採用管理システム(ツール)とは？導入のメリットやおすすめツールの機能・目的を解説

採用活動では、求人広告の掲載から応募者の管理まで細かな作業が複数あります。

採用管理ツールを導入することで効率よく作業ができたり、採用コストの削減につながったりします。

「求人媒体によって複数の管理画面にログインしなければいけないので管理が面倒」

「応募者の進捗が一括で確認できたらいいのに」

こうしたお悩みを持つ企業にはぜひ読んでいただきたい内容です。

また、これから採用管理ツールを導入しようと思っている企業も、導入ポイントや注意点など、参考にしてみてください。

採用管理ツールとは？

採用管理ツールとは、企業の採用活動に必要な業務ツールやデータを一元管理できるシステムのことを指しています。便利機能の活用と情報の一元管理で採用活動を効率的に進めることが可能です。

これまでは、オンラインで採用活動を行う場合、求人広告の作成から出稿、運用や応募者とのやりとりなどを全て人手で対応する必要がありました。

応募情報をマニュアルでExcelに転記したりと、事務的な作業が工数を圧迫する原因の一つでした。

本来であれば採用担当者は優秀な人材を採用することに注力すべきなのですが、そこまで手が回らず、面談設定までに時間がかかってしまうという本末転倒な結果を招くことも少なくありません。

採用管理ツールを導入することで、上のような問題を全て解決することができます。さらに、これまでよりも効率よく採用活動を進められるため、応募者の増加や優秀な人材へのアプローチをかけることも可能です。

採用管理ツールを導入する一番の目的は採用にかかる人的な工数を削減することにあります。

企業の採用活動における課題には、採用にかかるコストや採用計画の立案など、いくつかの悩みの種がありますが、最も問題視されているのは人的工数の不足だとも言われています。

この理由は明確で、採用活動に関連する事務作業が圧倒的に多いからです。

事務作業を自動化、もしくは半自動化することで採用担当者の事務作業にかかる工数を削減することができます。

また、処理を自動化することで、応募者への応答を素早く行うことができます。求職者はなるべく早い返事を求めていることは確かであるため、迅速な返答で離脱されるのを軽減します。

採用管理ツールはどの企業にもおすすめできるソリューションですが、その中でも特に向いている企業が存在します。

この節では採用管理ツールの導入に向いている企業の特徴を4つに分けて解説します。

採用担当者が少ない企業では、特に、採用活動に関わる事務作業の煩雑化がネックになるのではないでしょうか。

採用担当者が多い場合には事務作業も分担して処理することができますが、実働人数が少ない場合にはその限りではありません。

このようなケースでは、事務作業を自動化することで問題が解決されることが考えられます。

採用管理ツールで導入して、人手で対応しなければならない事務作業を最小化し、優秀な人材を探すための時間に充てましょう。

大規模な採用活動が必要な企業では、同時進行で複数の求職者の応対をしなければなりません。

少人数であれば応募者の管理はマニュアルでも可能ですが、大人数の場合には一筋縄では行きません。

各求職者が採用プロセスの中のどのフェーズにいるのかを把握し、適切なアクションを起こすために、採用管理ツールを導入しましょう。

採用管理ツールでは、各応募者の進捗ステータスを自動的に管理することができるため、対応漏れなどの深刻な問題を未然に防げます。

また、自動で管理することによりヒューマンエラーを防止することにも役立ちます。

会社が急激に成長を遂げている場合、人員を増やすことは必要不可欠です。この場合、素早く優秀な人材を採用することが求められます。

採用管理ツールでは、最も効率的な採用計画を立案する機能が提供されていることもあるため、採用に関するフレキシブルな戦略を立てることができます。

採用管理ツールによっては、応募状況や求人情報の閲覧数、採用人数の推移などのデータを取得して、レポートとして出力する機能を持っている場合もあります。

これらのデータを分析することで、これ以降の採用活動にフィードバックをかけることができます。

効率的な採用プロセスを構築するための知見をデータから抽出して、活用しましょう。

採用管理ツールの主な機能

採用管理ツールはいくつかの種類がありますが、主な機能は以下の3つに集約されます。

この章では一般的な採用管理ツールの機能について解説します。

採用管理ツールでは既存の求人サイトと連携して、応募者を管理することができる機能が備わっています。

オンラインでの採用活動の場合、求人サイトからの応募が一般的です。

求人サイトから応募されたら、その応募情報を社内のシステムに集約することができます。

また、複数の求人サイトを利用して採用活動を行うケースも考えられます。このようなケースでは、求人サイトを横断した管理が必須です。さらに、同一の求職者からの応募が複数来ていないかの確認など、重複チェックも自動で行う機能が付帯しています。

応募者への対応はスピードが求められます。応募通知機能などを活用して、応募が来たらリアルタイムで気づくことができるような仕組みを事前に構築しておきましょう。

求人サイトに求人広告を掲載するためには、まず、求人広告の原稿を作成する必要があります。

求職者が応募するかどうかは求人広告の内容でほぼ決まると言っても良いほど重要なコンテンツです。つまり、応募者の興味を引くためには、魅力的な求人広告を作成しなくてはならないということです。

採用管理ツールでは、求人原稿を作成する機能が備わっているものもあります。テンプレートに沿って必要な情報を入力するだけで原稿が完成するため、非常に簡単に求人広告の作成を進めることができます。

また、自動で原稿を生成できるため、複数の職種で求人広告を出稿したい場合や、複数の求人サイトで掲載したい場合にも追加の工数をかけることなく対応できます。

効率的でかつ高品質な求人広告の原稿を作成したい場合には採用管理ツールを利用するのがおすすめです。

採用活動においては、応募者一人ひとりの選考状況を管理する必要があります。

応募者が増えるとステータスを手動で個別に管理するのは煩雑になります。また、ヒューマンエラーが発生する原因にもなります。

採用管理ツールでは選考管理を自動で行うことができるものもあります。進捗管理だけでなく、採用に関わる適性検査の結果の保持や面接の評価内容も管理可能です。

採用に関わる情報は全て採用管理ツールに保存されているため、採用の合否を決定する際も効率的に作業を進められます。

また、採用に関わる評価データを採用管理ツール内に保存していつでも管理できるようにすることで、応募者の評価の属人性を軽減することにも繋がります。

面接の評価の仕方など、ブラックボックスになってしまいがちな点を数値化して定量的に示すことで、より明瞭な採用プロセスを構築することができます。

さらに、得られたデータを分析することで今後の採用活動を効率化することができるようになります。

例えば、「一次面接はほぼ全ての応募者が通過した」というデータがある場合には、一次面接のあり方や必要性を議論することができます。不必要な手続きを排除し、必要な手続きをより手厚くすることでさらなる採用活動の効率化を実現します。

採用管理ツールの選び方

採用管理ツールはいくつかの種類があります。せっかく導入するならば長く使っていけるシステムを選択したいものです。

導入した後に、自社の業務とのマッチングが悪いといった状況を招かないようにするためにも、慎重に、導入する採用管理ツールを選択しましょう。

この章では採用管理ツールを選ぶためのポイントを4つ解説します。採用管理ツールの選択でお悩みの際にはこちらの内容をご確認ください。

もうすでに採用管理ツールやその他の業務効率化ツールを導入している場合には、新しく導入する採用管理ツールとの親和性があるかを確認しておきましょう。

もしも既存システムとの連携が不可能となってしまうと、それぞれのシステムを独立で運用しなければならない手間が発生します。

このように、既存システムと新しく導入する採用管理ツールが連携できないことで生じる問題はいくつもあります。

採用活動の効率を上げるために導入を検討したのに、かえって事務作業が多くなってしまったというのは本末転倒です。導入する前に既存システムとの連携が可能かを確認しておきましょう。

また、現時点では導入していないけれど、将来的に導入するかもしれないツールもあるかもしれません。

最も賢い方法は、より多くのシステムと連携できるか、もしくは導入後もカスタマイズ可能な採用管理ツールを選択することです。

このようなツールを選択することで、運用面での悩みのタネをなるべく減らすことができます。

自社が解決したい問題（ニーズ）と導入する採用管理ツールの機能がマッチしているかを確認することも重要です。

例えば「採用にかかる人的工数を削減したい」というニーズがあって採用管理ツールの導入を検討しているのに対し「デザイン性を重視している」採用管理ツールを導入しても自社のニーズを満たすことができません。

採用管理ツールによって強みとなるポイントは異なるので、その強みが自社のニーズと合うかを深く検討して導入に踏み切りましょう。

この時に重要なのは「自社が採用管理ツールを導入する目的は何なのか」を事前に考えておくことです。

自社のニーズが明確にならないままでは、自社に最適な採用管理ツールを選択することは難しいでしょう。

また、必要のない機能を多数搭載している採用管理ツールを導入しようとしている場合、本当にそれがベストな選択なのかも考えた方がよいです。

多機能な採用管理ツールはその分、導入にかかるコストも高くなることが一般的であるため、コストと機能性、そして自社のニーズとの塩梅を考えてツールの選定を行いたいところです。

採用管理ツールは、採用活動に従事する方は、ほぼ毎日といってよいほど利用する機会が多いツールになります。

その際に気になるのは、操作面での使いやすさです。

どんなに機能が豊富であっても、どんなに安いコストで導入できたとしてもサイトデザインが使いにくければ自社の業務スタイルに馴染むツールである、とは言えません。

もちろん、事務作業を自動化できるという面での効率アップは図ることができるかもしれませんが、採用活動に関わる方のツール利用のモチベーションの面ではむしろマイナスな影響をもたらすかもしれません。

心のどこかで「あのツールは使いにくいからなるべく別な方法で代用しよう…」となってしまうと業務の効率も低下します。

操作方法が簡単で、利用者が扱いやすいツールかどうかを確かめるためには、実際に触ってみることが大切です。

見た目では使いやすそうと感じても、実際に使ってみると細かな操作感やニーズに応えられないことも考えられます。

ニーズに合わせてカスタマイズできるプランであれば、サイトデザインについて言及して改善することができますが、パッケージとして売られている場合にはそう簡単にデザインを変更することはできません。

長く使っていける採用管理ツールを選択するためにもサイトデザインの面で馴染みやすいかを判断することは重要です。

機能面やコスト面を重視しすぎるあまりに盲点になりがちですが、採用管理ツールを選択する上で実は大事な要素ですのできちんと確認しておきましょう。

採用活動が上手くいっているか、もしくは改善が必要かを根拠を持って判断するために、採用活動に関するデータを分析することは重要です。

このように、データ分析をすることはとても重要です。採用活動はデータを分析することで、自社にとってもよりよい方法を選択できます。

これらの問題は実は気づきにくいものばかりですので、潜在的に負担となっているケースもあります。

見えないコストをきちんと洗い出すためにも分析機能が利用できるツールを選択するようにしましょう。

また、採用管理ツールによってはプランによって分析機能が使えなかったり、機能制限がかけられていたりする場合もあります。

コストと利用できる分析機能を天秤にかけて、自社に最も利益をもたらすプランを選択したいところです。

採用管理ツールを導入した場合のメリット

採用管理ツールは採用活動に従事する方にとって、とても心強い味方になるツールであることは間違いありません。

しかし、具体的にどのような面において採用活動を効率化できるのか、検討がつかない方も多いのではないでしょうか。確かに、実際に採用管理ツールを使ってみないと分からないことも多いです。

そこで、この章では、採用管理ツールを導入するメリットはどのようなことがあるのかについて4つ解説します。

ほとんどの企業は、オンラインで採用活動を進める際には求人サイトを活用することを検討します。

求人サイトはある程度のボリュームの求職者が利用することを見込めるため、効率よく求職者に情報を届けることができるからです。

一つの求人サイトに掲載するよりも複数の求人サイトに掲載した方が、人目に触れる機会は多くなるということが予測できます。

そこでネックになるのは、求人広告を求人サイトごとに掲載するための人的工数です。各求人サイトのフォーマットに沿って原稿を作らなければならず、採用担当者の事務作業の負担が増えます。

ところが、採用管理ツールを導入することで、自動的に複数の求人サイトに求人掲載を行うことができます。

掲載したい情報を採用管理ツール内で設定しておくことで、あとは各求人サイトのフォーマットに従って求人広告を掲載できます。

これは人的工数の圧倒的な削減に繋がります。また、人手での入稿によるヒューマンエラーを防ぐことにも貢献できるので一石二鳥です。

複数の求職者から応募が来て対応進める場合、重要なのは各応募者が採用フローのどのフェーズにいるかを管理することです。

数人の応募者の応対であれば、採用担当者がアナログで管理することも不可能ではありませんが、これが数十人〜数百人単位の応募者を同時に管理しなければならないとなると話は別です。人力で管理することは到底不可能です。

ここで活躍するのが採用管理ツールです。

採用管理ツールは各応募者の進捗ステータスを個別で、かつ自動的に管理することができます。また、面接の日程調整なども自動的に行える採用管理ツールもあるため、情報の整理が格段に簡単になります。

これまで応募者それぞれの進捗管理に割いていた時間を、面接や選考などの採用に関わる本質的な業務に使うことができます。

事務的な作業は全て採用管理ツールに任せて、本質的な業務にコミットしましょう。

求人広告の分析がとても重要であることは「採用管理ツールの選び方」の章でも解説しました。

実際、データを収集して分析することは採用管理ツールがなくてもExcelやスプレッドシートで行うことは不可能ではありません。

しかし、データを回収する時間や取得されたデータの理解、データ分析、データの可視化、考察…とマニュアルで対応すると、かなりの人的工数を消費してしまうことは容易に想像がつきます。

一方で採用管理ツールでは、リアルタイムで求人広告とデータのやりとりをし、専門のエンジニアによって構築されたシステムによって理解しやすい分析レポートを即座に表示することができます。

データの読み込み直しをしなくとも、自動で常に最新の情報を入手してレポートを可視化できるため、かなりの時短に繋がります。

データは集めるだけでは意味がなく、それを分析・考察して採用活動の質を向上させることが目的です。

データを可視化する部分はなるべく時間をかけたくないのが正直なところですので、それを自動的に担えるというのは大きなアドバンテージになるでしょう。

採用管理ツールごとにどこまでを分析するのか、何を分析するのかは異なります。

自社の採用活動の目的に対する成果を測ることができるツールを選択することで、データという定量的な指標をもとに戦略を立案することが可能となるでしょう。

採用活動に関わる方は1人ではなく、複数人で対応することが一般的です。チームで採用活動を行う上で重要な要素の一つが、情報共有です。

チーム内での情報共有を細かく行うことで、常に各担当者が同じ情報を持っていることになるため、業務の引き継ぎがシームレスに行えます。情報管理の一貫性はとても重要で、各担当者が持っている情報の行き違いがあると、時として採用候補者に失礼となる対応をとってしまう可能性があります。

情報共有を綿密に行うためには、それを実現可能にする環境を整えることが必須です。メールだけでのやりとりでは情報の行き違いや管理不足に陥ることが容易に想像できます。

採用管理ツールでは、担当者間の情報共有もスムーズに行うことができます。リアルタイムで情報が更新されるため、常に現段階での最新情報を確認できます。

採用活動に関する相談事なども、採用管理ツールの情報を参照しながらコミュニケーションをとることが可能となります。

採用管理ツールを導入する際の注意点

採用管理ツールを導入することで得られるメリットはたくさんありますが、一方で、気をつけておかなければならないことも存在します。

この章では、採用管理ツールの導入を考えていらっしゃる方には特にお伝えしておきたい注意点について3点解説します。

採用管理ツールを導入するためには、初期費用とそれを維持するためのランニングコストがかかります。

どのくらいの費用がかかるかは導入する採用管理ツールによって異なります。また、料金体系も変わりますので導入を検討する際に確認が必要です。

例えば、パッケージで買い切りプランの場合にはランニングコストはゼロですが、購入後にサポートを受けられない可能性もあります。逆に、導入後も手厚いサポートや改修依頼を申し込むことができるソリューションの場合には、定期的なコストが発生すると考えておいた方が良いでしょう。

ランニングコストがかかるということは、会社の固定費が増えることを意味します。資金繰りに影響がない範囲の料金で利用できる採用管理ツールの導入を検討しましょう。

どのような採用管理ツールを求めているかは企業ごとのニーズによって異なるはずです。ニーズを満たせて、且つ低コストで導入できる採用管理ツールを見つけたいものです。

後ほどご紹介するrakusaiは、企業ごとの完全オーダーメイドで採用管理ツールを構築できるサービスです。ヒアリングののちにオリジナルの採用管理ツールの開発が開始される仕組みです。

このようなサービスでは、自社に必要な機能を過不足なく盛り込んだ採用管理ツールを導入できることが確定しているうえで、導入のための費用見積もりを受け取ります。

つまり、機能に見合った価格で請求されるということですので、コスパ高く採用管理ツールを導入できるでしょう。

採用管理ツールに限った話ではありませんが、新しいものを浸透させるためには時間がかかります。利用する人が新しい環境に慣れるための期間が必要だからです。

また、従来のシステムと使い勝手が異なると、最初は利用することにストレスを感じてしまうかもしれません。しかしこれは、新しいものを導入する際には避けては通れない道です。

新しい環境に慣れるまでの期間をなるべく短くする方法としては、従来のシステムのアップデート版かもしくは操作感が似ているものを選ぶことです。

操作感が似ていれば「なんとなくこうだろう」と予測しながら利用を始めることができます。

新しいツールを使いこなせるようになるためには利用することがベストな方法です。慣れれば以前よりも格段に効率アップできることは約束されているため、習うより慣れろの精神で取り組んでみましょう。

採用活動は機密度の高いデータを扱う業務の一つです。

個人情報データがセキュリティリスクに冒されてしまうと、会社の利益が損なわれるだけでなく、社外の人にも多大な迷惑がかかります。

新しい環境にデータを移行する際には必ずセキュリティ対策を万全にして行いましょう。また、導入予定の採用管理ツールに関しては、セキュリティシステムがきちんと構築されているものかを入念に確認しておくことが大切です。

どんなに便利な機能が備えられていても、セキュリティ面での不安があるのであればその採用管理ツールは導入すべきではありません。

おすすめの採用管理ツール

採用管理ツールはいくつかの種類ありますが、その中でも最もおすすめなのが株式会社DYMのHR Tech事業部が提供するサービス「rakusai」（採用管理ツール）です。

このようなお悩みを持っている採用担当者は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

これらのお悩みは全て、rakusaiを導入することで解決できます。

この章では、おすすめの採用管理ツールであるrakusaiについて、その魅力を余すことなくお伝えします。

rakusaiは求人作成から採用までのプロセスを改善し、採用にかかる工数を劇的に削減できる採用管理ツールです。

また、応募者とのやりとりを自動化することもできるため素早い対応が可能であり、応募者の離脱を軽減することに貢献します。

以下に、rakusaiの主な機能を列挙します。

他の採用管理ツールでは、パッケージとしてソリューションが販売されており、環境に応じたカスタマイズは難しいことが問題として挙げられます。

一方で、rakusaiは企業様それぞれの環境に最適な採用管理ツールを一から作成するため、非常に親和性が高いソリューションとなります。いわば、完全オーダーメイドの採用管理ツールであるということです。

多々ある求人媒体それぞれと連携することができるようにカスタマイズできる特徴があります。

また、極力人手での作業を必要としないことを念頭に置いて開発されているため、応募情報の取得や面接日時の自動調整、進捗管理の自動化など、システムが自動的に動作されるような機能を持っています。

さらに、企業様のニーズに応じて新機能を付け加えることも可能です。丁寧なヒアリングを元に、人材採用の効率を最も高くするためのソリューションを構築できます。

詳しい機能につきましては、株式会社DYMのHR Tech事業部まで一度お問合せください。

rakusai（採用管理ツール）は、HR Tech領域に精通したDYMが開発した採用管理ツールです。

HR Tech事業を幅広く展開するDYMが開発したからこそ、他にはない強みを持ったシステムに仕上がっています。

rakusaiを導入することで得られる恩恵と共に、rakusaiの強みを解説します。

本来ならば求職者とのコミュニケーションに充てたい時間を、事務作業に費やすことになるため、非常に効率が悪くなってしまいます。

rakusaiはRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）という機能を備えています。

人がコンピュータ上で行っていた作業を自動化する技術がRPAです。手作業で行っていた作業を自動化することができるため、これまで事務作業に充てていた時間を有効活用することができます。

また、コンピュータが自動的にデータを処理することにより、ヒューマンエラーの発生を完全に防ぐことができます。

rakusaiは、採用にかかる事務作業を速く、正確に行ってくれる仕組みを持っているソリューションです。

さらに、どのような自動化を行うのかについての設定はお客様ごとにカスタマイズが可能です。

社内の別なシステムと紐付けたり、連絡を受けるチャットツールの選択ができるなど、どのようなニーズにも対応できる柔軟な設計となっています。

最近では、indeedや求人ボックス、スタンバイなどの広告媒体を用いて、採用活動を行っている企業様も多いのではないでしょうか。

そこでネックになるのが、広告媒体と採用管理ツールの連携です。連携が不可能な場合、情報の転記を手作業で行わなくてはなりません。

しかし、rakusaiでは各求人サイトと連携することができます。これによって、応募者情報を一元管理することが可能です。つまり、情報の転記が必要なく、応募者情報の重複や内容の不足などのミスもおこらなくなります。

情報の更新は自動でロボットが行うため、応募者からの応募があるとすぐに採用管理ツールにも情報が反映されます。

応募者の離脱を防ぐためには、応募に対する折り返し連絡が必要不可欠です。また、応募者側の心情を考えると、なるべく早く対応する方が良いでしょう。

rakusaiでは、SMSを活用して、応募後すぐに自動返信する機能を備えています。自動返信はロボットが対応するため、24時間365日機能停止することなく即座に返信が可能です。

SMSは開封率が80％を超えるとも言われており、SMSで送信することによって、高い確率でメッセージを応募者の目に留まらせることができます。

rakusaiを導入することで応募者の脱率改善に大きく貢献します。

rakusaiは企業様それぞれの環境に特化した完全オーダーメイドの採用管理ツールです。

パッケージとしてシステムを提供しているわけではないため、明確な価格は定まっておりません。

まずお問い合わせいただき、現在ご利用の媒体や採用管理ツール、現状のオペレーションをお伺いします。ヒアリング内容を元にお見積もりを作成し、ご同意/発注の流れになっております。

システム導入の予算が限られている場合でも柔軟に対応することができますので、まずはご連絡ください！

まとめ

今回の記事では、採用管理ツールを導入する目的やメリット、選び方について解説してきました。

採用管理ツールは複数の種類があり、自社に合ったものを選択する必要があります。しかし、一般的にはパッケージで提供されているため、完全にニーズにマッチするものを見つけ出すのは難しいかもしれません。

一方、株式会社DYMのHR Tech事業部が提供するサービス「rakusai」（採用管理ツール）は企業様の環境に合わせたシステムを完全オーダーメイドでお作りいたします。

企業様の現状を丁寧にヒアリングさせていただいた後にシステム開発を一から開始するため、ミスマッチが発生することなく採用管理ツールを導入することができます。

rakusaiを導入して、優秀な人材を採用することだけに集中できる環境をDYMと一緒に構築しましょう！

DYMの「rakusai（採用管理ツール）」サービスページはこちら