スカウトメールの文面を作成するコツ｜例文や作成時の注意点を解説

優秀な人材を確保するための「攻めの採用手法」として、スカウトメールの重要性が高まっています。しかし、「どんな文面にすれば効果が出るのか分からない」「開封すらされない」といった悩みを持つ採用担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、スカウトメールの返信率を高める文面作成のコツから、具体的な例文、送信する際の注意点までを網羅的に解説します。この記事を読めば、候補者の心に響くスカウトメールを作成し、採用成功へとつなげることができます。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が自社の求める人材を探し出し、候補者に対して直接アプローチを行う採用手法です。
従来の求人広告のように、候補者からの応募を「待つ」のではなく、企業側から積極的にアプローチする「攻め」の採用手法といえます。転職サイトやダイレクトリクルーティングサービスに登録されている候補者のデータベースから、経験やスキル、希望条件などをもとに自社にマッチする人材を検索し、個別にメッセージを送ることで応募を促します。

スカウトメールとダイレクトリクルーティングは混同されがちですが、厳密には意味合いが異なります。

ダイレクトリクルーティングとは、企業が候補者へ直接アプローチする採用手法全般を指します。これには、SNSのDMを活用した採用活動や、イベントでの声かけなども含まれます。
一方で、スカウトメールは、このダイレクトリクルーティングという大きな枠組みの中で、最も主流なアプローチ手法の一つです。つまり、ダイレクトリクルーティングを実践するための具体的な手段がスカウトメール、と理解すると分かりやすいでしょう。

スカウトメールの重要性とは

近年、労働人口の減少や有効求人倍率の上昇などを背景に、企業の採用難易度は高まっています。特に、知名度の高くない中小企業にとっては、求人広告を掲載するだけでは十分な母集団を形成することが難しくなっています。

このような状況下で、スカウトメールは以下のような点からその重要性を増しています。

応募を待つだけでは出会えない優秀な人材を獲得するために、スカウトメールは極めて有効な手段なのです。

スカウトメールの種類

スカウトメールは、アプローチする対象の数によって大きく2種類に分けられます。それぞれの特徴を理解し、目的に合わせて使い分けることが重要です。

ダイレクトリクルーティングサービスなどで、候補者一人ひとりに向けて個別に作成・送信するスカウトメールです。
候補者の職務経歴や自己PRを読み込み、「あなたにこそ来てほしい」という熱意を伝えることで、高い開封率・返信率が期待できます。非公開求人でのスカウトも多く、候補者に「特別感」を与えやすいのが大きな特徴です。求める人材に的を絞ってアプローチしたい場合に非常に効果的です。

求人広告媒体の機能などを利用し、特定の条件に合致する複数の候補者に対して一斉に送信するスカウトメールです。
年齢や経験職種、居住地などでターゲットを絞り込み、カスタマイズした文面を送ることが可能です。一度に多くの候補者にアプローチできるため、広く母集団を形成したい場合に適しています。ただし、個別スカウトに比べて「特別感」は薄れる傾向があります。

スカウトメールの効果を高める文面作成のコツ

候補者の受信トレイには、日々多くのスカウトメールが届きます。その中で自社のメールに目を留めてもらい、開封、そして返信という行動を促すためには、文面に戦略的な工夫を凝らす必要があります。ここでは、その他大勢のメールに埋もれないための3つの重要なコツを紹介します。

スカウトメール作成において最も重要なのが、「誰に送るのか」というターゲット設定です。ターゲットの人物像（ペルソナ）を具体的に描くことで、心に響くメッセージの内容が決まります。

例えば、同じ営業職の募集でも、未経験の若手と経験豊富なベテランでは、仕事に求めるものや魅力に感じるポイントは大きく異なります。

上記のような項目を具体的に設定し、そのターゲットが「魅力的だ」と感じるであろう訴求ポイントを考えることが、効果的な文面作成の第一歩です。

テンプレートをただ送るのではなく、一人ひとりの候補者と向き合う姿勢が重要です。候補者は「自分だけに送られてきた」と感じるメールに心ひかれます。「あなただから連絡しました」という特別感をいかに演出できるかが、返信率を大きく左右します。

具体的には、以下のような方法が有効です。

転職活動は、候補者にとって不安がつきものです。企業側からの一方的なアピールではなく、候補者の気持ちに寄り添い、不安を解消するような内容を心がけましょう。

自社の魅力と候補者のスキルや経験が、いかにマッチしているかを具体的に伝えることで、候補者は「この会社なら活躍できるかもしれない」と前向きな気持ちになります。

また、いきなり選考に進むのはハードルが高いと感じる候補者も多いため、「まずはカジュアルにお話ししませんか？」と、カジュアル面談を提案するのも非常に有効です。これにより、応募への心理的なハードルを下げることができます。

スカウトメールを送信する時間帯

スカウトメールは、送る時間帯によっても開封率や返信率が変わります。一般的に、候補者がメールをチェックしやすい時間帯を狙って送信するのが効果的です。

これらがゴールデンタイムと言えるでしょう。ただし、これはあくまで一般的な傾向です。

募集する職種によって候補者の生活リズムは異なるため 、ターゲットの働き方を想像し、最適なタイミングを見つけるための試行錯誤が重要です。

スカウトメールの文面に使用する言葉

文中で使う言葉一つで、候補者が受ける印象は大きく変わります。まるでセールスコピーのように、どの言葉を選ぶかが候補者の心理に直接作用するため、慎重な言葉選びが求められます。ここでは、職種を問わず使える、おすすめの言葉と避けるべき言葉を紹介します。

候補者にポジティブな印象を与え、魅力を感じさせやすい言葉です。

「誰にでも送っている」という印象を与え、かえってネガティブなイメージを持たれかねない言葉です。

これらの言葉は、使い方や文脈によっては有効な場合もありますが、基本的には慎重に扱うべきでしょう。

スカウトメールの構成

読みやすく、説得力のあるメッセージを届けるために、戦略的な構成が欠かせません。効果的なスカウトメールを作成するために、その構成要素を理解しましょう。この構成が、候補者の注意を引きつけ、行動を促すまでの道のりをスムーズに導きます。

ここでは、基本的な構成要素を6つに分けて解説します。

件名は、スカウトメールにおいて最も重要な要素です。ここで候補者の興味を引けなければ、メールは開封すらされません 。候補者名を入れる、具体的な数字や魅力的なキーワードを入れるなど、一目で「自分に関係がある」と思わせる工夫が必要です。

事業内容や会社の強みなどを記載します。ただし、長々と説明するのは逆効果です。候補者が知りたいのは「自分にとってどんなメリットがある会社か」です。会社の強みや競合との違いを、候補者のメリットと絡めて端的に伝えましょう。

「なぜ今このポジションを募集しているのか」という背景を伝えることで、候補者は入社後の自身の役割を具体的にイメージしやすくなります。事業拡大、新規プロジェクトの立ち上げなど、採用の背景を正直に伝えることで、候補者の納得感を高めることができます。

ここは最もパーソナライズすべき部分です。「なぜ、他の誰でもなく『あなた』に連絡したのか」を具体的に伝えましょう。候補者の経歴の中から、特に魅力に感じた点や、自社の求める人物像と合致する点を2つ以上組み合わせて伝えるのが効果的です。

入社後、具体的にお任せしたい仕事内容を記載します。どのようなチームで、どのようなミッションに取り組むのかを伝えることで、働くイメージをより鮮明に持ってもらえます。

候補者視点で、自社に入社することで得られるメリットを明確に提示します。待遇向上やキャリアパス、働き方の改善など、ターゲットが魅力に感じるであろうメリットを具体的に訴求しましょう。

スカウトメールの例文

ここでは、これまでのポイントを踏まえた「高い効果を期待できる例文」と「効果を期待できない例文」を比較しながら紹介します。理論だけでなく、具体的な事例を見ることで、良い文面と悪い文面の違いが一目瞭然となり、自社のスカウト文面作成に活かすことができます。

【件名】株式会社〇〇の代表、△△です。〇〇様のご経歴を拝見し、ぜひ一度お話したくご連絡いたしました。 【本文】〇〇様 はじめまして。株式会社〇〇で代表を務めております、△△と申します。〇〇様の職務経歴書を拝見し、特に前職での▲▲プロジェクト立ち上げのご経験と、□□という資格を活かして成果を上げてこられた点に、大変感銘を受けました。 弊社が現在進めている新規事業において、まさに〇〇様のような推進力と専門性をお持ちの方のお力が必要不可欠だと確信し、ぜひ直接お話させていただきたく、ご連絡いたしました。 今回の募集は、事業の核となるポジションのため公開しておらず、〇〇様のように弊社がぜひお会いしたいと考える方にのみ、個別にご連絡を差し上げております。 もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、まずは選考の場ではなく、カジュアルな形で情報交換のお時間をいただけないでしょうか。もちろん、オンラインでの面談も可能です。 下記に会社の紹介資料と、新規事業に関する記事のリンクを添付いたしますので、よろしければご覧ください。[会社説明資料のURL][関連記事のURL] 〇〇様からの前向きなお返事を、心よりお待ちしております。

この例文では、効果を高めるためのいくつかのポイントが盛り込まれています。

まず、代表者名義でメールを送ることで、企業の採用に対する本気度と候補者への特別な想いを演出しています。次に、候補者の経歴から具体的な点を2つ挙げることで、「自分の経歴をしっかり読み込んでくれている」という信頼感を与え、パーソナライズされたメッセージであることを示しています。

さらに、「非公開」「個別」といった言葉を使い、このスカウトがあなただけに向けられた特別なものであることを強調しています。最後に、応募のハードルを下げるためにカジュアルな面談を提案している点も、候補者が気軽に返信しやすくなるための重要な工夫です。

【件名】営業職募集！未経験歓迎です！ 【本文】はじめまして。株式会社〇〇の採用担当です。弊社は〇〇という事業を展開しており、現在、事業拡大のため営業職を募集しております。 研修制度も充実しており、未経験の方でも安心して働ける環境です。やる気のある方、コミュニケーションが得意な方を歓迎します。 ご興味がございましたら、ぜひご応募ください。あなたからのご応募をお待ちしております。

件名が非常に汎用的であるため、毎日大量に届く他のメールに埋もれてしまい、開封すらされない可能性が高いです。本文も、誰にでも送れるテンプレートのような内容で、候補者は「自分である必要性」を感じることができません。候補者の経歴に一切触れず、企業側の一方的な会社紹介に終始している点も問題です。また、「研修制度が充実」といった魅力の伝え方も曖昧で具体性に欠けるため、候補者の心に響きません。

スカウトメールの文面を作成する際の注意点

スカウトメールの文面を作成する際には、内容だけでなく形式面でもいくつか注意すべき点があります。どんなに魅力的な内容でも、基本的な部分でミスがあると、それだけで候補者の信頼を失いかねません。ここでは、見落としがちな2つの重要な注意点を解説します。

誤字脱字は、基本的なことですが最も注意すべきポイントです。誤字脱字のあるメールは、「注意散漫な会社」「志望度が低い」といったネガティブな印象を与えかねません。

スカウトメールは、候補者への「ラブレター」のようなものです。大切な相手への手紙に間違いがないか何度も見直すように、送信前には必ずダブルチェックを行いましょう。特に、相手の名前や会社名を間違えるのは絶対に避けるべきです。

伝えたいことが多いと、つい文章が長くなってしまいがちです。しかし、長すぎるメールは最後まで読まれずに離脱されてしまいます。最近はスマートフォンでメールを確認する候補者がほとんどです。

スマートフォンの画面で読みやすい、1スクロール程度（500～600文字）を目安に、伝えたいことを簡潔にまとめましょう。詳細な情報は、会社HPや求人票へのリンクを設置して誘導するのが賢明です。

スカウトメールを作成したらPDCAを回すことが重要

スカウトメールは「送って終わり」ではありません。これは一種のマーケティング活動であり、「絶対に成功する文面」は存在しないからです。成果を最大化するためには、効果を検証し、改善を繰り返すPDCAサイクルを回すことが不可欠です。

まずは、設定したペルソナ（ターゲット像）に、どのような訴求ポイントが響くかという仮説を立てます。ペルソナ設定では、経験やスキルといった表面的な情報だけでなく、「なぜ転職を考えているのか」「仕事において何を大切にしているのか」といった候補者の価値観や志向性まで深く掘り下げることが重要です。

例えば、「人と深く関わり、直接役に立っている実感を得たい」と考えている営業経験者に対しては、給与や待遇面よりも「お客様に最後まで寄り添える仕事である」ことを訴求する方が心に響く可能性があります。

また、「20代若手には成長環境」「30代子育て世代には働きやすさ」といった世代別の傾向に加え 、その人が持つ独自のキャリアプランや興味関心に触れることで、よりパーソナルな訴求が可能になります。このターゲット理解の深さが、後続の文面作成の質を大きく左右します。

立てた仮説に基づき、ターゲットの心に響く件名と本文を作成します。この際、訴求ポイントや切り口の異なるAパターン、Bパターンなど、複数の文面を用意して効果を比較するABテストを行うのがおすすめです。

重要なのは、訴求ポイントを抽象的な言葉で終わらせず、具体的なエピソードや数値を交えて伝えることです。例えば、「研修制度が充実」と書くだけでなく、「営業未経験で入社した社員8名全員が、入社3ヶ月後には月給2万円以上の昇給を実現しています」といった具体的な事実を伝えることで、メッセージの信頼性や魅力が格段に高まります。

作成した文面は、一度採用担当者だけで完結させるのではなく、複数人で候補者の視点に立って読み返し、客観的な意見を取り入れると、より効果的な内容にブラッシュアップできるでしょう。

作成したメールを、設定したターゲット層に配信します。正確な効果を測定するため、それぞれのパターンで同程度の通数を配信するようにしましょう。

配信後は、「開封率」「返信率」などの数値を必ず集計します。

このようにボトルネックとなっている部分を特定し、次の改善（Plan）につなげていきましょう。

まとめ

本記事では、効果的なスカウトメールの文面を作成するためのコツや注意点について、具体的な例文を交えながら解説しました。

スカウトメールの成功の鍵は、企業からの一方的なアピールではなく、候補者一人ひとりに向き合い、「あなたに来てほしい」という特別感を伝えることにあります。ターゲットを明確にし、その心に響くメッセージを考え、配信後もPDCAを回して改善を続けることが重要です。

とはいえ、日々の業務に追われる中で、スカウトメールの作成・配信・効果測定に十分な時間を割くのは難しいと感じる採用担当者様もいらっしゃるでしょう。

なお、当社が取り扱うヤギッシュのスカウト機能「ヤギオファー」は、Web上で履歴書・職務経歴書を無料で作成できる「ヤギッシュ」のユーザーに対してスカウトの送付をするサービスです。「ヤギオファー」は、以下のような運用イメージでご活用いただけます。

・A/Bテスト：テストIDで均等割付し、件名ごとの既読・返信の差を比較

・セグメント配信：職種×都道府県×キーワードでターゲットを細かく見直し

・送付対象者ごとに文章を生成：送付対象者の経歴や募集職種の性質に合わせて響く訴求分を　　　　　　　　　　　　　　　作成可能

・独自の効果測定ツールの仕様：既読→返信→承認までを分析

DYMでは、Indeedをはじめとする求人検索エンジン運用のノウハウを活かし、採用効果を最大化するHR Tech事業を展開しております。スカウトメールの運用代行や、AIを活用し、採用業務を効率化する採用管理ツールの提供など、お客様の採用課題に合わせたソリューションをご提案可能です。

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