべき主な注意点について詳しく解説します。

採用通知書の送付には、書留郵便やレターパックなど、追跡可能な方法を選びましょう。通知書が確実に応募者の手元に届いたかどうかを確認できます。普通郵便で送ると、他の郵便物に紛れて見落とされたり、配達トラブルで届かなかったりするリスクがあります。

また、採用通知書は信書にあたるため、郵便法で定められた方法で送付する必要があります。メール便などの代替サービスは利用できないので注意しましょう。さらに、送付後に電話やメールで通知書が届いたかを確認すると、より確実です。

採用通知書を送付する際は、送付先の住所と氏名を必ず確認しましょう。複数の応募者がいる場合、住所や氏名を間違えてしまうリスクがあります。このようなミスは、個人情報の漏洩につながる可能性があり、企業の信頼を損なう恐れがあります。

特に、就職・転職活動は応募者にとってセンシティブな情報です。誤って関係のない人に採用通知書が届いてしまうと、プライバシーの侵害になる可能性がありますので、送付前に複数の担当者でダブルチェックを行うなど、細心の注意を払いましょう。

採用通知書は、採用決定後できるだけ早く送付することが大切です。遅くとも1週間以内には送るようにしましょう。通知が遅れると、応募者の入社意欲が下がってしまう可能性があります。特に優秀な人材は、他社からも内定を得ている可能性が高いため、迅速な対応が求められます。

書面での通知は、応募者に結果が届くまでに時間がかかるため、できる限り早い段階で送付することを心がけましょう。

企業側｜採用通知書送付からスムーズな入社につなげるコツ

採用通知書を送って採用プロセスが終わるわけではありません。採用通知送付から入社までの期間は、新入社員との信頼関係を築き、スムーズな入社につなげる大切な時期です。ここでは、採用通知書の送付を起点に、どのように対応すれば良いか、具体的なコツをお伝えします。

採用通知書を送付する前に、電話で連絡を入れることを検討しましょう。これにより、応募者にいち早く採用の意思を伝えることができます。電話での連絡は、書面よりも温かみがあり、企業の誠意を直接伝えられます。また、この機会に応募者の現在の状況や気持ちを確認できるのも利点です。

電話では、採用の決定を伝えた後、採用通知書を送付する旨を説明します。さらに、返送が必要な書類がある場合は、その旨も伝えておくと良いでしょう。

採用通知書には、応募者への感謝の気持ちや採用を決定した理由を明記しましょう。これにより、応募者一人ひとりに誠実に向き合っている姿勢を示すことができます。例えば、「〇〇様の〇〇に関するご経験やスキルを高く評価し、採用を決定いたしました」といった具体的な文言を入れると良いでしょう。

このような丁寧な対応は、応募者の企業への信頼感を高め、入社への安心感につながります。入社を決意するきっかけになる可能性もありますので、辞退を防ぐためにも、心のこもった文面作りを心がけましょう。

採用通知書の郵送と並行して、メールでの連絡も行うと良いでしょう。メールであれば、応募者にすぐに情報が届きます。採用通知書の送付予定日や、返送が必要な書類の締め切りなどを事前に知らせるとよいでしょう。

また、メールでのやり取りは、応募者からの質問にも迅速に対応できるメリットがあります。入社までの不安や疑問を解消することで、入社準備がスムーズに進みます。

ただし、個人情報を含む重要な内容は、セキュリティの観点から郵送での対応が望ましく、メールはあくまでサポート的な役割として活用しましょう。

入社日はもちろん、入社前研修の日程や必要書類の提出期限など、重要なマイルストーンを明確に示しましょう。これにより、内定者は見通しを持って準備を進めることができます。また、スケジュールを伝えることで、企業側の受け入れ態勢が整っていることを示すことができ、安心感にもつながります。

ただし、内定者の個人的な事情や予期せぬ事態に対応できるよう、ある程度の余裕を持たせたスケジュール設定が望ましいでしょう。また、スケジュールに変更がある場合は、速やかに連絡を行い、常に最新の情報を共有することが大切です。

内定者同士が交流できる機会を設けることも、スムーズな入社につながる効果的な方法です。例えば、内定者懇親会や内定者向けのSNSグループなどを活用し、同期入社予定の仲間とコミュニケーションを取れる場を提供しましょう。これにより、入社前から人間関係を築くことができ、入社への不安を軽減させることができます。また、同じ立場の仲間がいることで、組織の一員としての自覚が芽生え、入社への期待感が高まります。

ただし、交流の機会を設ける際は、いくつかの点に注意が必要です。まず、参加は強制ではなく自由であることを明確にし、内定者の負担にならないよう配慮します。オンラインでのビデオ会議システムを活用した交流会や、実際のオフィスでの対面式ワークショップなど、さまざまな形式を組み合わせるとよいでしょう。

また、交流の場でのコミュニケーションが適切に行われるよう、人事部門がファシリテーターとしての役割を果たすことも必要です。

採用通知書の送付後も、定期的に内定者とコミュニケーションを取ることが大切です。例えば、月に1回程度、メールや電話で近況を確認したり、質問に答えたりする機会を設けましょう。

継続的にフォローアップすることで、内定者の不安を解消し、企業に大切にされていると感じる機会にもなります。また、内定辞退のリスクを早期に察知し、対策を講じることもできます。人事担当者だけでなく、配属予定の部署の上司や先輩社員からのメッセージを届けるのも効果的です。

ただし、フォローアップを行う際は、内定者のプライバシーに配慮し、押し付けがましくならないよう注意が必要です。また、コミュニケーションの頻度や内容は、内定者の希望や状況に応じて柔軟に調整することが大切です。

応募者側｜採用通知書を受け取った後にするべきこと

採用通知書を受け取ることは、就職活動の大きな節目です。しかし、これで全てが終わりではありません。採用通知書を受け取った後も、入社に向けて重要な手続きや決断が待っています。ここでは、採用通知書を受け取った応募者が取るべき行動について詳しく説明します。

採用通知書を受け取ったら、まず労働条件を細かく確認しましょう。給与、勤務時間、休日、福利厚生など、面接時に聞いた内容と相違がないか注意深く見ていきます。特に、労働条件通知書が同封されている場合は、その内容を精査することが大切です。もし不明な点や疑問があれば、すぐに企業の担当者に問い合わせましょう。

この段階で条件面を十分に理解しておくことで、入社後のトラブルを防ぐことができます。また、他の内定先との比較検討材料としても役立ちます。自分に合った職場環境かどうかを見極める機会にもなります。

条件面を確認したら、いよいよ入社するかどうかの最終決断をする時です。家族や信頼できる人に相談するのもよいでしょう。複数の内定を得ている場合は、それぞれの企業を比較検討し、自分のキャリアプランに最も合致する選択をしましょう。

決断を下す際は、給与などの条件面だけでなく、企業の将来性、職場の雰囲気、自己成長の機会なども総合的に判断することが大切です。一度受諾の意思を示した後に覆すのは、企業側に大きな迷惑をかけることになるため、慎重に検討しましょう。

採用を受諾する場合は、同封されている入社承諾書などの書類に必要事項を記入し、指定された期日までに返送します。期日を守ることは、社会人としての基本的なマナーです。万が一、期日に間に合わない事情がある場合は、速やかに企業に連絡して対応を相談しましょう。

返送する際は、記入漏れや押印忘れがないか十分に確認します。また、返信用封筒が同封されている場合は、それを使用するのが一般的です。

採用を辞退する場合は、できるだけ早く企業に連絡します。原則として、入社の2週間前までに辞退の意思を伝えます。これは、民法の規定に基づいています。2週間を切ると、企業側の準備に支障をきたす可能性があり、場合によっては損害賠償を請求される恐れもあります。

また、辞退の連絡は、電話で行うのが望ましいでしょう。メールでは誠意が伝わりにくく、見落とされるリスクもあります。ただし、企業によってはメールでの連絡を認めている場合は、メールで構いません。連絡の際は、辞退の理由を簡潔かつ誠実に説明し、これまでの対応へのお礼も忘れずに伝えましょう。

辞退の意思を伝えた後は、企業から求められた場合、辞退届などの書類を提出することもあります。迅速かつ誠実な対応を心がけ、円満な形で辞退手続きを完了させることが大切です。

まとめ

採用通知書は、企業と内定者を結ぶ重要な書類です。内定通知書や労働条件通知書との違いを理解し、必要な情報を正確に記載することが大切です。送付の際は、書留郵便の利用や住所確認など、細心の注意を払いましょう。

さらに、電話連絡や感謝の気持ちを伝えるなど、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、新入社員との良好な関係構築につながります。採用通知書を中心とした丁寧な採用の流れを作ることで、企業は優秀な人材を確保し、内定者は安心して新しい職場に踏み出すことができるでしょう。

採用通知書は、入社意欲につながることもある書類ですが、適切に対応しているにもかかわらず辞退が多く、入社率に悩みを抱えている場合は、DYMにぜひお問い合わせください。DYM「新卒紹介サービス」では、選考後にも学生との間に入り、入社までのサポートを行っています。採用決定者の辞退が多く、入社率に悩みを抱えている企業は、ぜひお問い合わせください。

DYMの「新卒紹介サービス」サービスページはこちら