営業事務の仕事内容とは？一般事務との違いも解説

営業事務は、会社の営業活動を下支えする重要な職種です。売上という明確な形で自分の貢献が見える点が、一般的な事務職とは異なる大きな特徴です。営業部門と密に連携しながら、書類作成やお客様対応などの業務を担当します。今回は営業事務の仕事内容から、必要なスキル、向いている人の特徴、そしてやりがいまで解説します。

営業事務と一般事務の違いを解説！

営業事務と一般事務は、どちらも事務職という点では共通していますが、その役割や業務内容には明確な違いがあります。営業事務の最大の特徴は、「営業部門に所属して営業活動をサポートする」という点です。営業担当者が外出中でも、お客様からの問い合わせに対応したり、受発注業務を行ったりと、営業活動の継続性を保つ重要な役割を果たします。

一方、一般事務は特定の部署に限定されず、会社全体の事務作業を担当することが多いです。社内文書の作成・管理、庶務業務、電話応対など、幅広い業務を担当します。

業務内容の違いとしては、営業事務はお客様との直接的なやり取りが多く、クライアント対応の経験を積むことができます。見積書や契約書、請求書といった取引に関わる重要書類の作成も担当するため、ビジネスの流れを理解する機会も多いです。また、営業事務は営業担当者のスケジュールや顧客の要望に合わせて動くことが多いため、イレギュラーな対応が求められることがあります。一般事務は比較的定型的な業務が多く、計画的に業務を進めることが可能です。

営業事務の業務内容について

営業事務の具体的な業務内容は会社や業界によって異なりますが、一般的に以下のような業務を担当します。どの業務も営業活動をスムーズに進めるために欠かせないものばかりです。

営業事務の中心的な業務の一つが、取引に必要な各種書類の作成です。代表的なものには以下があります。

営業事務は、お客様との窓口としての役割も担います。営業担当者が外出していることも多いため、電話やメールでの問い合わせ対応は営業事務の重要な業務です。商品やサービスに関する基本的な問い合わせへの回答、営業担当者への取り次ぎ、納期や在庫状況の確認などを行います。場合によっては、クレーム対応や緊急の依頼にも対応することがあります。営業事務がお客様との最初の接点となることも多いため、会社の印象を左右する重要な役割を担っています。

メーカーや商社など、実際に商品を扱う会社では、営業事務が納品・在庫管理も担当することがあります。納品管理では、お客様からの注文に応じて在庫を確認し、出荷手配や納期調整を行います。在庫がない場合は、生産部門や仕入先との調整も必要です。納品後は、納品書の管理や検収書の回収などの業務も発生します。

在庫管理では、商品の入出庫を記録し、適切な在庫水準を維持するための管理を行います。在庫不足によって納品が遅れたり、過剰在庫によって無駄なコストが発生したりしないよう、適切な管理が求められます。また、販売実績や在庫状況のデータ集計・分析を通じて、営業戦略の立案に関わることもあります。売上データを整理して、営業会議用の資料を作成するなど、営業部門の意思決定をサポートする役割も担っています。

営業事務のメリットとデメリット

営業事務という仕事には、ほかの事務職とは異なる特徴があります。そのメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

営業事務にはさまざまなメリットがあります。特に、やりがいや成長機会の面で魅力的な職種といえるでしょう。

営業事務の大きな魅力は、目に見える形で成果を実感できることです。営業担当者と二人三脚で業務に取り組み、その結果が「売上」という明確な数字になって表れます。自分が作成した提案資料が契約獲得に貢献したり、丁寧な顧客対応が評価されて受注につながったりすると、大きな達成感を得られます。

また、営業部門は会社の中核をなす部署です。営業活動の成果が会社全体の業績に直結するため、会社への貢献度を実感しやすい点もやりがいにつながります。営業担当者の喜びを自分のことのように感じられるのも、営業事務ならではの特徴です。

営業事務は多岐にわたる業務を担当するため、さまざまなビジネススキルを身に付けることができます。

これらのスキルは、どのような職種に就いても役立つ普遍的なものです。

営業事務で培った経験やスキルは、さまざまなキャリアパスにつながります。一般的なキャリアパスとしては以下が考えられます。

会社の営業活動全体を把握できる立場にあるため、さまざまな知識や人脈を築くことができ、それが将来のキャリア形成に役立ちます。

営業事務は特別な資格がなくても始められる職種です。もちろん、基本的なPCスキルやビジネスマナーは必要ですが、「未経験可」の求人も多く見られます。特に重視されるのはコミュニケーション能力や柔軟な対応力です。また、仕事を通じて必要なスキルを身に付けられる環境が整っていることも、未経験者にとって魅力的な点です。派遣社員として始めて経験を積み、正社員への登用を目指すというキャリアパスも珍しくありません。

営業事務は社内外の「つなぎ役」として、重要な役割を担います。お客様からの問い合わせに丁寧に対応したり、営業担当者の依頼に素早く応えたりすることで、多くの人から感謝される機会があります。例えば、営業担当者が外出中にお客様から緊急の依頼があった場合、適切に対応することで双方から感謝されるでしょう。また、営業担当者のために効率的な業務フローを考案したり、使いやすい資料テンプレートを作成したりすることで、部署全体から評価されることもあります。このように、多くの人との関わりの中で「ありがとう」と言われる機会が多いのも、営業事務の魅力の一つです。

営業事務にはメリットがある一方で、考慮すべきデメリットもあります。職業選択の際には、これらの点も踏まえて判断することが大切です。

営業事務は業務量が多く、忙しい仕事です。営業部門は会社の売上を直接担う部署であるため、月末や期末には特に業務が集中します。

特に朝から電話が鳴り続けるような環境では、集中して書類作成などの業務をこなすことが難しいこともあります。また、夕方に帰社した営業担当者から急ぎの資料作成を依頼されるなど、残業が発生することもあるでしょう。自分のペースで仕事を進めたい方や、落ち着いた環境で働きたい方には、向いていない面があるかもしれません。

営業事務の重要な役割として顧客対応がありますが、これが負担に感じる場合もあります。

特に、無理な納期を要求されたり、規定外の対応を求められたりすることもあるため、時には断る勇気も必要です。また、社内の規定と顧客の要望の板挟みになることもあるでしょう。人とのコミュニケーションが苦手な方や、ストレスを感じやすい方には、この側面が負担に感じられるかもしれません。

営業事務は顧客からのクレーム対応も担当することがあります。これは精神的にもっとも負担が大きい業務の一つです。

特に難しいのは、クレームの一次対応者になることが多い点です。顧客の怒りを直接受け止めながらも、冷静に事実を確認し、適切に対応しなければなりません。また、営業担当者が不在の場合、一時的に全責任を負うことになるため、精神的な負担は大きいでしょう。クレーム対応に慣れていない方や、感情的になりやすい方には厳しい面があるかもしれません。

営業事務に求められる能力

営業事務として活躍するためには、いくつかの重要なスキルや能力が必要です。会社や業界によって求められる能力に違いはありますが、基本的に以下の能力は営業事務には欠かせません。これらのスキルを磨くことで、より価値のある存在になれるでしょう。

営業事務の業務は、PCを使った作業が中心となるため、一定のITスキルが必要不可欠です。特にMicrosoft Officeソフトの操作スキルは特に重要です。

また、業務効率化のためにショートカットキーを活用したり、メールソフトを使いこなしたりする能力も重要です。企業によっては、独自の受発注システムや顧客管理システム（CRM）を使用することもあるため、新しいシステムへの適応力も求められます。

営業事務には、多くの書類作成や事務処理が伴います。これらの業務をスピーディーかつ正確に処理する能力は非常に重要です。

これらの能力は、日々の業務経験を通じて徐々に身に付いていくものです。最初から完璧である必要はありませんが、常に向上心を持って取り組む姿勢が大切です。

営業事務は社内外のさまざまな人とやり取りする機会が多いため、コミュニケーション能力が求められます。

これらのコミュニケーション能力は、秘書検定などの資格取得を通じて基礎を学ぶこともできますが、実際の業務経験を通じて磨かれていくものです。

営業事務は日々の業務をただこなすだけでなく、より効率的に仕事を進めるための改善提案ができることも重要です。

業務改善は、日々の業務に追われがちな営業事務ではおろそかになりがちですが、長期的に見れば自分自身の負担軽減にもつながります。少しの工夫で大きな効率化が実現することもあるため、常に改善の余地がないか考える姿勢が大切です。

営業事務の厳しさ、難しさ

営業事務には多くのやりがいがある一方で、厳しさや難しさも存在します。仕事を選ぶ際には、こうした側面も理解しておくことが大切です。

営業事務の仕事においてもっとも厳しい点の一つが、高い正確性が求められることです。営業事務が扱う書類は、取引に直結する重要なものばかりです。見積書や契約書、請求書などの数字や条件に誤りがあれば、金銭的なトラブルにつながる可能性があります。例えば、請求書の金額に間違いがあれば、会社の売上に影響するだけでなく、顧客との信頼関係にも傷がつくことになります。

また、在庫管理や納品管理も正確さが求められる業務です。在庫数の把握ミスは、納期遅延や機会損失につながりかねません。「あると思っていた商品が実はなかった」という事態は、営業活動に大きな支障をきたします。

こうした状況でミスが許されないプレッシャーは、特に経験の浅い営業事務にとって大きな負担となることがあります。

営業事務のもう一つの難しさは、非対面でのコミュニケーションが多い点です。電話やメールでのやり取りは、表情や身振り手振りが見えないため、意図や感情を正確に伝えることが難しいことがあります。特にクレーム対応や急ぎの依頼を受ける場合、相手の状況や本当の要望を把握することが容易ではありません。

また、営業担当者が外出中に顧客から問い合わせがあった場合、十分な情報がない状態で対応しなければならないこともあります。こうした状況で適切な判断をするには、商品知識や取引状況の把握、社内ルールへの理解など、幅広い知識が必要です。

さらに、メールでのやり取りは言葉の選び方一つで印象が大きく変わることもあります。ビジネスメールのマナーやニュアンスの伝え方など、文字だけでうまくコミュニケーションを取る技術も求められます。

営業事務の将来性と魅力

営業事務は将来性と魅力を兼ね備えた職種です。事務職全般としては、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により業務の自動化が進む傾向にありますが、営業事務には人間にしかできない部分が多く残っています。

営業事務の魅力は、人とのコミュニケーションを通じて仕事を進める点にあります。顧客対応や社内調整など、機械では代替できない業務が多いため、将来的にも需要があると考えられます。特に、顧客との良好な関係構築や状況に応じた柔軟な対応は、AIが苦手とする分野です。

また、近年では営業手法自体が変化し、従来の訪問営業からオンラインでの営業活動（インサイドセールス）へと移行する企業も増えています。こうした流れの中で、営業事務の役割がより重要になる可能性もあります。インサイドセールスでは、顧客との最初の接点を営業事務が担うケースも多く、より「営業アシスタント」としての側面が強くなることが予想されます。

営業事務の魅力は、チームの一員として成果を共有できる点にもあります。営業部門全体の目標達成に貢献し、その成果を一緒に喜び合えることは大きなやりがいとなります。また、営業活動のさまざまな場面に関わることで、ビジネスの流れを総合的に学べる点も魅力です。

将来的なキャリアパスの選択肢が多いのも営業事務の魅力といえるでしょう。営業事務で培った経験は、営業職へのステップアップや、経理、人事などほかの専門部署へのキャリアチェンジにも生かせます。多くの人と接する機会があるため、社内の人脈も自然と広がりやすく、それが将来のキャリア形成に役立つことも少なくありません。

営業事務に向いている人の特徴とは？

営業事務はどのような人に向いているのでしょうか。適性を持つ人の特徴を見ていきましょう。

まず、コミュニケーション能力が高い人は営業事務に向いています。営業事務は社内外のさまざまな人と接する機会が多いため、円滑なコミュニケーションを取れる能力は必須です。話を正確に聞き取り、自分の考えを明確に伝える能力があれば、業務をスムーズに進められるでしょう。

次に、サポート役に徹することができる人も営業事務に適しています。営業事務の本質は、営業担当者が活躍できるよう裏方として支える役割です。自分が主役になるのではなく、他者の成功をサポートすることにやりがいを感じられる人に向いています。

臨機応変に対応できる柔軟性も重要な特性です。営業部門では予定外の出来事が頻繁に発生します。急な依頼や問い合わせにも柔軟に対応し、優先順位を素早く判断できる人は営業事務に向いているといえるでしょう。

また、細部に注意を払える几帳面さも必要です。書類作成やデータ入力では、小さなミスが大きな問題につながることがあります。細かい数字や文言にも注意を払い、正確に業務を処理できる人は、営業事務として高く評価されるでしょう。

営業事務の給料とキャリア展望

営業事務の給料水準は、経験や能力、勤務先の業界や規模によって異なりますが、一般的な目安を紹介します。

営業事務の正社員として働く場合の平均年収は350万円前後です。未経験から始める場合は300万円を下回ることもありますが、経験を積むことで400万円以上を目指すことも可能です。また、ボーナスは年間で約65万円程度が平均的な水準とされています。

参考：doda職種図鑑

営業事務からのキャリア展望は大きく分けて以下のようなパスが考えられます。

営業事務は単なる「事務職」ではなく、会社の営業活動を支える重要な役割を担う職種です。その特性を理解し、やりがいを見出せれば、長く充実したキャリアを築くことができるでしょう。また、関連する資格取得や自己啓発にも積極的に取り組むことで、キャリアの可能性はさらに広がるでしょう。

まとめ

営業事務は営業部門のサポート役として、書類作成や顧客対応、在庫管理などを担当する重要な職種です。AIやRPAの普及で一部の業務は自動化されても、人間にしかできない対応が多い職種のため、今後も需要は続くと考えられます。営業事務は単なる事務職ではなく、会社の営業活動を支える要となる存在です。その役割を理解し、積極的に取り組むことで、充実したキャリアを築くことができるでしょう。

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